Attività che finisci davvero

Un’attività è una cosa che fai tu, in un giorno

Sembra ovvio, ed è esattamente il punto in cui va storto. «Seguire Bianchi» non è un’attività: non dice che cosa fai e non dice quando. Resta lì perché ogni volta devi prima pensarci, e pensarci è la cosa che alle quattro e mezza non fai più.

«Chiamare Marco Bianchi per il preventivo, martedì» è un’attività. La leggi e sai subito se adesso la puoi fare.

Dentro devono stare tre cose: che cosa fai, con chi, e in che giorno. Se ne manca una, non è un’attività ma un buon proposito.

Un responsabile solo, anche se siete in due

Un’attività senza un nome non la fa nessuno. In un’azienda di cinque persone sembra esagerato mettere un responsabile su ogni riga — si sa già chi fa che cosa — ma è proprio nelle squadre piccole che si sbaglia sul presupposto che ci stesse l’altro.

Non perdi un lavoro perché qualcuno era pigro, lo perdi perché in due pensavate entrambi che fosse sistemato. Un nome lo evita, e non serve altro.

Il tipo fa già metà del lavoro

In Nermio un’attività ha un tipo: Chiamare, Inviare un’email, Riunione, Attività. Sembra una comodità per i filtri, e invece è la parte che ti costringe a decidere: se non sai quale dei quattro scegliere, quello che hai scritto non era ancora un’attività.

C’è un tipo che in Italia non è una domanda di agenda ma di consenso, e vale la pena saperlo prima di programmarlo. Una email pubblicitaria o di vendita diretta è ammessa «con il consenso del contraente o utente» (articolo 130 del Codice Privacy), e l’articolo 9, comma 2, del d.lgs. 70/2003 aggiunge che «la prova del carattere sollecitato delle comunicazioni commerciali è onere del prestatore»: se qualcuno te lo contesta, la prova la porti tu.

Tradotto: verso un contatto freddo l’attività che programmi è Chiamare, non Inviare un’email, a meno che non ci sia un consenso che puoi mostrare. Dove passa la riga, con i casi in cui la email invece si può: posso mandare questa email?.

Perché un’attività resta lì

Se una riga sta ferma da due settimane, quasi sempre è uno di questi tre motivi:

1. È troppo grande. «Fare il preventivo per Hofmann» è un pomeriggio di lavoro, non un’attività. Spezzala finché resta qualcosa che sta in venti minuti: «cercare i prezzi per Hofmann».
2. Non è tua. Ti serve un’informazione che ha un’altra persona e che non hai. Allora l’attività vera è «chiedere a Nadia i dati della sede», e solo dopo viene il resto.
3. Non la vuoi fare. Di solito è una telefonata che preferisci rimandare. Quello non è un problema di pianificazione: si risolve facendola domani per prima, prima di aprire qualsiasi altra cosa.

Agosto, e le date che non esistono

Una riga di questo elenco si riconosce da lontano: il richiamo programmato per l’11 agosto. Non lo farai, e se anche lo fai non risponde nessuno. Vale per la settimana di Ferragosto e, in misura minore, per i giorni attaccati a un ponte.

Non è un dettaglio di galateo, è igiene dell’elenco: ogni data che nessuno poteva rispettare ti insegna a ignorare le date, e un elenco di cui ignori le date ha smesso di servire. Quando concordi il richiamo in luglio, concordalo per la prima settimana di settembre e scrivi nella nota perché.

Lo stesso vale al contrario: a settembre non trovare strano che tutto si muova insieme. Chi conta i giorni di silenzio di un’opportunità li conta da settembre, e il motivo sta in l’opportunità ferma da settimane.

Che fai con le righe in ritardo

Un elenco con trenta attività scadute non si salva lavorando di più. Fai questa cosa una volta, e poi mai più su quella scala:

Scorrile e per ogni riga fatti una domanda sola: questa la faccio davvero questa settimana? Se no, scegli tra buttarla e darle una data nuova. Buttare è quasi sempre giusto: se una cosa è potuta restare lì tre settimane senza conseguenze, non era un’attività ma un pensiero.

Quello che resta è un elenco che corrisponde al vero, e un elenco che corrisponde al vero la mattina lo apri.

L’unica regola che tiene in piedi tutto

Dopo ogni conversazione: tre righe e un passo successivo con una data. È tutta l’abitudine, e fa due cose insieme — la scheda resta giusta e l’attività nasce nel momento in cui ancora ti ricordi perché.

Se l’attività la crei dopo, devi ricostruire la conversazione, e allora diventa «seguire» invece di qualcosa di concreto. Più su questo: che cosa annoti dopo una conversazione.

La mattina la schermata Oggi mostra solo le attività di oggi e quelle in ritardo. Quella schermata è utile esattamente quanto è vero il tuo elenco: è lo stesso motivo per cui buttare una riga è una scelta e non una resa.