Hai mandato il preventivo. E adesso?

Concorda la data prima di mandarlo

Il follow-up più facile è quello che non devi inventarti. Chiedilo alla fine della conversazione, ancora prima di scrivere il documento: «Te lo mando giovedì. Secondo te quando lo decidete?»

Succedono due cose. Ottieni una data, e con la data un motivo per chiamare che viene da lui e non da te. E a volte senti qualcosa che non sapevi: che prima deve passare da un socio, o che il budget si libera il trimestre prossimo. È informazione con cui puoi ancora sistemare il documento prima di mandarlo.

Annota quella data nell’opportunità e crea l’attività lo stesso giorno. Una data che sta solo nella tua testa non è una data.

La durata di validità aiuta, ma non lavora da sola

Il tuo preventivo ha una data di scadenza, e conviene sapere quanto pesa davvero in Italia, perché si racconta con più forza di quella che ha — e in una direzione sbagliata.

Non siamo riusciti a trovare un obbligo di indicarla. Né nel Codice del Consumo, né nelle due regole che in Italia impongono un preventivo (le professioni con albo e gli avvocati), né fra le norme del codice civile su proposta e accettazione. Se qualcuno ti dice che la scadenza è obbligatoria, chiedigli l’articolo.

Ma se la scrivi, lega te. Articolo 1329, comma 1, del codice civile: «Se il proponente si è obbligato a mantenere ferma la proposta per un certo tempo, la revoca è senza effetto.» Questo è il contrario di come la maggior parte delle persone immagina la scadenza: non obbliga il cliente a decidere, obbliga te a non ritirarti. È una cosa che ti costa, e per questo vale la pena scegliere il numero.

E senza data non sei più libero, sei solo meno sicuro. L’articolo 1328, comma 1, ti lascia revocare «finchè il contratto non sia concluso», ma se il cliente «ne ha intrapreso in buona fede l’esecuzione prima di avere notizia della revoca», devi indennizzarlo delle spese e delle perdite. E l’articolo 1326, comma 2, vuole che l’accettazione arrivi «nel termine da lui stabilito o in quello ordinariamente necessario secondo la natura dell’affare o secondo gli usi»: il termine c’è anche se non lo scrivi, solo che non lo scegli tu.

Quello che la data fa sempre è darti il motivo per richiamare più comodo che esista, perché non stai chiedendo niente, stai raccontando un fatto. «Il tuo preventivo scade venerdì, te lo rinnovo?» è una domanda a cui quasi tutti rispondono. Ed è anche la differenza tra fare follow-up e insistere: non ripeti la stessa richiesta, comunichi un cambio di stato. Come scrivere quella scadenza sta in fare un preventivo.

Un ritmo che funziona

Se non c’è una data concordata, questo ritmo tiene nella pratica senza diventare pesante:

1. Dopo due giorni lavorativi: un messaggio breve per verificare che sia arrivato e che si capisca. Non è una conversazione di vendita, è servizio.
2. Dopo una settimana: chiama, non scrivere. Con una domanda di sostanza uscita dalla conversazione, non con «avete deciso?».
3. Dopo tre settimane: un messaggio con qualcosa di utilizzabile — un lavoro simile, la risposta a un dubbio che aveva sollevato lui.
4. Vicino alla scadenza: la domanda del rinnovo. Di solito è il momento in cui finalmente arriva una risposta.
5. Dopo: due volte all’anno. Non abbandonare, ma lasciare andare.

Quattro contatti in un mese e poi un ritmo lento. Più di così non ottiene di più: ottiene che smettano di leggerti.

Chiamare o scrivere

L’e-mail è più facile per te e più facile da ignorare per lui. Chiamare costa di più e rende di più, per un motivo: al telefono scopri perché è fermo. «Non abbiamo ancora le idee chiare» sembra un rinvio in una e-mail, e al telefono è spesso un’obiezione che risolvi in due minuti.

Compromesso praticabile: una e-mail per il primo controllo, una telefonata per tutto quello che viene dopo. E se chiamare nel tuo settore non è un’opzione, non mandare un sollecito ma qualcosa con un contenuto — un sollecito chiede, un contenuto dà.

Che cosa deve stare nel CRM

Tre cose, e nessuna ha bisogno di un sistema grande: l’opportunità nella fase Preventivo, l’importo con la data di scadenza, e un’attività con una data. Senza l’attività, il follow-up dipende da quanto ti ricordi.

Quello che ti dice se questo funziona non è il valore totale della Pipeline, è da quanto tempo le opportunità sono senza movimenti. Una ferma da sei settimane nella stessa fase non sta avanzando piano: è ferma, e nessuno se ne è accorto. Quello ha un posto suo, in l’opportunità ferma da settimane.

Quando la segni come Persa

Un preventivo che sta in Negoziazione da quattro mesi non è più un’opportunità, è rumore. Rende la tua Pipeline non credibile e ti dà la sensazione di avere in corso più di quello che hai.

La regola che funziona: passata la scadenza, più un follow-up senza risposta, l’opportunità si segna come Persa con il motivo «nessuna risposta». In Italia quella data non te la impone nessuno, quindi la regola è un accordo con te stesso — e per questo deve stare scritta nel documento e nell’opportunità: un accordo con sé stessi che non si può controllare non è una regola, è un’intenzione.

Non è arrendersi. Il contatto resta nel tuo elenco e torna nel ritmo lento, quello delle due volte all’anno che sta in fare follow-up ai clienti. Togli solo la falsa speranza dalla lista.

E annota su ognuna perché l’hai persa. Alla decima vedi già se sei strutturalmente caro, se rispondi troppo tardi, o se stai parlando con la persona che non decide. È l’unica analisi commerciale che puoi fare senza un pannello, e sta in imparare da quelle che perdi.

Due risposte che sembrano un sì e non lo sono

Vale la pena saperlo prima di spostare la scheda, perché cambia chi è a muovere.

«Va bene, ma togliamo la voce tre.» L’articolo 1326, comma 5, è secco: «Un’accettazione non conforme alla proposta equivale a nuova proposta.» Non hai un contratto, hai un preventivo nuovo scritto dal cliente. Tu sei di nuovo libero, e lui aspetta una risposta tua — quindi l’opportunità non va su Vinta, va in Negoziazione, e l’attività con la data è la tua.

Il sì che arriva dopo la scadenza. Non è perso, ma non si sistema da sé. L’articolo 1326, comma 3: «Il proponente può ritenere efficace l’accettazione tardiva, purché ne dia immediatamente avviso all’altra parte.» Quindi se il prezzo ti va ancora bene, rispondi subito e per iscritto che accetti l’accettazione tardiva. Se invece nel frattempo i tuoi costi sono cambiati, è il momento di rifare il preventivo, non di lasciar correre e discuterne alla fattura.

E se ti dicono di sì

Allora cambiano due cose insieme. L’opportunità passa a Vinta, e il documento smette di essere un preventivo: «Il contratto è concluso nel momento in cui chi ha fatto la proposta ha conoscenza dell’accettazione dell’altra parte» (articolo 1326, comma 1), e da quel momento «il contratto ha forza di legge tra le parti» (articolo 1372).

Quello che la gente non si aspetta è quanto ci sta dentro. L’articolo 1374: il contratto obbliga «non solo a quanto è nel medesimo espresso, ma anche a tutte le conseguenze che ne derivano secondo la legge, o, in mancanza, secondo gli usi e l’equità», e l’articolo 1375 aggiunge che «il contratto deve essere eseguito secondo buona fede». Anche quello che non hai scritto conta, e lo interpreta qualcun altro.

In pratica significa: da qui in avanti tutto quello che cambia rispetto al preventivato si chiede per iscritto e si accetta per iscritto, anche se sono due righe in una e-mail. Per un appalto non è nemmeno un consiglio: l’articolo 1659 dice che «l’appaltatore non può apportare variazioni alle modalità convenute dell’opera se il committente non le ha autorizzate» e che «l’autorizzazione si deve provare per iscritto». E attenzione al terzo comma dello stesso articolo, che sorprende tutti: con un prezzo determinato globalmente, anche le variazioni autorizzate non danno diritto a un compenso «salvo diversa pattuizione». Il permesso di fare il lavoro in più non è il permesso di farselo pagare: servono entrambi, e prima.

La fattura viene dopo, e qui va detta la verità: in Italia Nermio non fa ancora le fatture. Il motivo non sta dalla tua parte ma dalla nostra — dal 2019 le fatture tra soggetti residenti o stabiliti in Italia «sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio» (articolo 1, comma 3, del decreto legislativo 127/2015), e il comma 6 stabilisce che una fattura emessa in altro modo «si intende non emessa». Un PDF per e-mail non sarebbe una scorciatoia, sarebbe un documento che non esiste.

Finché quel pezzo non c’è: fattura con il tuo programma di fatturazione o con il tuo commercialista, e usa il preventivo accettato come il documento da cui esce. Che cosa fare quando quella fattura non viene pagata sta in termini di pagamento e ritardi.