Che cosa annoti dopo una conversazione, e che cosa no

Tre righe, non un verbale

Un verbale dettagliato sembra la cosa più professionale e funziona al contrario. Costa dieci minuti, quindi lo rimandi a fine giornata, e a fine giornata non lo fai. E quando lo scrivi davvero, nessuno lo rilegge — nemmeno tu, perché quattro mesi dopo cerchi una cosa sola e devi attraversare una pagina intera.

Quello che annoti, invece, sta in tre righe:

• Che cosa vuole. Non il prodotto, il problema. «Perde i preventivi fra le email del telefono» serve; «interessato a un CRM» non serve.
• Che cosa gli hai detto o mandato. Quale importo, con quale condizione, che cosa ti sei impegnato a fare. È la riga che fra un mese ti evita una discussione.
• Che cosa lo sta frenando. Il socio che è fuori, i soldi che si liberano solo a gennaio, un contratto in corso fino a maggio, il commercialista che deve dare un occhio. È il campo più sottovalutato e quasi sempre il più utile.

E poi la parte che quasi tutti saltano

Una nota senza prossima azione è un archivio. Bella da rileggere, ma non fa mai niente da sé.

Mettici dietro un’attività con una data, anche se quella data è «fra due mesi». Quell’unico campo è la differenza fra un sistema che ti avvisa e una cartella in cui devi entrare tu. Come si sceglie quel ritmo sta in fare follow-up senza diventare insistente, e perché un’attività con una data si chiude davvero, in attività che finisci davvero.

Annota chi decide per davvero

In una piccola azienda italiana la conversazione è quasi sempre con chi comanda, e questo è un vantaggio: non c’è nessun comitato. Ma c’è una terza persona che non era davanti a te e che decide comunque.

«Questo lo devo far vedere al mio commercialista» è la frase più ripetuta della vendita alle piccole imprese in Italia, e non è una scusa: i numeri li tiene lui, e uno strumento nuovo passa da là. Lo stesso vale per il socio, o per il figlio o la figlia che ha preso in mano l’attività. Scrivi il nome e la scadenza, non «ci deve pensare»: «lo vede con il commercialista martedì 24» è quello che fra due settimane ti permette di richiamare senza ripartire da zero.

Quello che vi siete detti su WhatsApp non è nella tua posta

Con un cliente piccolo buona parte delle cose passa per WhatsApp, e lì non c’è archivio che tenga: il messaggio resta fra altri quattrocento, in un telefono, senza niente che lo colleghi all’azienda.

Per questo la nota non è burocrazia, è traduzione. Un messaggio di due righe che dice «alla fine restiamo sull’opzione da dodici utenti» passa nella scheda in venti secondi, e lì lo trova chi gli serve — te compreso, il giorno in cui quel telefono finisce nell’acqua.

Che cosa è meglio non scrivere

Un campo di note sembra privato e non lo è. Il tuo collega lo legge, una persona nuova lo leggerà fra un anno, e la persona stessa ha il diritto di sapere quali dati tieni su di lei.

Quel diritto di accesso non è una formalità teorica: come spiega il Garante per la protezione dei dati personali, il termine per la risposta è di un mese per tutti i diritti, estendibile fino a tre mesi nei casi di particolare complessità, e l’esercizio del diritto è in linea di principio gratuito per l’interessato. Quindi la prova prima di premere salva è molto concreta: lo scriveresti uguale se lo stesse leggendo lui? Se no, lì non va.

In pratica si tratta di giudizi sulle persone («un tipo difficile»), di appunti sulla salute o sulle condizioni personali — quelle sono le categorie particolari di dati, il cui trattamento è in prima battuta vietato e ha regole molto più severe — e di supposizioni su quello che fa la concorrenza. Lo stesso Garante mette fra i doveri la minimizzazione dei dati: adeguati, pertinenti e limitati a quanto serve. Che cosa puoi tenere e per quanto tempo sta in dati dei clienti e GDPR.

Quando lo fai

Subito dopo la conversazione, prima di aprire qualunque altra cosa. Non per disciplina, ma perché è il momento in cui costa meno: ce l’hai in testa e non c’è niente da ricostruire.

Se non puoi perché sei in strada, dettalo al telefono e passalo la sera. È peggio che farlo sul momento, e molto meglio che non farlo.

Un esempio

Così è quando funziona. Non è bello, è utile:

«Vuole smettere di tenere i preventivi sul telefono, ne perde metà fra le chat. Preventivo mandato da 240 € all’anno per tutta l’azienda, quattordici giorni di prova. Aspetta l’ok del commercialista, che torna il 18.»

Tre frasi, quaranta secondi di lavoro. Se lo chiami fra sei settimane cominci con «il commercialista poi l’ha visto?» invece di «dove eravamo rimasti?» — e quella differenza si sente dall’altra parte del telefono.

Dove finisce tutto questo in Nermio

La nota si salva nella scheda dell’azienda e compare anche come una riga della cronologia, quindi più avanti vedi non solo che cosa vi siete detti, ma anche quando. E l’attività che le metti dietro torna da sola nella tua schermata Oggi il giorno giusto, con l’azienda accanto.