Lavorate insieme senza che tutti possano tutto
Aggiungere i tuoi colleghi non costa niente in più, quindi non devi scegliere chi lasci entrare. Quello che ognuno può fare lo decidi con il suo ruolo.
Un solo accesso che si divide tutta la squadra
In molte piccole aziende un CRM si paga per utente. La conseguenza è prevedibile: si crea un account solo e lo si condivide. E così sparisce proprio l’unica cosa che un sistema comune ti dà: non vedi più chi ha fatto cosa, e nessuno si sente responsabile di un’opportunità.
Il contrario è altrettanto scomodo. Se dai l’accesso pieno a tutti, lo stagista che aggiorna l’elenco può anche cancellare la scheda intera di un’azienda. Non per cattiveria, ma perché eliminare sta accanto a salvare.
Quattro ruoli, e il confine sta nella banca dati
Ogni collega ha il suo accesso e un solo ruolo nell’organizzazione. Quel ruolo decide cosa può fare: tutto, quasi tutto, il lavoro di ogni giorno, oppure soltanto guardare.
Più importante dei ruoli è dove vengono imposti. Non nascondendo un pulsante, ma nella banca dati: se un account di sola lettura chiede una modifica, la banca dati rifiuta la riga, anche quando la richiesta arriva fuori dalle schermate. Un controllo che ti dimentichi nel codice non può scavalcare quel confine.
Sopra a questo, tutto quello che qualcuno modifica viene registrato: chi, cosa, quando, e anche i tentativi che sono stati respinti. Non è un controllo sui tuoi collaboratori ma la risposta a «chi ha cambiato questa cosa?», la domanda che fai proprio nel momento che ti conviene meno.
E la tua appartenenza a un’organizzazione non è attaccata al tuo accesso, ma sta per conto suo. Con lo stesso account puoi essere membro di più di un’organizzazione, e i dati di quelle organizzazioni non si mescolano mai.
Cosa imposti esattamente
Invitare a un indirizzo email
Inviti qualcuno al suo indirizzo, con il ruolo dentro l’invito. Quella persona vede prima quale organizzazione la invita e con quale ruolo, e soltanto dopo accetta. Un pulsante che ti collega a un’organizzazione sconosciuta senza spiegarti niente non è un invito.
Titolare e Manager
Possono tutto nel CRM, compreso eliminare dati definitivamente. Il team lo gestisce il titolare: chi può cambiare i ruoli può farsi titolare da solo e mettere fuori gli altri. Eliminare chiede prima una conferma con il nome dentro, così non è mai un clic di troppo.
Utente
Il lavoro di ogni giorno: creare e aggiornare aziende, contatti, opportunità, attività e note. Senza gestire il team e senza eliminare definitivamente.
Solo lettura
Guardare e non cambiare niente. Per il tuo commercialista, per un consulente o per chi ha appena cominciato, e la banca dati semplicemente non lo lascia scrivere.
Per continuare a leggere
Sicurezza
Dove stanno i tuoi dati, chi può arrivarci e come imponiamo quel confine.
Continua a leggereImportare ed esportare
I tuoi dati restano tuoi, anche se vai via.
Continua a leggerePrezzi
Un solo importo per tutta la tua azienda, e non per utente. Per questo nessuno deve guardare da sopra la spalla con un account condiviso.
Continua a leggere
Invita un collega
Metti dentro un’azienda, dai al tuo collega il ruolo adatto a lui, e guardate se ognuno vede il lavoro dell’altro.