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Travailler ensemble, sans que chacun puisse tout

Ajouter des collègues ne coûte rien de plus, vous n’avez donc pas à choisir qui entre. Ce que quelqu’un peut faire, vous le fixez avec son rôle.

Un accès que toute l’équipe partage

Dans beaucoup de petites entreprises, un CRM facture par utilisateur. Le résultat est prévisible : on crée un compte, et on le partage. Avec cela disparaît la seule chose pour laquelle un système commun existe — car vous ne pouvez plus voir qui a fait quoi, et personne ne se sent responsable d’une affaire.

L’inverse est tout aussi désagréable. Donnez à tout le monde un accès complet, et la personne qui tient la liste à jour peut aussi supprimer un dossier d’entreprise entier. Non par malveillance, mais parce que supprimer est à côté d’enregistrer.

Quatre rôles, et la limite est dans la base de données

Chaque collègue reçoit son propre accès et un rôle dans l’organisation. Ce rôle décide de ce qu’il peut : tout, presque tout, le travail quotidien, ou seulement regarder.

Plus important que les rôles est l’endroit où ils sont appliqués. Non pas en masquant un bouton, mais dans la base de données : si un compte en lecture seule demande une modification, la base refuse — y compris lorsque la demande ne passe pas par les écrans. Un contrôle que quelqu’un a oublié dans le code ne passe pas cette limite.

Par-dessus cela, ce que quelqu’un modifie est consigné : qui, quoi, quand — et aussi les tentatives qui ont été refusées. Ce n’est pas de la surveillance des salariés, mais la réponse à « qui a changé cela », donc à la question qu’on pose au moment qui s’y prête le moins.

Votre appartenance à une organisation ne dépend pas non plus de votre accès : elle est enregistrée à part. Avec le même compte, vous pouvez donc appartenir à plus d’une organisation, et les données de ces organisations ne se rencontrent jamais.

Les membres de l’équipe avec leur rôle, et ce que chaque rôle permet.

Ce que vous réglez vraiment

  • Inviter par adresse e-mail

    Vous invitez quelqu’un à son adresse, avec le rôle dans l’invitation. Il voit d’abord quelle organisation l’invite et dans quel rôle, puis il accepte. Un bouton qui vous rattache sans explication à une organisation inconnue n’est pas une invitation.

  • Propriétaire et manager

    Peuvent tout faire dans le CRM, y compris supprimer définitivement des données. La gestion de l’équipe reste au propriétaire : qui peut changer les rôles peut se nommer propriétaire et exclure tous les autres. La suppression demande au préalable une confirmation avec le nom dans la question ; ce n’est donc jamais un clic malheureux.

  • Utilisateur

    Le travail quotidien : créer et modifier des entreprises, des contacts, des affaires, des tâches et des notes. Pas gérer l’équipe, pas supprimer définitivement.

  • Lecture seule

    Regarder et ne rien modifier. Pour un comptable, un conseiller ou quelqu’un qui vient d’arriver — et la base de données ne le laisse simplement pas écrire.

À lire ensuite

Invitez un collègue

Saisissez une entreprise, donnez à votre collègue le rôle qui lui convient, et voyez si vous retrouvez tous les deux le travail de l’autre.

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