L’opportunità ferma da settimane

Che vuol dire «senza movimenti»

Un confine che funziona sono quattordici giorni senza attività su un’opportunità aperta. Non perché quattordici giorni abbiano qualcosa di magico, ma perché sono abbastanza per non fare rumore con un cliente che ci sta pensando, e pochi abbastanza per poter ancora fare qualcosa. È lo stesso numero con cui Nermio ti segna un’opportunità «ferma da 14 giorni».

Attività vuol dire: è successo qualcosa e tu lo hai registrato. Una telefonata, una email, una nota — qualcosa che sta nella cronologia della scheda. Non: te ne sei ricordato.

Se vendi cose con tempi lunghi — edilizia, pubblica amministrazione, gare — quel confine può essere più largo. Quello che conta non è il numero: è che ce ne sia uno.

E c’è un mese in cui il numero mente: in agosto quattordici giorni di silenzio sono la normalità e non un segnale. Quei giorni contali da settembre. Lo stesso vale per le date che metti in luglio: attività che finisci davvero.

Un quarto d’ora a settimana, tre domande

Mettiti un momento fisso in agenda. Il venerdì pomeriggio funziona per molti, il lunedì mattina anche. Ti fai tre domande e nient’altro:

1. Dove non è successo niente da più di quattordici giorni? Quello è il tuo elenco di lavoro per la settimana che viene.
2. Quale data di chiusura prevista è già passata? Una data passata senza che sia cambiato niente dice spesso più della fermata in sé.
3. Quale opportunità aperta non ha un passo successivo? Lì sta la causa vera: un’opportunità senza passo successivo era già ferma prima che tu te ne accorgessi.

Non c’è altro. Nessun rapporto, nessuna analisi, nessuna riunione. Quindici minuti in cui fai un elenco, e poi lo chiami.

La data che ti risparmia metà del lavoro

C’è una quarta domanda che puoi farti solo se te la sei preparata tu: è scaduta la validità del preventivo? Quella data non compare da sola, quindi scrivila sul preventivo quando lo mandi — «valido fino al 12 dicembre» — e ti torna indietro doppia.

Ti dà un motivo per chiamare che non viene da te: «il tuo preventivo vale fino al 12, volevo essere sicuro che avessi tutto per decidere prima». Non è pressione, è un’informazione, e il cliente la sente così.

E ti dà una fine. Passata la data, quello che hai mandato non è più in piedi, e il contatto successivo è una conversazione nuova invece della settima volta che fai la stessa domanda. Come si scrive: un preventivo che ti approvano.

Che fai con quello che viene fuori

Per ogni opportunità ferma scegli una di tre cose, e scegli davvero: rimandare alla settimana prossima è quello che fa crescere l’elenco.

Chiamare con un motivo. Non «volevo sapere se c’è ancora interesse», ma qualcosa che esce dalla conversazione stessa: il permesso che stava aspettando, il socio che tornava dalle ferie. Per questo ti servono le tue note.

Chiedere una decisione. Dopo un paio di giri senza che si muova niente lo puoi dire: «se non si fa va benissimo, lo togliamo dalla lista». Dà un sì più spesso di quanto pensi, e altrimenti un no chiaro.

Segnarla persa, con il motivo. Non è arrendersi. L’azienda resta nel tuo elenco e torna sul ritmo lento; quello che togli è solo la falsa speranza dalla tua lista. Perché quel motivo conta: imparare da quelle che perdi.

Una precisazione che evita una confusione frequente: segnare persa un’opportunità non cancella l’azienda. Sono due cose diverse, e la seconda ha le sue regole. Che cosa tieni, che cosa togli davvero e quando: pulire il tuo elenco clienti.

Il richiamo è una telefonata

Una cosa su come richiami, perché in Italia non è neutra. L’articolo 130 del Codice Privacy ammette la pubblicità e la vendita diretta per posta elettronica «con il consenso del contraente o utente», cioè prima e non dopo, e l’articolo 121, comma 1-bis, lettera f) definisce «contraente» come «qualunque persona fisica, persona giuridica, ente o associazione»: anche la casella info@azienda.it è dentro.

Per il tuo elenco del venerdì vuol dire una cosa semplice: le opportunità ferme si richiamano al telefono, e la email arriva quando c’è un sì, un contratto o una domanda del cliente. Dove passa esattamente la riga: posso mandare questa email?.

Fatelo insieme, e senza rimproveri

Se siete in più persone, scorrete l’elenco insieme. Non per vedere chi ha lasciato cadere una cosa: allora diventa una valutazione e ognuno comincia a dipingere le sue opportunità meglio di come stanno.

Lo scopo è evitare che un’opportunità sparisca perché in due pensavate entrambi che ci stesse l’altro. È un problema di organizzazione, non un difetto personale, e si risolve mettendosi d’accordo su un responsabile per opportunità.

Perché questo basta

Puoi misurare le tue vendite in venti modi. In un’azienda di poche persone quasi tutto quello è rumore: troppe poche opportunità per trarne conclusioni, e troppo poco tempo per farci qualcosa.

Questo controllo è l’eccezione. Non chiede nessun pannello di indicatori, funziona dalla prima settimana, e trova esattamente le opportunità che altrimenti perdi in silenzio. Il ritmo di cui fa parte sta in fare follow-up senza diventare insistente.