Un preventivo che ti approvano

Sei obbligato a darlo?

Quasi sempre no — e questa è la parte che va detta con precisione, perché è quella su cui girano più informazioni sbagliate.

Non siamo riusciti a stabilire l’esistenza di un obbligo generale per cui qualsiasi impresa italiana debba consegnare un preventivo, né di un elenco statale di menzioni obbligatorie valido per ogni preventivo. Non è una sfumatura: su una pagina che dice che cosa deve stare su un documento, inventarsi un obbligo è il danno peggiore che si possa fare. Se ti scrivono che «il preventivo per legge deve contenere», chiedi quale legge.

Quello che esiste sono due obblighi precisi, e riguardano un gruppo ben delimitato: chi esercita una professione regolamentata nel sistema ordinistico.

• Professioni con un albo. Il decreto-legge 1/2012, articolo 9, comma 4: «Il professionista deve rendere noto obbligatoriamente, in forma scritta o digitale, al cliente il grado di complessità dell’incarico, fornendo tutte le informazioni utili circa gli oneri ipotizzabili dal momento del conferimento fino alla conclusione dell’incarico e deve altresì indicare i dati della polizza assicurativa per i danni provocati nell’esercizio dell’attività professionale. In ogni caso la misura del compenso è previamente resa nota al cliente obbligatoriamente, in forma scritta o digitale, con un preventivo di massima, deve essere adeguata all’importanza dell’opera e va pattuita indicando per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi.» Tre cose insieme, quindi: la complessità, i dati della polizza, e il preventivo voce per voce.
• Avvocati, con una regola propria. La legge 247/2012, articolo 13, comma 5: il professionista «è altresì tenuto a comunicare in forma scritta a colui che conferisce l’incarico professionale la prevedibile misura del costo della prestazione, distinguendo fra oneri, spese, anche forfetarie, e compenso professionale». Il comma 2 aggiunge che il compenso «è pattuito di regola per iscritto all’atto del conferimento dell’incarico professionale».

Vale la pena sapere da quando: le parole «obbligatoriamente, in forma scritta o digitale» non sono del 2012 ma del 2017. Le ha inserite la legge 124/2017, articolo 1, comma 150, che le aggiunge subito dopo le parole «la misura del compenso è previamente resa nota al cliente». Prima era un obbligo senza forma, e un preventivo a voce bastava.

Se invece hai una ditta individuale che installa, stampa, ripara, consiglia o costruisce senza albo, nessuna delle due regole ti tocca. Tutto il resto di questa pagina ti serve esattamente allo stesso modo, con la differenza che nessuno ti obbliga — e con una seconda differenza, che conta di più: quello che scrivi tu diventa la regola, perché non c’è una norma che riempia i buchi al posto tuo.

Se il tuo cliente è un consumatore, cambia il livello

Qui l’obbligo non è sul preventivo come documento, è sulle informazioni che devi dare prima che il cliente sia vincolato. E il Codice del Consumo distingue due situazioni che nella pratica di tutti i giorni si confondono.

Di persona, nei tuoi locali. L’articolo 48, comma 1, chiede fra le altre cose, «in modo chiaro e comprensibile», la lettera c): «il prezzo totale dei beni o servizi comprensivo delle imposte o, se la natura dei beni o dei servizi comporta l’impossibilità di calcolare ragionevolmente il prezzo in anticipo, le modalità di calcolo del prezzo». Il comma 3 esonera «i contratti che implicano transazioni quotidiane e che sono eseguiti immediatamente al momento della loro conclusione» — il caffè, non l’impianto.

Per e-mail, al telefono, o a casa del cliente. Allora è un contratto a distanza o negoziato fuori dei locali commerciali, e vale l’articolo 49. Stessa informazione sul prezzo (comma 1, lettera e), più l’informazione sul diritto di recesso (lettera h). E poi il comma 5, che è la riga che più spesso sorprende: «Le informazioni di cui al comma 1 formano parte integrante del contratto a distanza o del contratto negoziato fuori dei locali commerciali e non possono essere modificate se non con accordo espresso delle parti.» Il preventivo che hai mandato per e-mail non è una bozza: è il contratto.

Il recesso che ne segue sono quattordici giorni (articolo 52, comma 1), e per i servizi decorrono «dal giorno della conclusione del contratto» (comma 2, lettera a). Se non informi il cliente del recesso, l’articolo 53 allunga il periodo: «il periodo di recesso termina dodici mesi dopo la fine del periodo di recesso iniziale». Quattordici giorni diventano dodici mesi e quattordici giorni, per una riga mancante.

C’è un’uscita, e va usata nel modo giusto. L’articolo 59, lettera a), esclude il recesso per «i contratti di servizi dopo la completa prestazione del servizio ma, se il contratto impone al consumatore l’obbligo di pagare, solo se l’esecuzione è iniziata con il previo consenso espresso del consumatore e l’accettazione del fatto che perderà il proprio diritto di recesso». Quindi: se devi partire subito, fatti chiedere per iscritto di partire subito. Due righe nel preventivo, e una casella che il cliente spunta.

Un caso pratico che alleggerisce la forma: per i lavori di riparazione o manutenzione chiesti espressamente dal consumatore, con obblighi adempiuti immediatamente da entrambi e un importo a carico del consumatore che non supera i 200 €, l’articolo 50, comma 4, chiede meno carta. Sopra quella cifra, no.

Che cosa ci metti dentro

L’elenco qui sotto è costruito su due cose: quello che le norme sopra chiedono davvero, e quello che ti risparmia lavoro sulla fattura che verrà dopo. Funziona anche quando nessuno ti obbliga.

• I tuoi dati: denominazione, sede, partita IVA e codice fiscale. Non perché un preventivo li pretenda — non l’abbiamo trovato scritto da nessuna parte — ma perché è il primo campo che manca quando poi devi emettere la fattura.
• I dati del cliente, con il nome di chi decide, non di chi ha compilato il modulo di contatto. Se è un’azienda, chiedi già qui partita IVA e codice destinatario o PEC: la fattura italiana passa per il Sistema di Interscambio e senza quel dato si ferma. Chiederlo ora costa una riga; cercarlo il giorno in cui vuoi essere pagato costa una settimana.
• L’oggetto, voce per voce: che cosa fai, quali materiali entrano, e l’importo di ogni cosa. Per le professioni con albo questa non è una buona pratica ma il testo della norma — «indicando per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi».
• Il prezzo, con l’IVA. L’aliquota ordinaria è «stabilita nella misura del ventidue per cento della base imponibile dell’operazione» (articolo 16 del DPR 633/1972), e lo stesso articolo prevede le aliquote ridotte al quattro, al cinque e al dieci per cento per i beni e i servizi elencati nella tabella A. Quale si applica al tuo lavoro è una domanda per il tuo commercialista, non per una pagina generica. Davanti a un consumatore il prezzo che gli metti davanti deve essere quello totale, imposte incluse.
• I termini di pagamento, sul preventivo e non soltanto nelle condizioni generali che nessuno legge. Quanto puoi chiedere e che succede se non ti pagano sta in termini di pagamento e ritardi.
• La durata di validità.
• Come si dà l’accordo, e uno spazio per la data e la firma di accettazione.

Quest’ultimo punto non è burocrazia, è il motivo per cui un preventivo viene accettato: il cliente non deve inventarsi che cosa fare adesso.

E attenzione a come lo scrivi, perché il codice civile ti prende in parola. Articolo 1326, comma 4: «Qualora il proponente richieda per l’accettazione una forma determinata, l’accettazione non ha effetto se è data in forma diversa.» Se scrivi che l’accordo si dà con la firma e il timbro, allora una e-mail con «va bene» non vale, e l’hai deciso tu. Chiedi la forma più leggera che ti basta.

La durata di validità: che cosa fa e che cosa non fa

Qui si esagera più che altrove, e conviene essere esatti, perché in Italia la legge dice una cosa diversa da quella che le si attribuisce.

Non siamo riusciti a trovare un obbligo di indicarla, né un minimo di legge. Non nel Codice del Consumo, non fra le due regole sulle professioni, non nel codice civile.

Ma se la scrivi, ti lega. Articolo 1329, comma 1: «Se il proponente si è obbligato a mantenere ferma la proposta per un certo tempo, la revoca è senza effetto.» Tradotto: la durata di validità in Italia non è un adempimento, è una rinuncia volontaria al tuo diritto di ritirare il preventivo. Ha un prezzo, e per questo vale la pena scegliere il numero invece di copiarlo.

Senza termine non sei libero, sei solo meno sicuro. Articolo 1328, comma 1: «La proposta può essere revocata finchè il contratto non sia concluso. Tuttavia, se l’accettante ne ha intrapreso in buona fede l’esecuzione prima di avere notizia della revoca, il proponente è tenuto a indennizzarlo delle spese e delle perdite subite per l’iniziata esecuzione del contratto.» E il preventivo non resta comunque in piedi per sempre: l’articolo 1326, comma 2, vuole che l’accettazione arrivi «nel termine da lui stabilito o in quello ordinariamente necessario secondo la natura dell’affare o secondo gli usi». Senza data quel termine esiste ancora, solo che lo stabilisce qualcun altro, dopo, e di solito quando è già una discussione.

Quello che la data fa sempre è darti un motivo naturale per richiamare. «Il tuo preventivo scade venerdì, te lo rinnovo?» è una domanda che non infastidisce nessuno e che spesso ottiene la risposta che tre solleciti non avevano ottenuto. Senza scadenza ti resta «hai già deciso?», e quello mette il peso sul cliente.

Da due a quattro settimane va bene per la maggior parte delle vendite piccole. Scegli in base a come decide il tuo cliente: se deve passare da un consiglio che si riunisce una volta al mese, due settimane sono una cattiva idea. E se lavori con materiali il cui prezzo si muove, tienila corta — perché per quelle settimane non puoi tornare indietro.

Quando te lo accettano, non è più un preventivo

È un contratto, e non è un modo di dire. Articolo 1326, comma 1: «Il contratto è concluso nel momento in cui chi ha fatto la proposta ha conoscenza dell’accettazione dell’altra parte.» Articolo 1372: «Il contratto ha forza di legge tra le parti. Non può essere sciolto che per mutuo consenso o per cause ammesse dalla legge.»

E poi la parte che la gente non si aspetta, l’articolo 1374: «Il contratto obbliga le parti non solo a quanto è nel medesimo espresso, ma anche a tutte le conseguenze che ne derivano secondo la legge, o, in mancanza, secondo gli usi e l’equità.» Insieme all’articolo 1375 — «Il contratto deve essere eseguito secondo buona fede» — significa che anche quello che non hai scritto conta, e viene interpretato. Un preventivo vago non ti lascia margine: ti lascia una discussione.

Attenzione anche al contrario: l’articolo 1326, comma 5, dice che «un’accettazione non conforme alla proposta equivale a nuova proposta». «Va bene, ma togliamo la voce tre» non è un sì. È un preventivo nuovo, fatto dal cliente, e tocca a te accettarlo — oppure no.

Il lavoro in più, e qui l’Italia è severa

Se quello che vendi è un appalto — costruire, installare, realizzare un’opera o un servizio con organizzazione propria — il codice civile ha tre regole che conviene conoscere prima di firmare, non dopo.

Le variazioni vanno autorizzate, e l’autorizzazione non basta. Articolo 1659: «L’appaltatore non può apportare variazioni alle modalità convenute dell’opera se il committente non le ha autorizzate. L’autorizzazione si deve provare per iscritto. Anche quando le modificazioni sono state autorizzate, l’appaltatore, se il prezzo dell’intera opera è stato determinato globalmente, non ha diritto a compenso per le variazioni o per le aggiunte, salvo diversa pattuizione.» Leggi il terzo comma due volte: con un prezzo a corpo, il permesso di fare il lavoro in più non è il permesso di farselo pagare. Serve un accordo sul prezzo, e serve prima.

Il cliente può cambiare il progetto fino a un sesto. Articolo 1661: «Il committente può apportare variazioni al progetto, purché il loro ammontare non superi il sesto del prezzo complessivo convenuto. L’appaltatore ha diritto al compenso per i maggiori lavori eseguiti, anche se il prezzo dell’opera era stato determinato globalmente.» Questa volta il compenso c’è, perché la variazione l’ha ordinata lui.

E se i costi salgono, hai una via d’uscita — con una soglia. Articolo 1664, comma 1: «Qualora per effetto di circostanze imprevedibili si siano verificati aumenti o diminuzioni nel costo dei materiali o della mano d’opera, tali da determinare un aumento o una diminuzione superiori al decimo del prezzo complessivo convenuto, l’appaltatore o il committente possono chiedere una revisione del prezzo medesimo. La revisione può esser accordata solo per quella differenza che eccede il decimo.» Quindi il primo dieci per cento è tuo, e serve che l’aumento sia imprevedibile.

Messe insieme, queste tre dicono una cosa sola e pratica: chiedi per iscritto, e chiedi anche il prezzo. Un’e-mail di due righe a cui il cliente risponde «confermo» è la differenza tra farsi pagare e regalare. Se non avete fissato nessun corrispettivo, decide qualcun altro: articolo 1657, «è calcolata con riferimento alle tariffe esistenti o agli usi; in mancanza, è determinata dal giudice».

Se alleghi le tue condizioni generali

Vale la pena una riga, perché molti preventivi rimandano a una pagina di condizioni e danno la cosa per risolta.

L’articolo 1341, comma 1, è relativamente leggero: le condizioni generali «sono efficaci nei confronti dell’altro, se al momento della conclusione del contratto questi le ha conosciute o avrebbe dovuto conoscerle usando l’ordinaria diligenza». Un collegamento ben visibile può bastare.

Il comma 2 non è leggero per niente: «In ogni caso non hanno effetto, se non sono specificamente approvate per iscritto, le condizioni che stabiliscono, a favore di colui che le ha predisposte, limitazioni di responsabilità, facoltà di recedere dal contratto o di sospenderne l’esecuzione, ovvero sanciscono a carico dell’altro contraente decadenze, limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni, restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti coi terzi, tacita proroga o rinnovazione del contratto, clausole compromissorie o deroghe alla competenza dell’autorità giudiziaria.»

Quelle clausole lì — la tua limitazione di responsabilità, il foro competente, il rinnovo tacito — non vivono in un allegato. Vogliono una approvazione specifica per iscritto, e vale anche tra imprese. Se il tuo preventivo si gioca su una di esse, è lavoro da legale e non da modello.

Se il tuo cliente è un libero professionista o una ditta individuale

Domanda frequente, e la risposta è più netta di quanto sembri. L’articolo 3, comma 1, lettera a), del Codice del Consumo definisce il consumatore come «la persona fisica che agisce per scopi estranei all’attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale eventualmente svolta», e la lettera c) definisce il professionista al contrario: chi «agisce nell’esercizio della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale, ovvero un suo intermediario».

Non c’è nessuna soglia di dipendenti e nessuna soglia di ricavi. Decide solo lo scopo. Un libero professionista che compra per la propria attività non è un consumatore: niente recesso di quattordici giorni, niente regole di consumo, e i termini di pagamento sono quelli tra imprese.

Dove la legge non ti dà una risposta è l’uso misto: il portatile che serve per fatturare e per guardare le serie, il furgone che porta il materiale e i bambini. Il testo parla di scopi estranei, non di una percentuale. Quindi non costruire il preventivo sulla tua supposizione: chiedi a che cosa gli serve e annota la risposta. Se poi nasce una discussione, è quello che avrai.

C’è però una cosa che l’Italia aggiunge e che altri paesi non hanno, e riguarda proprio la nostra clientela. L’articolo 19, comma 1, estende il titolo sulle pratiche commerciali scorrette «alle pratiche commerciali scorrette tra professionisti e microimprese», e l’articolo 18, lettera d-bis), definisce la microimpresa come un’entità che esercita un’attività economica «occupando meno di dieci persone e realizzando un fatturato annuo oppure un totale di bilancio annuo non superiori a due milioni di euro». Quasi tutti i tuoi clienti rientrano lì.

Non è uno status di consumatore, e questo è il punto da non confondere: l’articolo 19, comma 2, lettera a), lascia espressamente intatta «l’applicazione delle disposizioni normative in materia contrattuale, in particolare delle norme sulla formazione, validità od efficacia del contratto». Quindi non cambia nulla delle tue clausole, e cambia tutto di come descrivi quello che vendi. Un preventivo che promette un risultato che non puoi dare non è una clausola discutibile: è una pratica commerciale, e davanti a una microimpresa vale la stessa misura che vale davanti a un privato.

Dove va il prezzo

Non in fondo. Il lettore ci salta comunque, e se per arrivarci deve passare quattro pagine, il resto non lo legge più: è già occupato con la cifra.

Quello che funziona: un riassunto corto in alto con che cosa fai e quanto costa, e il dettaglio dopo. Chi vuole andare veloce legge il primo blocco; chi vuole sapere tutto continua. Il dettaglio non sparisce — il riassunto non lo sostituisce, lo precede.

Metti anche perché l’importo è quello che è. Non come difesa ma come spiegazione: che cosa entra, che cosa no, e che cosa succede se il lavoro si allunga. Un prezzo senza spiegazione è solo un numero da confrontare. Se quella parte ti pesa, sta in stabilire i prezzi dei tuoi servizi.

Che cosa annoti quando lo mandi, e la fattura che verrà dopo

Nel momento in cui il preventivo esce: l’importo, la data in cui scade, e quando richiami. Tre cose, nell’opportunità, con la fase su Preventivo e un’attività con una data. Che cosa vale la pena annotare della conversazione prima sta in annotare un incontro commerciale.

Conserva il documento, e il termine italiano è lungo. Articolo 2220 del codice civile: «Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.» Lo stesso articolo ammette la conservazione su supporto digitale, «sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili». Dieci anni non sono un peso: sono il motivo per cui fra due anni puoi mostrare che cosa era stato pattuito.

Sulla fattura, un avvertimento che ti risparmia una sorpresa: in Italia Nermio non fa ancora le fatture, e il motivo sta dalla nostra parte e non dalla tua. Dal 2019 le fatture tra soggetti italiani passano obbligatoriamente per un canale dello Stato: l’articolo 1, comma 3, del decreto legislativo 127/2015 dice che per le operazioni «effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio». E il comma 6 dice che cosa accade altrimenti: «In caso di emissione di fattura, tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, con modalità diverse da quelle previste dal comma 3, la fattura si intende non emessa.» Un PDF non è una fattura, è un allegato.

Finché quel pezzo non c’è, la fattura la fai con il tuo programma di fatturazione o con il tuo commercialista, e il preventivo accettato è il documento da cui esce. Quello che va chiesto al cliente già nel preventivo lo trovi nell’elenco qui sopra: partita IVA e codice destinatario o PEC.

Con questo il lavoro di scrivere è fatto. Quello che viene dopo — ed è lì che si perde la maggior parte del fatturato — sta in hai mandato il preventivo, e adesso?.