Termini di pagamento, e che fai se non ti pagano

Quello che in Italia NON devi fare: mettere in mora

Qui una guida scritta per i Paesi Bassi ti darebbe un consiglio sbagliato, quindi vale la pena fermarsi.

Nei Paesi Bassi ti diranno di annunciare sulla fattura che applicherai gli interessi, perché senza quell’avviso la richiesta sta in piedi male. In Francia vanno oltre: il tasso delle penalità di ritardo e l’indennità forfettaria di 40 € sono menzioni obbligatorie sulla fattura.

In Italia la mora si produce da sola. Gli interessi moratori decorrono «senza che sia necessaria la costituzione in mora, dal giorno successivo alla scadenza del termine per il pagamento». E lo stesso vale per l’importo forfettario: al creditore spetta «senza che sia necessaria la costituzione in mora». Nessuna lettera, nessun preavviso, nessuna formula.

Una condizione c’è, ed è quella che metteresti tu: il debitore non deve nulla se dimostra che il ritardo è stato determinato dall’impossibilità della prestazione derivante da causa a lui non imputabile.

Detto questo: scrivilo comunque sulla fattura e nel preventivo. Non perché la legge te lo chieda, ma perché una fattura che lo dice già ti risparmia una conversazione intera. Quello che è scritto prima non suona come una minaccia; quello che arriva dopo sì.

A che cosa hai diritto quando la data passa

Tre cose, e nessuna si negozia.

• Gli interessi legali di mora. Sono interessi semplici su base giornaliera, a un tasso pari al tasso di riferimento maggiorato di otto punti percentuali, e il tasso di riferimento è quello applicato dalla Banca centrale europea alle sue più recenti operazioni di rifinanziamento principali. Per il primo semestre vale quello in vigore il 1° gennaio, per il secondo quello in vigore il 1° luglio. Il Ministero dell’economia e delle finanze lo pubblica nella Gazzetta Ufficiale nel quinto giorno lavorativo di ogni semestre: cerca quello del tuo semestre invece di copiare una cifra da un articolo come questo.
• Un importo forfettario di 40 € a titolo di risarcimento del danno, senza doverlo chiedere e senza doverlo dimostrare.
• Il maggior danno, se lo provi: la legge dice espressamente che può comprendere i costi di assistenza per il recupero del credito. Hai inoltre diritto al rimborso dei costi sostenuti per il recupero delle somme non corrisposte in tempo.

Un dettaglio utile se il rapporto non è una transazione commerciale fra imprese e ricadi nella regola generale del codice civile: gli interessi superiori alla misura legale devono essere determinati per iscritto, altrimenti sono dovuti nella misura legale. E dal momento in cui proponi domanda giudiziale, se non avete pattuito un tasso, il saggio legale diventa quello della legislazione speciale sui ritardi di pagamento. Il tasso più alto, in altre parole, arriva quando vai davanti a un giudice.

Quello che il tuo cliente non può pattuire con te

La forma richiesta per i termini lunghi non è l’unica cosa chiusa dalla legge. Ci sono clausole che non valgono anche se le hai firmate, e conviene saperle prima di sedersi a negoziare.

Sono nulle le clausole sul termine di pagamento, sul saggio degli interessi moratori o sul risarcimento per i costi di recupero quando risultano gravemente inique in danno del creditore, a qualunque titolo previste o introdotte nel contratto. Il giudice dichiara quella nullità anche d’ufficio, guardando a tutte le circostanze del caso, fra cui il grave scostamento dalla prassi commerciale in contrasto con la buona fede. Due casi sono già decisi dalla legge: la clausola che esclude l’applicazione degli interessi di mora si considera gravemente iniqua e non è ammessa prova contraria; quella che esclude il risarcimento per i costi di recupero si presume gravemente iniqua.

Quello che succede DOPO la nullità è la parte che sorprende chi ha letto di questa materia in un altro Paese, e cambia che cosa puoi aspettarti. In Francia una clausola così si ha per non scritta e sparisce. In Spagna il vuoto si integra con la buona fede. In Italia la clausola viene sostituita: le clausole imposte dalla legge sono di diritto inserite nel contratto, anche in sostituzione delle clausole difformi apposte dalle parti, e la nullità di singole clausole non importa la nullità del contratto quando quelle clausole sono sostituite di diritto da norme imperative. La legge sui ritardi di pagamento rinvia espressamente a questi due articoli del codice civile.

C’è anche un rischio nella direzione opposta, e le altre edizioni non lo conoscono: la nullità di singole clausole importa la nullità dell’intero contratto se risulta che le parti non lo avrebbero concluso senza quella parte del contenuto. Un vuoto non resta mai vuoto, qui; o si riempie da sé, o si porta via tutto.

Conseguenza pratica per te: queste tre cose non si negoziano cliente per cliente. Vanno una volta nel tuo preventivo e nelle tue condizioni. Che cosa ci deve stare sta in un preventivo che ti approvano.

Fai in modo che la fattura arrivi bene

Il motivo più frequente per cui una fattura resta ferma non è la malafede. È che si è bloccata da qualche parte: sulla persona sbagliata, senza numero d’ordine, o con una descrizione che l’amministrazione non sa a che cosa attribuire.

Con i clienti grandi chiedi prima come funziona la loro fatturazione. A quale codice destinatario, con quale riferimento, e chi la deve approvare. Quella telefonata evita più ritardo di qualsiasi sollecito successivo.

E una precisazione onesta su questo strumento, perché il tema finisce sempre sulla fattura: in Italia da Nermio non si possono ancora fare le fatture. Il motivo sta dalla tua parte e non dalla nostra, e per una volta è una buona notizia nel seguito di questo articolo. Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi fra soggetti residenti o stabiliti in Italia «sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio», e una fattura emessa con modalità diverse si intende non emessa, con le sanzioni che ne seguono. Non è quindi un formato in più da aggiungere: è un canale con cui il programma deve saper parlare. Finché quel pezzo non è risolto come si deve, continua a emettere con il tuo programma di sempre o con il commercialista. Tutto il resto di questa pagina — il follow-up e la traccia di quello che hai fatto — funziona uguale.

Un ordine di passi che non rompe il rapporto

Prima la cosa importante: i primi passi non sono recupero crediti, sono servizio. Chi diventa giuridico subito perde un cliente per una fattura che, la maggior parte delle volte, era solo ferma su una scrivania.

1. Giorno 1 dopo la scadenza: telefona, non scrivere. Gentile e fattuale: «vedo che la fattura 2026-114 è ancora aperta, c’è qualcosa che non torna?» Una volta su due c’è un motivo pratico e si risolve nella stessa settimana.
2. Giorno 7: richiesta scritta. Con il numero della fattura, l’importo, una data nuova, e il promemoria che gli interessi e i quaranta euro stanno già correndo. Guarda il tempo del verbo: corrono dalla scadenza, non da questa email.
3. Giorno 14: una data ferma, con un mezzo che lascia traccia. Giuridicamente non ti serve perché gli interessi decorrano — quello è già fatto. Ti serve come prova di che cosa hai fatto e quando.
4. Poi: il decreto ingiuntivo. È quello che viene dopo, e vale la pena sapere prima che cosa richiede.

Il decreto ingiuntivo, e perché la tua fattura da sola non basta

Se arrivi a questo punto, la strada normale è il decreto ingiuntivo: chiedi al giudice un provvedimento che ingiunge al cliente di pagare, e lo chiedi senza che lui sia presente. Il giudice lo emette con decreto motivato da emettere entro trenta giorni dal deposito del ricorso, e ingiunge il pagamento nel termine di quaranta giorni, con l’avvertimento espresso che nello stesso termine può essere fatta opposizione e che, in mancanza, si procederà a esecuzione forzata.

Qui però c’è la differenza che conta, e va nella direzione meno comoda. In Spagna il proceso monitorio accetta come documento la tua stessa fattura, «aun unilateralmente creados por el acreedor». In Italia la condizione è che «del diritto fatto valere si dà prova scritta», e l’elenco di che cosa vale come prova scritta è più stretto.

• Gli estratti autentici delle scritture contabili del codice civile, nonché di quelle prescritte dalle leggi tributarie, purché tenute, anche con strumenti informatici, con l’osservanza delle norme stabilite dalla legge. La norma dice espressamente che questo vale per le prestazioni di servizi fatte da imprenditori che esercitano un’attività commerciale e da lavoratori autonomi, anche verso persone che non esercitano tale attività.
• Le fatture elettroniche trasmesse attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell’economia e delle finanze e gestito dall’Agenzia delle entrate. Questa riga è stata aggiunta al codice di procedura civile di recente, e ribalta il discorso del paragrafo precedente: l’obbligo che ti impedisce di fare la fattura qui dentro è anche quello che ti consegna il pezzo di carta più forte che puoi avere.
• Le polizze e promesse unilaterali per scrittura privata e i telegrammi, anche se mancanti dei requisiti prescritti dal codice civile. Un ordine scritto e firmato dal cliente, in altre parole, resta oro.

Il secondo punto in cui l’Italia è più severa della Spagna è l’avvocato. Il giudice di pace è competente per le cause relative a beni mobili di valore non superiore a diecimila euro; sopra quella soglia si va in tribunale, e davanti al tribunale «le parti debbono stare in giudizio col ministero di un procuratore legalmente esercente». Davanti al giudice di pace puoi stare in giudizio personalmente solo per cause di valore molto basso, e il giudice può autorizzarti a farlo anche oltre, con decreto, considerata la natura ed entità della causa. L’esenzione spagnola, dove la petición inicial non richiede né abogado né procurador, qui non esiste: mettila nel conto prima di decidere.

Se il cliente non fa opposizione nel termine, o si oppone e poi non si costituisce, il giudice dichiara il decreto esecutivo su istanza anche verbale. Se invece si oppone, il giudizio si svolge secondo le norme del processo di cognizione: l’opposizione non è una formalità da superare, è il momento in cui comincia una causa vera.

Ed è per questo che i passi scritti di prima contano tanto. Non sono burocrazia: sono quello che hai in mano quando arrivi qui.

Quanto tempo hai, e perché per un professionista è meno

La regola generale è lunga: salvi i casi in cui la legge dispone diversamente, i diritti si estinguono per prescrizione con il decorso di dieci anni. Dieci, non cinque come in Spagna e non cinque come nei Paesi Bassi.

Ma se eserciti una professione, c’è un secondo termine molto più corto che riguarda proprio il tuo compenso: si prescrive in tre anni il diritto «dei professionisti, per il compenso dell’opera prestata e per il rimborso delle spese correlative», e quel termine decorre dal compimento della prestazione. Per gli avvocati e i patrocinatori legali decorre dalla decisione della lite, dalla conciliazione o dalla revoca del mandato; per gli affari non terminati, dall’ultima prestazione.

Attenzione però a che cosa è quel termine di tre anni, perché non è quello che sembra. È una prescrizione presuntiva: la legge presume che tu sia stato pagato. Non è una porta che si chiude e basta. Se il cliente eccepisce la prescrizione e poi ammette in giudizio che l’obbligazione non è stata estinta, l’eccezione è rigettata; e tu puoi deferirgli il giuramento per accertare se il debito si è davvero estinto. È una presunzione che si può smontare, non una scadenza.

La conclusione pratica è la stessa in tutti e due i casi, e non è giuridica. Più aspetti, meno se ne ricorda qualcuno, meno documenti restano e più è probabile che l’azienda che ti deve i soldi non esista più. Una fattura di tre anni fa è già un problema, qualunque sia il termine che la riguarda.

Annotalo nella scheda del cliente

Ogni sollecito, ogni telefonata e ogni promessa va nel fascicolo. Tre righe per volta, con la data.

Ti serve per due motivi. Pratico: se si arriva al decreto ingiuntivo, devi poter mostrare che cosa hai fatto e quando. E commerciale: dopo un anno vedi quali clienti pagano tardi in modo strutturale, e quell’informazione ha il suo posto nel tuo prossimo preventivo — come termine più corto, o come acconto.

Prevenire è soprattutto pattuire

Tre cose che cambiano più di tutte, e tutte e tre si sistemano nel preventivo e non dopo.

Di’ quando fatturi. Alla consegna, a milestone, o in anticipo. Un cliente che lo sa prima ci ha adattato il suo budget.

Chiedi un acconto sui lavori grandi. Un trenta per cento all’avvio è normale in molti mestieri e si porta via il grosso del rischio. E ricorda che la legge ti lascia espressamente la facoltà di concordare pagamenti a rate: in quel caso, se una rata non è pagata alla data concordata, gli interessi e il risarcimento si calcolano esclusivamente sugli importi scaduti.

Metti il tuo termine di pagamento nel preventivo E sulla fattura. Non solo nelle condizioni generali, che lì non le legge nessuno. E se il preventivo è già partito e non arriva risposta, quella è un’altra faccenda: sta in hai mandato il preventivo, e adesso?.

Questa è una spiegazione, non consulenza legale

Se si tratta di un importo grande, di una discussione sul lavoro in sé, o di un cliente sull’orlo di una procedura concorsuale — passalo a un avvocato. L’ultimo caso, fra l’altro, esce dal campo di questa legge: i debiti oggetto di procedure concorsuali aperte a carico del debitore, comprese quelle finalizzate alla ristrutturazione del debito, sono esclusi espressamente.

Quelle sopra sono le regole principali. Ci sono eccezioni che dipendono dal caso, e il tasso cambia ogni semestre.