Nettoyer son fichier clients

Commencez par les doublons

C’est la plus grosse catégorie et le gain le plus facile. Les doublons naissent parce que quelqu’un a tapé « Janssens SRL » alors que « Janssens BVBA » existait déjà, ou parce que le même client est entré par deux canaux.

Triez votre liste d’entreprises par nom et parcourez-la une fois. Les doublons se retrouvent côte à côte et se repèrent en une demi-heure.

Fusionnez plutôt que de supprimer : l’historique des deux doit se retrouver ensemble. Si votre outil ne sait pas le faire, recopiez les notes à la main avant d’en supprimer une — sinon vous perdez exactement ce qui comptait.

Un doute sur deux noms qui pourraient être la même entreprise ? Le numéro d’entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises tranche. Un numéro, une entreprise, peu importe comment quelqu’un a orthographié la raison sociale.

Ensuite les personnes

Les contacts vieillissent plus vite que les entreprises. Les gens changent de poste, et chez une entreprise que vous n’avez pas eue depuis un an, il y a de bonnes chances que votre interlocuteur n’y soit plus.

Vous n’avez pas à enquêter. Marquez ce dont vous n’êtes pas sûr et vérifiez-le au moment où vous appelez de toute façon. Une question — « c’est toujours vous qui suivez ce sujet ? » — suffit.

Ce que vous faites tout de suite, en revanche : un contact dont vous savez qu’il est parti, vous le supprimez ou le désactivez. Un nom qui ne travaille plus là et qui reste dans votre liste est la raison pour laquelle quelqu’un enverra un jour un devis à la mauvaise personne.

Sept ans — mais faites attention à ce que vous lisez

C’est le point où une page périmée peut vous coûter cher, parce que le chiffre belge a changé deux fois en trois ans.

Il était de sept ans. Il est passé à dix en 2022. Il est redescendu à sept fin 2025. La loi du 18 décembre 2025 portant des dispositions diverses, parue au Moniteur belge du 30 décembre 2025, remplace à son article 97 le mot « dix » par le mot « sept » à l’article 60 du Code de la TVA, au § 3 et au § 4, alinéa 1er. Et son article 101 précise que la mesure s’applique aux taxes devenues exigibles à partir du 1er janvier 2023 — autrement dit, elle remonte jusqu’au moment où les dix ans avaient commencé.

La même loi fait le même mouvement du côté de l’impôt sur les revenus : son article 91 remplace « dixième » par « septième » à l’article 315, alinéa 3, du Code des impôts sur les revenus 1992, à partir de l’exercice d’imposition 2023.

Concrètement, ce que vous devez garder :

• Sept ans pour vos factures et copies de factures — article 60, § 3, du Code de la TVA.
• Sept ans pour vos livres et les autres documents prescrits par le Code de la TVA : documents comptables, contrats, pièces de commande, extraits de compte, documents de paiement — article 60, § 4.
• Sept ans pour les pièces justificatives de votre comptabilité, et trois ans seulement pour celles qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard de tiers — article III.86 du Code de droit économique. Ce texte-là n’a pas bougé ; c’est le fiscal qui est revenu s’aligner sur lui.

Le point de départ n’est pas la date de la facture. L’article 60 fait courir le délai à partir du 1er janvier de l’année qui suit la date d’émission, ou la clôture s’il s’agit d’un livre. Une facture de mars 2026 se conserve donc jusqu’à la fin 2033, pas jusqu’en mars 2033.

Une exception à ne pas rater pendant un grand tri, parce que ce sont précisément les pièces qui ont l’air vieilles : l’article 60, § 4, dernier alinéa, autorise le Roi à prolonger le délai pour permettre le contrôle des révisions de déduction. Les pièces d’un bien d’investissement, et singulièrement d’un immeuble, vivent donc plus longtemps que sept ans. Ne les jetez pas sur la foi du chiffre général — c’est une question pour votre comptable.

Et la mise en garde qui vaut pour tout le reste de l’internet francophone : un article français vous dira dix ans (article L.123-22 du Code de commerce) et cinq ans pour la correspondance commerciale (article L.110-4). Ces articles n’existent pas en droit belge. Si vous êtes établi en Belgique, ce ne sont pas vos durées.

Ce que vous ne devez plus garder

L’autre moitié du tri, et celle à laquelle la plupart des gens ne pensent pas. Le RGPD interdit de conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité (article 5.1.e). Votre autorité de contrôle est l’Autorité de protection des données (APD).

Et ici, soyons honnêtes : la Belgique n’a pas de règle chiffrée. L’APD ne publie pas de référentiel comparable aux durées de la CNIL. Dans sa recommandation d’initiative 01/2025 sur le marketing direct, elle écrit que fixer une durée est « un exercice complexe qui dépendra des circonstances factuelles précises », et donne un seul principe utilisable tel quel : les données d’un prospect doivent être conservées moins longtemps que celles d’un client.

Il existe malgré tout un repère, et il vient d’une décision, pas d’un référentiel. Dans sa décision 146/2024 du 28 novembre 2024, la Chambre Contentieuse de l’APD a jugé huit ans disproportionné et estimé qu’« une durée de conservation de maximum 3 ans à compter de la dernière activité serait suffisante ». Elle ajoute elle-même que cette durée « est alignée avec les pratiques actuelles recommandées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ».

Autrement dit : le repère des trois ans existe aussi en Belgique, mais comme un emprunt au voisin dans une affaire précise — pas comme une règle que l’APD aurait posée pour tout le monde. Traitez-le comme un plafond raisonnable à justifier, pas comme une autorisation automatique. Voir aussi garder le contact avec ses clients : chaque échange fait repartir le compteur, donc un client que vous appelez chaque trimestre ne pose jamais la question.

Les deux règles ne se contredisent pas

C’est la confusion la plus fréquente, et elle a une réponse simple : ce ne sont pas les mêmes documents.

Vos factures restent sept ans parce que le Code de la TVA l’exige — même si le client est parti, même s’il demande leur effacement. Votre fiche de prospect, avec son numéro de GSM et vos notes de conversation, n’est adossée à aucune pièce comptable et n’a plus de raison d’être une fois le contact éteint.

Autrement dit : vous pouvez supprimer un dossier client et garder ses factures. C’est même ce qu’il faut faire. Si votre outil ne permet pas cette distinction, ce n’est pas un détail de paramétrage mais un vrai problème — voir récupérer ses données. Les bases juridiques sont reprises dans données clients et RGPD.

En Belgique, nettoyer veut dire effacer

Si vous lisez un guide allemand, vous tomberez sur une règle qui n’existe pas ici : le § 35 de la loi fédérale allemande prévoit que la limitation du traitement remplace l’effacement tant qu’une obligation de conservation s’y oppose. Un grand tri devient là-bas un verrouillage.

La loi belge du 30 juillet 2018 ne contient rien de tel pour une entreprise. Elle connaît bien une disposition qui autorise à limiter le traitement au lieu d’effacer, mais celle-ci figure dans le titre qui transpose la directive 2016/680 — police, parquets, exécution des peines. Le titre qui exécute le RGPD, celui qui vous concerne, ne prévoit aucun mécanisme de ce genre.

Pour votre nettoyage, cela veut dire deux choses. Si quelqu’un demande l’effacement et qu’une pièce est encore sous délai de conservation, vous n’avez pas à effacer cette pièce — mais cela découle de l’article 17.3.b du RGPD, directement du règlement, pas d’un texte belge. Tout le reste, ce qui n’est sous aucun délai, vous l’effacez vraiment, sans passer par un blocage.

Ce qui reste vrai malgré tout : une facture conservée ne peut plus servir à autre chose. La conservation est alors la seule finalité qui vous reste — pas de campagne, pas d’analyse, pas d’appel sur cette base. Cela vient de la limitation des finalités (article 5.1.b du RGPD), et non d’une interdiction belge. En pratique vous arrivez souvent au même résultat qu’une entreprise allemande ; la différence est d’où la règle vient.

Les notes qu’il vaut mieux retirer

Pendant le nettoyage, parcourez aussi vos champs de notes. Il s’y trouve souvent quelque chose qui n’a rien à y faire : un jugement sur une personne, une remarque sur sa santé ou sa situation privée, une spéculation que vous ne diriez jamais à voix haute.

Le test : le diriez-vous si le client lisait par-dessus votre épaule ? En vertu de l’article 15 du RGPD, toute personne peut demander une copie des données que vous détenez sur elle, vos notes comprises. Et une donnée de santé relève de l’article 9 : elle n’a rien à faire dans une note commerciale.

Ces notes sont aussi la partie la plus simple du tri : elles ne sont adossées à aucune pièce, aucun délai du Code de la TVA ne les protège, donc rien ne s’oppose à leur suppression.

Un nettoyage de deux heures

Faites-le dans cet ordre et vous en avez pour une après-midi :

1. Triez par nom et fusionnez les doublons ; tranchez les cas douteux avec le numéro d’entreprise.
2. Marquez les entreprises avec lesquelles vous n’avez rien eu depuis plus de deux ans.
3. Supprimez ou désactivez les contacts dont vous savez qu’ils sont partis.
4. Séparez ce qui est une pièce comptable de ce qui est une simple note commerciale. La première est sous délai, la seconde ne l’est pas.
5. Parcourez les notes de ces vieux dossiers et retirez ce qui n’a rien à y faire.
6. Fixez une durée pour vos données de prospection, écrivez-la quelque part, et supprimez ce qui tombe en dehors — en laissant votre comptabilité tranquille.

Ce que vous ne faites pas : supprimer tout ce qui est sans contact depuis longtemps. Un client d’il y a quatre ans n’est pas un déchet, c’est un des meilleurs leads que vous ayez. Ancien n’est pas un motif de suppression ; sans finalité, oui.

Et ensuite, plus jamais

Un grand nettoyage annuel veut dire que vous travaillez onze mois avec un fichier sale. Mieux vaut qu’il reste propre tout seul, et une seule habitude y suffit : mettez le dossier à jour au moment où vous parlez à quelqu’un.

Vous corrigez alors un numéro faux à la seconde où vous constatez qu’il est faux, au lieu de le noter pour plus tard. Plus tard n’arrive pas, et dans un an vous voilà reparti pour deux heures de tri.