Excel o un CRM: quando conviene passare?

Quattro segnali che sta diventando stretto

Se ne riconosci due, è probabile che tu stia già perdendo lavoro per come lo tieni.

1. Non sei più l’unico che ci lavora. Due persone in un file vuol dire due versioni, e quella giusta è sempre la versione che non hai aperta tu. Una cartella condivisa non lo risolve: sposta il problema su chi ha salvato per ultimo.
2. Ti dimentichi di richiamare. Un foglio di calcolo non ti ricorda niente. Appena prendi impegni che vanno a settimane o a mesi, ti serve qualcosa che ti avvisi da sé.
3. Non ritrovi che cosa vi siete detti. Una cella con scritto «chiamato» non è una cronologia. Quando devi telefonare a un cliente che hai sentito quattro mesi fa e cominci con «dove eravamo rimasti?», lui lo sente.
4. La tua vendita ha più passaggi. Un preventivo che deve passare dall’ufficio acquisti, un sopralluogo, una prova — un foglio non tiene un ordine, quindi non sai a che punto sta una cosa senza rileggere tutta la riga.

Tre motivi per restare dove sei

Hai meno di cinquanta relazioni e lavori da solo. Allora un CRM è la soluzione di un problema che non hai. Mettiti un promemoria in agenda e hai finito.

Vendi in una conversazione. Chi consegna subito, senza un giro di preventivi, non ha fasi da seguire. Un elenco di nomi e il gestionale che hai già bastano.

Hai appena iniziato. I primi mesi servono a trovare clienti, non a tenerli in ordine. Introdurre un sistema prima che ci sia qualcosa dentro è soprattutto lavoro.

E non è una posizione marginale, è quella normale. Il Censimento permanente delle imprese del 2025 parte dalle imprese con almeno tre addetti e ne conta 1.005.318, pari — scrive l’Istat — al 21,2% delle imprese residenti in Italia: quasi quattro imprese italiane su cinque hanno meno di tre addetti. Nel 2024, poi, le imprese attive nell’industria e nei servizi di mercato erano oltre 4,5 milioni con poco più di 18,3 milioni di addetti, cioè una media di poco più di quattro addetti per impresa, e le grandi imprese erano 4.752, lo 0,1% del totale. Il testo che ti dice che «ormai tutti hanno un CRM» sta descrivendo quello zero virgola uno per cento.

Quanto costa davvero il passaggio

Lo sbaglio di calcolo più grosso non è il denaro ma l’attenzione. Un CRM costa qualche decina di euro al mese; il rischio vero è che non lo aggiorni nessuno e che fra tre mesi tu abbia due sistemi invece di uno.

Per questo la domanda che conta quando scegli non è che cosa sa fare un programma, ma se lo tieni ancora un martedì pomeriggio alle quattro e un quarto. Come si imposta una partenza del genere sta in introdurre un CRM senza farne un progetto; dove finiscono i soldi sta in quanto costa davvero un CRM.

Non portarti dietro il disordine

Se passi, la tentazione è importare tutto il foglio in una volta. Non farlo. Quel file è pieno di aziende che hanno chiuso, di persone che lavorano altrove e di indirizzi di tre traslochi fa.

Mettici dove adesso c’è qualcosa in corso — di solito dalle dieci alle quaranta righe — e aggiungi il resto nel momento in cui risenti qualcuno. Così il tuo elenco è giusto dal primo giorno, e questo vale più della completezza. Il resto del travaso sta in importare il tuo Excel.

Una via di mezzo che spesso basta

Se sei indeciso, questo è l’esperimento più economico che esiste: tieni il tuo foglio di calcolo, ma aggiungici due colonne — prossimo passo e quando. Compilale per quattro settimane, sempre.

Se ci riesci, hai risolto il tuo problema senza comprare niente. Se non ci riesci, adesso sai esattamente perché ti serve altro: non per conservare di più, ma per essere tu a ricevere il promemoria.