Portare via i tuoi dati, e perché conta

Che cosa contiene un export completo

Un export di sole aziende e contatti è una rubrica. Quella la avevi già. Quello che conta è lo strato sotto:

• Aziende e contatti, con tutti i campi che hai compilato.
• Opportunità, con il valore, la fase, il responsabile e il motivo per cui le hai perse.
• Attività, aperte e concluse.
• La cronologia e le note. È la parte più importante ed è quella che manca più spesso. I tuoi appunti di conversazione sono l’unica cosa in un CRM che non ritrovi da nessun’altra parte.

Un export senza le note è un album di fotografie senza le fotografie: la struttura c’è e il contenuto è sparito.

In Nermio quelle sei cose escono in Impostazioni → Dati, in CSV e un file per tipo, perché un CSV contiene una tabella sola e le aziende e le opportunità non hanno le stesse colonne. Le intestazioni sono in italiano, le stesse parole che leggi sullo schermo. Al massimo cinquemila righe per file: non è una limitazione nascosta, è scritto accanto al pulsante, e per la cronologia sono le più recenti.

Le fatture non stanno in quell’elenco, e non per dimenticanza: in Italia Nermio non le fa ancora. Dal 1° gennaio 2019 una fattura tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato si emette esclusivamente in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio, e una fattura emessa in un altro modo «si intende non emessa» — un canale accreditato e un percorso di conformità, non un’impostazione da accendere.

Come lo provi prima di pagare

Fallo durante il periodo di prova, quando non ti sei ancora impegnato a niente. Costa dieci minuti.

Metti dentro cinque aziende con una nota e un’opportunità. Esporta. Apri il file. Ci sono le note? C’è scritto chi le ha scritte e quando? Lo puoi aprire in Excel senza che le accentate diventino caratteri strani?

Quello che vedi lì è quello che riceverai fra tre anni. E se per esportare bisogna aprire una richiesta all’assistenza, lo sai anche quello — ed è una risposta a sua volta.

Chiedi inoltre una cosa che quasi nessuno chiede: per quanto tempo puoi ancora scaricare dopo aver smesso di pagare. Qui quel termine è trenta giorni, con la cronologia e le note comprese: l’app si chiude a chiave ma leggere resta possibile. Altrove l’account si chiude lo stesso giorno, e allora la risposta arriva tardi.

Il diritto alla portabilità non è il diritto che pensi

Qui vale la pena rallentare, perché su questo punto si legge spesso una cosa sbagliata — e il fraintendimento ti fa contare su una tutela che non hai.

Il GDPR riconosce il diritto alla portabilità dei dati (articolo 20). Il Garante lo riassume così: il Regolamento ha introdotto nuovi diritti riconosciuti alle persone, come quello di poter trasferire i propri dati «da un titolare del trattamento a un altro». Leggi bene da chi a chi: è un diritto dell’interessato, cioè della persona di cui parlano i dati, e serve a farli passare da un titolare a un altro titolare.

Nel tuo CRM il titolare del trattamento sei tu. Nermio è il responsabile: tratta quei dati per conto tuo e secondo le tue istruzioni. Quindi la portabilità è un diritto che i tuoi clienti hanno verso di te — non un diritto che tu hai verso il tuo fornitore di software.

Che tu possa esportare il tuo elenco con un clic non è quindi un obbligo di legge: è una promessa di chi ti vende il programma. Vale la pena saperlo, perché cambia dove devi guardare. Non in una norma, ma nel contratto, nelle condizioni e — soprattutto — in una prova fatta durante il periodo di prova.

Quello che la legge ti dà davvero su questo fronte è indiretto e vale comunque la pena: siccome il titolare sei tu, le richieste dei tuoi clienti arrivano a te. Se non riesci ad arrivare ai tuoi stessi dati, non puoi rispondere, e allora non è un fastidio ma un’inadempienza tua. Le basi stanno in dati dei clienti e GDPR.

E allora a che cosa serve conoscere quella definizione

A misurarci. La formulazione del diritto alla portabilità descrive bene che cos’è un export decente: dati che la persona riceve e può trasmettere a un altro titolare, in una forma che l’altro sistema riesce a leggere.

Un CSV completo, che si apre, con le note e con chi le ha scritte, soddisfa quella descrizione. Un PDF delle tue schede non la soddisfa: lo leggi, ma nessun sistema ci rientra dentro.

Non ti serve invocare nessuna norma per chiederlo. Ti serve avere qualcosa con cui confrontare la risposta che ti danno, e questa è la frase migliore che esista per quel confronto.

Esporta anche se resti

Una volta all’anno, e metti il file dove lo ritrovi. Non è diffidenza: è lo stesso principio di una copia di sicurezza.

Protegge da tre cose. Un fornitore che chiude o viene comprato. Un guasto che dura più di quanto tu possa sopportare. E una fattura non pagata mentre sei in vacanza, dopo la quale il tuo account si blocca.

Sono cinque minuti di lavoro all’anno e togliono di mezzo un’intera categoria di dipendenza.

E quello che devi conservare, anche se vai via

Un dettaglio che va nella direzione opposta: non tutto si cancella quando lasci uno strumento. In Italia il numero è dieci, non sette come in Olanda, e il punto di partenza non è la data del documento: «Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione» (articolo 2220 del Codice Civile), e per lo stesso periodo vanno conservate anche le fatture e la corrispondenza ricevute.

Accanto corrono i dieci anni della prescrizione ordinaria (articolo 2946 del Codice Civile) e un secondo orologio che non ha una durata fissa: le scritture contabili obbligatorie vanno conservate «fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta anche oltre il termine stabilito dall’articolo 2220» (articolo 22 del DPR 600/1973). Quanto può durare lo dice l’articolo 43 dello stesso decreto: fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla dichiarazione, e del settimo se la dichiarazione non c’è stata.

Visto così, un export annuale non è solo una precauzione verso un fornitore: molto spesso è il modo più semplice di rispettare un obbligo che hai comunque. I quattro termini stanno uno accanto all’altro, con quello che misurano, in pulire il tuo elenco clienti.

Un’osservazione onesta

Questo testo lo scrive chi vende un CRM, e il consiglio dice in sostanza che devi poter andare via. Non è generosità: è l’unica posizione difendibile.

Un fornitore che rende difficile l’uscita ti sta raccontando qualcosa su come pensa di tenersi i clienti. Un’azienda che deve convincerti ogni mese si impegna più di un’azienda che sa che non puoi andartene. È un argomento che puoi usare con qualunque fornitore, noi compresi.