Che cos’è un software CRM, e a cosa fare attenzione
Un CRM è un posto dove c’è scritto con chi lavori, che cosa avete concordato e qual è il passo successivo. Niente di più. Sembra poco, e comunque nella maggior parte delle aziende va storto: non perché manchino funzioni, ma perché nessuno lo tiene aggiornato.
Che cosa fa un software CRM
Quattro cose, e stanno insieme. Ogni programma le chiama a modo suo, ma si riducono a queste.
Un posto solo per le tue relazioni
Le aziende e le persone con cui parli dentro quelle aziende, con i numeri di telefono, gli indirizzi e chi segue che cosa. Non sparse tra una casella di posta, un telefono e un foglietto.
Vedere che cosa è in corso
Ogni richiesta e ogni preventivo mandato è una riga con una fase. In un’occhiata vedi che cosa è aperto e dove si è fermato, invece di ricostruirlo a memoria.
Il follow-up con una data
Avete detto di risentirvi tra due settimane? Allora quell’impegno porta una data che si fa viva. È la parte che fa la differenza, e la parte che le persone saltano.
Una storia che resta
Che cosa aveva detto quel cliente l’anno scorso, e chi ci aveva parlato? Un CRM lo tiene per azienda, così diventa una cosa che sa l’azienda e non una che sa una persona sola.
Una spiegazione più lunga, compreso quando conviene cominciare e quando no, sta in Che cos’è un sistema CRM?
Cinque domande che fanno la differenza
Mettere l’elenco delle funzioni di due programmi uno accanto all’altro non dice quasi niente: sanno fare tutti e due tutto. Queste cinque domande invece dicono qualcosa, perché riguardano quello che resterà tra sei mesi.
Tra tre mesi lo terrà ancora aggiornato qualcuno?
È l’unica domanda che conta davvero. Un CRM con trenta campi per cliente viene configurato con cura e poi abbandonato in silenzio. In una prova non guardare che cosa PUÒ fare, ma quanta fatica costa scrivere una sola telefonata.
Paghi per persona o per azienda?
Quasi tutti chiedono un importo per utente al mese. Con quattro persone sono quattro volte il prezzo, e vuol dire che ti metti a pensare a chi dare l’accesso: esattamente la decisione sbagliata, perché allora manca metà delle conversazioni.
Come ne esci?
Chiedi prima di cominciare come ti riprendi i tuoi dati e in che formato. Il tuo elenco clienti è tuo. Se la risposta è vaga, sai già abbastanza.
Puoi decidere chi vede che cosa?
Appena siete più di due, vuoi una differenza tra guardare e modificare. E vuoi poter rivedere dopo chi ha cambiato qualcosa, non per sfiducia, ma perché altrimenti davanti alla domanda di un cliente non ricostruisci niente.
Quanto bisogna configurare prima che serva a qualcosa?
Certi programmi diventano utili solo dopo un progetto di configurazione: campi propri, fasi proprie, report propri. Ha senso con un reparto vendite di venti persone. Con tre, è la ragione per cui non si comincia mai.
Perché i programmi più noti sono troppo grandi per un’azienda piccola
Non perché siano fatti male. Sono costruiti per un’azienda diversa dalla tua.
I grandi CRM sono nati dentro organizzazioni con un reparto vendite: qualcuno tiene d’occhio le previsioni, qualcuno distribuisce i contatti, qualcuno prepara il report del mese. Tutti quei ruoli stanno nel programma, e quindi stanno anche nelle schermate che devi guardare tu.
Un’azienda piccola quei ruoli non li ha. C’è chi l’ha aperta e vende anche, tra un lavoro e l’altro, e forse due colleghi che sentono anche loro i clienti. Per loro il costo vero non è la licenza ma il mantenimento: campi che nessuno compila, fasi che non somigliano al loro lavoro, report che nessuno apre.
È anche per questo che si sente dire così spesso «usiamo solo il dieci per cento di quello che sa fare». L’altro novanta per cento non dorme in un angolo: sta nel tuo menu, nei tuoi moduli e nella quota che paghi ogni mese. Un CRM semplice costa meno proprio lì, e non nel prezzo.
Dove sta Nermio in quel quadro
Nermio è il lato piccolo di quello spettro, ed è una decisione, non uno stato di passaggio. Qui sotto c’è esattamente quello che ti porti e quello che no.
Che cosa è incluso
- Aziende e contatti, con una scheda e una cronologia
- Una pipeline di vendita con sei fasi; trascini per spostare
- Un’opportunità persa chiede un motivo
- Attività per giorno e una schermata Oggi con le opportunità senza movimenti
- Note su ogni azienda
- Team con quattro ruoli e più organizzazioni
- Importare il tuo elenco da un CSV ed esportare tutto in CSV
- Un registro di chi ha fatto che cosa e quando
Che cosa non è incluso
- Inviare campagne o newsletter
- Report, grafici e previsioni di vendita
- Un collegamento con il tuo calendario o con il tuo centralino
- Fare le fatture: in Italia non è ancora possibile, perché dal 2019 ogni fattura tra imprese deve passare in XML per il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate
- Un’app a parte per il telefono
- Impostare campi e fasi tuoi
Se te ne serve anche una sola, Nermio non è il tuo programma. È un risultato migliore che scoprirlo tra due mesi.
Tutto quello che è incluso è spiegato pezzo per pezzo su tutte le funzioni. Il prezzo è una cifra sola e sta su prezzi.
Domande che arrivano quando si sceglie
Mi serve un CRM se siamo in due?
Non dipende da quanti siete, ma da quante promesse hai aperte insieme. Dieci preventivi in corso che chiedono ognuno il suo momento per richiamare non li tieni a mente. Cinque clienti all’anno sì. Per questo un CRM per partite IVA ha senso anche da solo: non c’è nessun collega che si ricorda al posto tuo.
Quanto costa un software CRM, più o meno?
Quasi sempre un importo per utente al mese, a volte con un piano gratuito limitato nei volumi. Quindi non fare il conto con il prezzo per persona ma con il tuo totale: le persone che sentono i clienti, per dodici mesi. Nermio chiede un importo solo per azienda: 20 € al mese pagando l’anno in anticipo, 24 € al mese pagando mese per mese.
Posso portare dentro il mio foglio Excel in una volta?
Sì, con un file CSV. Fai corrispondere le tue intestazioni ai campi di Nermio e prima vedi un’anteprima: quante righe sono nuove, quali ci sono già e quali non tornano. Quello che c’è resta; un’importazione non sovrascrive mai.
Che cosa succede ai miei dati se smetto?
I tuoi dati sono tuoi, non c’è un anno di preavviso e puoi smettere mese per mese. In Impostazioni → Dati scarichi le tue aziende, i contatti, le opportunità e le attività in CSV, senza dover dare un motivo. Si può ogni giorno in cui la tua organizzazione è attiva, e anche fino a trenta giorni dopo che hai smesso.
È la stessa cosa di un programma di contabilità?
No. Un CRM riguarda il periodo PRIMA dell’ordine: la conversazione, il preventivo e il follow-up. La tua contabilità resta nel programma che usi per quello, e in Italia anche l’emissione delle fatture: con Nermio non è ancora possibile, perché dal 2019 ogni documento tra imprese deve passare dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e una fattura che non è passata da lì vale come non emessa. Serve un canale accreditato e la conservazione a norma: ci stiamo lavorando, e intanto per quello continui a usare il tuo programma di contabilità o il tuo commercialista.
Due settimane con i tuoi clienti dentro
Mettici dieci aziende e guarda se lo apri la mattina. È l’unica prova che prevede qualcosa. Non serve la carta di credito.