Quanto costa davvero un CRM?

1. L’abbonamento, e come cresce con te

La maggior parte conta per utente e per mese. Sembra la cosa più giusta e a volte lo è, ma calcola sempre due scenari: quanto costa oggi e quanto costa se fra due anni la squadra è il doppio.

Con il prezzo per utente quella voce raddoppia con la squadra. E c’è un effetto collaterale che quasi mai sta nel preventivo: l’accesso non lo dai a tutti. Chi fa l’amministrazione non guarda, chi va dai clienti non annota niente, e metà del tuo contatto con i clienti resta nella posta di qualcuno.

Guarda anche la differenza fra il prezzo mensile e quello annuale. Uno sconto per il pagamento anticipato è normale, ma rende la disdetta più costosa di quello che sembra.

2. L’avvio

Nei programmi grandi è spesso la voce più grossa del primo anno, e non sta nella pagina dei prezzi. Introduzione, configurazione, formazione, migrazione dei dati — tutto fatturato a parte, e di solito a ore.

La domanda che predice quell’importo: quanto c’è da configurare prima che mi serva a qualcosa? Se per un’azienda di cinque persone la risposta è un percorso di settimane, quello che compri è soprattutto la complessità del prodotto.

Conta anche le tue ore. Quattro persone un giorno in formazione è un giorno di lavoro che nessuno ti paga.

3. Collegamenti ed extra

Posta, calendario, contabilità, telefonia, moduli sul tuo sito — molto di questo sta in un piano superiore o costa un extra al mese. A volte passa da un terzo che si fa pagare il suo abbonamento.

Prima di chiedere un preventivo fai l’elenco di quello che ti serve davvero, e per ogni voce chiedi se è compresa o no. Un piano più economico sulla carta che ha bisogno di tre collegamenti a pagamento non lo è.

4. Il prezzo di andarsene

È la voce che nessuno mette a budget e quella che può costare più di tutte. Se fra due anni vuoi cambiare: i tuoi dati li tiri fuori, con le note e la cronologia, in un formato che un altro programma sappia leggere?

Se non si può, o solo su richiesta e a pagamento, nel tuo futuro c’è un importo che oggi non vedi. Chiedilo prima — vedi portare via i tuoi dati.

La voce italiana: l’IVA che non sempre torna

Qui c’è una differenza del ventidue per cento che non dipende dal fornitore ma da te, e nessuna pagina dei prezzi la nomina.

Il punto di partenza è semplice. L’aliquota ordinaria è del 22 per cento (articolo 16 del d.P.R. 633/1972), e chi sta nel regime ordinario detrae l’imposta che gli viene addebitata su beni e servizi acquistati «nell’esercizio dell’impresa, arte o professione» (articolo 19, comma 1). Per la maggior parte, quindi, il prezzo vero di un abbonamento è l’imponibile: l’imposta torna con la dichiarazione.

Quello che quasi mai viene detto è che c’è un caso molto comune in cui non torna, e allora quel 22 per cento è un sovrapprezzo vero: il regime forfetario. Chi lo applica è, in sintesi, chi nell’anno precedente ha avuto ricavi o compensi non superiori a 85.000 € (articolo 1, comma 54, lettera a, della legge 190/2014), e il comma 58 dice di quei contribuenti che «non hanno diritto alla detrazione dell’imposta sul valore aggiunto assolta, dovuta o addebitata sugli acquisti». In pratica: un abbonamento di 100 € al mese te ne costa 122 €, e quei 22 non tornano.

Due conseguenze pratiche. Confronta i piani IVA compresa se sei in quel caso e al netto dell’IVA se non lo sei; altrimenti stai confrontando due cose diverse. E poiché le soglie e i regimi vengono ritoccati, verifica il tuo per l’anno in corso invece di fidarti di un testo scritto mesi prima — questo compreso.

L’altra voce italiana: la fatturazione che non è ancora compresa

Se contavi di sostituire il tuo programma di fatturazione con il CRM e risparmiare quel canone, con noi in Italia quel risparmio non è ancora possibile. Dal 2019, per le cessioni e le prestazioni fra soggetti residenti o stabiliti in Italia, «sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio» (articolo 1, comma 3, del d.lgs. 127/2015), e una fattura emessa in altro modo «si intende non emessa» (comma 6). Finché Nermio non dialoga con lo SdI, quelle schermate in Italia restano spente: una mezza soluzione qui non è una soluzione.

Per il tuo conto questo significa una riga in più e non una in meno: l’abbonamento del CRM non sostituisce ancora quello che già paghi per fatturare: si aggiunge. Meglio saperlo prima di firmare che scoprirlo alla prima liquidazione.

Un conto che fai in cinque minuti

Per ogni piano che stai valutando, metti in colonna queste sei righe, su tre anni:

1. L’abbonamento di oggi, per 36 mesi.
2. L’abbonamento con una squadra una volta e mezzo più grande, per gli ultimi 18 mesi.
3. L’avvio, una volta sola: quello che chiede il fornitore più le tue ore.
4. Collegamenti ed extra al mese, per 36.
5. Il canone del programma con cui fatturi, che da noi non è ancora compreso, per 36.
6. Una stima di quanto costerà uscirne.

E se sei nel regime forfetario, aumenta le righe 1, 2, 4 e 5 dell’aliquota: quei soldi non tornano.

Il risultato sorprende spesso: il piano con il prezzo mensile più basso non è sempre il più economico, e l’abbonamento più caro a volte lo è — quando l’avvio e i collegamenti ci stanno già dentro.

Quanto costa non farlo

L’altro lato del conto è più difficile da mettere in cifre, ma esiste. Un follow-up al mese che non hai fatto, su un’opportunità che avresti vinto, è in quasi tutte le piccole imprese un multiplo di quello che costa un CRM in un anno.

Non è un argomento per prendere il piano più caro. È un argomento per non passare i pomeriggi a ottimizzare qualche euro al mese quando la domanda vera è se lo terrai aggiornato — vedi le sette domande per scegliere.