Importare il tuo Excel senza portarti dietro il disordine

Da dove arrivano queste righe?

Una domanda che non si fa finché l’elenco dorme in un foglio di calcolo, e che si fa da sola quando lo importi: sai, riga per riga, da dove è uscito quell’indirizzo?

Se sono i tuoi clienti e i tuoi contatti, la risposta è ovvia. Se una parte viene da un file comprato o da un elenco raccolto altrove, non lo è. E quando le righe sono di qualcun altro, il peso sta su di te: nel CRM il titolare del trattamento sei tu, e il Garante lo riassume dicendo che il titolare «deve adottare comportamenti proattivi e attività dimostrabili» — cioè deve poter mostrare come ci è arrivato, non solo affermarlo.

La conseguenza pratica è piccola: aggiungi una colonna «origine» e riempila durante la preparazione, non dopo. Sono due minuti in Excel ed è impossibile ricostruirlo sei mesi più tardi.

Se quello che vuoi fare con quell’elenco è scrivere a freddo, leggi prima posso mandare questa email?: in Italia il permesso preventivo è più severo di quanto si immagini, e vale anche per un indirizzo aziendale.

Preparare il file

Una buona importazione comincia in Excel e non nel CRM. Quattro cose, e costano venti minuti tutte insieme:

1. Una riga è una cosa sola. Una riga per azienda, o una riga per contatto — non le due mescolate. Se in una cella ci sono due persone, separale prima.
2. Una colonna è un dato solo. «Rossi Impianti, Bologna» in una cella deve diventare due colonne. Una schermata di importazione non può indovinarlo per te.
3. La prima riga sono le intestazioni, e sopra non c’è niente. Un titolo, un logo o una riga vuota sopra le intestazioni fa leggere il tuo primo cliente come nome di colonna.
4. Togli la formattazione che significa qualcosa. Uno sfondo giallo che vuol dire «importante» non viaggia. Trasformalo in una colonna con la parola dentro, altrimenti quell’informazione sparisce al salvataggio.

Il CSV, e il punto e virgola che non devi sistemare

Quasi tutti gli strumenti vogliono un CSV: un file di testo in cui un carattere separa le colonne. Un Excel italiano ci mette per difetto il punto e virgola e non la virgola, per lo stesso motivo che vale in mezza Europa: qui la virgola è il separatore decimale, quindi non può separare anche le colonne.

La buona notizia è che non devi fare niente. Nermio guarda la prima riga del tuo file e prende il carattere che compare più spesso tra punto e virgola, virgola e tabulazione, quindi un file che esce da un Excel italiano entra così com’è. Quando vedi tutti i dati in una colonna sola, di solito la causa è a monte: una prima riga che non è un’intestazione, o un file salvato in un formato che non è CSV.

Salva come CSV UTF-8 se l’opzione c’è. È quello che evita il classico italiano: le accentate e il simbolo dell’euro trasformati in caratteri illeggibili — e te ne accorgi quando dentro ci sono già mille righe.

Le intestazioni italiane: quali vengono riconosciute e quali no

Qui vale la pena essere precisi, perché è il punto in cui una guida generica ti fa perdere mezz’ora.

Le intestazioni italiane vengono riconosciute, non devi tradurre niente in olandese o in inglese. Un file che esce dall’esportazione di Nermio rientra completo, e lo stesso vale per la riga di esempio che vedi sulla schermata di importazione: nome azienda;città;settore;sito per le aziende e nome;azienda;ruolo;email;telefono per i contatti vengono abbinate tutte e quattro, tutte e cinque.

Quello che non viene indovinato sono i sinonimi che usa un altro programma. Un’esportazione tipica da un gestionale italiano — Ragione sociale, Partita IVA, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Condizioni di pagamento, Codice cliente — oggi fa abbinare due campi su otto: il nome e la città. Non si perde niente in silenzio, perché l’abbinamento si vede prima di confermare, ma sono sei caselle da sistemare a mano.

I nomi che valgono la pena di sapere, perché costano un gesto ciascuno: «Codice cliente» non viene riconosciuto (sì invece «Numero cliente»), «Condizioni di pagamento» nemmeno (sì «Termine di pagamento»), «Dimensioni» al plurale nemmeno (sì «Dimensione», e anche «Dipendenti»), e per un contatto «Ditta», «Società», «Incarico» e «Posizione» restano da abbinare a mano (sì «Azienda», «Qualifica», «Ruolo» e «Mansione»).

E una che non è una dimenticanza ma una scelta: la partita IVA non finisce nel campo del numero di Registro Imprese, anche se le due colonne stanno sempre vicine. Sono due numeri diversi, e farli cadere nello stesso campo vorrebbe dire importare in silenzio il dato sbagliato. Se vuoi la partita IVA dentro, abbinala tu, consapevolmente.

Una colonna che può far saltare tutto

Un caso solo, ma vale il paragrafo perché il risultato è che non entra niente e il motivo non si vede.

In un file di contatti il nome dell’azienda è obbligatorio: un contatto sta sempre attaccato a un’azienda, e per ogni riga cerchiamo prima quel nome. Se nel tuo file c’è una colonna «Ruolo aziendale» e non c’è una colonna «Azienda», quella colonna può finire proposta sotto Azienda — la parola contiene «aziendale» — e allora ogni riga viene saltata con il motivo «questa azienda non è ancora in Nermio».

La correzione è di due secondi e sta tutta nella schermata di abbinamento: controlla che sotto Azienda ci sia la colonna dell’azienda. È il motivo per cui quella schermata esiste, e per cui conviene guardarla anche quando sembra aver indovinato bene.

Cinque errori che rendono inutilizzabile un’importazione

• Gli zeri davanti, persi. Excel tratta una colonna di cifre come numero e si mangia lo zero iniziale. Un numero fisso comincia con lo zero del prefisso e un CAP può cominciare per zero: in entrambi i casi quello che resta non è più il numero giusto. Imposta la colonna come testo prima di salvare.
• Le date alla maniera americana. 03/04/2026 qui è il 3 aprile e là il 4 marzo. Dopo l’importazione controlla una data che sai a memoria.
• Lo stesso cliente con due nomi. «Rossi Impianti» e «Rossi Impianti S.r.l.» entrano come due aziende. Ordina per nome e guardaci prima di importare, non dopo.
• Colonne vuote che abbini comunque. Ti restano cento campi in bianco che sembrano aver dovuto contenere qualcosa. Abbina solo quello che è pieno.
• Importare due volte dopo un errore. È l’errore più ripetuto di tutti, e qui per una volta hai una rete: Nermio non sovrascrive mai. Un’azienda con lo stesso nome o un contatto con la stessa e-mail torna indietro come «già presente» e la riga esistente resta esattamente com’era. Quindi un secondo tentativo non raddoppia niente — ma guarda comunque il riepilogo prima di confermare.

Guarda prima che cosa succederà

Una schermata di importazione che ti fa vedere quello che farà prima di farlo è la differenza tra un pomeriggio tranquillo e una sera a sistemare. Verificalo in qualunque strumento nuovo.

Qui quel passaggio si chiama abbinamento delle colonne e viene prima dell’importazione: vedi la colonna proposta per ogni campo e i valori che ci stanno dentro, e il riepilogo dice quante righe sono nuove, quante già presenti, quante doppie nel file e quante non valide.

Se in un altro strumento quell’anteprima non c’è, fattela da te: importa cinque righe, controlla che tutto sia al posto giusto, e poi fai il resto. Costa cinque minuti e ti risparmia la situazione in cui mille aziende hanno la città nel campo del telefono.

Che cosa entra, e che cosa non entra mai

Una cosa da sapere prima di preparare il file: si importano aziende e contatti, non opportunità né attività. Non è una dimenticanza. Un’opportunità sta attaccata a un’azienda, ha una fase e un responsabile, e se è persa ha bisogno di un motivo; un’attività sta attaccata alle due e ha una scadenza. Non è un elenco di colonne ma una rete di rimandi, e indovinarla vorrebbe dire inventarsi la tua pipeline.

Per la cronologia c’è una ragione in più: cresce soltanto e non si aggiorna né si cancella. Un pulsante con cui ci metti dentro righe di cose che non sono mai successe non dovrebbe esistere.

Lo stesso vale per il responsabile: far corrispondere a un account della tua squadra un nome che viene da un CSV è tirare a indovinare, quindi le righe importate entrano senza responsabile e le distribuisci dopo. Costa meno che correggere duecento assegnazioni sbagliate.

E ci sono due limiti che è meglio conoscere in anticipo: un file per volta al massimo di cinquecento righe e di un megabyte. Se il tuo elenco è più lungo, tagliarlo in pezzi è la strada normale — e quello che è già dentro tornerà come «già presente», intatto.

Dopo l’importazione

Due controlli, cinque minuti ciascuno. Conta se il numero di aziende torna con il numero di righe del tuo file — se non torna, delle righe sono state saltate e vuoi sapere quali, e il riepilogo te lo dice riga per riga con il motivo. E apri tre aziende a caso per vedere se i campi stanno dove devono.

Un terzo controllo che quasi nessuno fa: non buttare il file di partenza. Le fatture e la corrispondenza ricevute si conservano dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, e un elenco arrivato da un cliente o da un fornitore può ricadere in quella categoria. Mettilo dove lo ritrovi, non nel cestino.

E poi la parte che conta davvero: metti un passo successivo con una data su quello che è in movimento. Un file importato senza passi successivi è una rubrica, non un CRM.