Tableur ou CRM : à quel moment changer ?

Quatre signaux qu’il devient trop étroit

Si vous en reconnaissez deux, vous perdez probablement déjà du chiffre d’affaires au profit de votre administration.

1. Vous n’êtes plus le seul à y travailler. Deux personnes dans un fichier, cela veut dire deux versions, et la bonne est toujours celle que vous n’avez pas ouverte. Un dossier partagé ne règle pas cela ; il déplace le problème vers celui qui a enregistré en dernier.
2. Vous oubliez de rappeler. Un tableur ne vous rappelle rien. Dès que vous prenez des engagements qui portent sur des semaines ou des mois, il vous faut quelque chose qui donne un signal de lui-même.
3. Vous ne retrouvez pas ce qui a été dit. Une cellule avec « appelé » n’est pas un historique. Le jour où vous devez rappeler un client que vous aviez eu quatre mois plus tôt et que vous commencez par « où en étions-nous ? », cela s’entend.
4. Votre vente comporte plusieurs étapes. Un devis qui passe d’abord par les achats, une visite sur site, une commande d’essai — un tableur ne retient pas d’ordre, donc vous ne savez pas où en est quelque chose sans relire la ligne entière.

Trois raisons de rester

Vous avez moins d’une cinquantaine de relations et vous travaillez seul. Un CRM est alors la solution d’un problème que vous n’avez pas. Mettez un rappel dans votre agenda et c’est réglé.

Vous vendez en une conversation. Qui livre directement sans phase de devis n’a pas d’étapes à suivre. Une liste de noms et un logiciel de facturation suffisent.

Vous venez de commencer. Les premiers mois portent sur le fait de trouver des clients, pas sur celui de les suivre. Mettre en place un outil avant qu’il n’y ait quoi que ce soit dedans, c’est surtout du travail.

Ce que le changement coûte vraiment

La plus grosse erreur de calcul n’est pas l’argent mais l’attention. Un CRM coûte quelques dizaines d’euros par mois ; le vrai risque, c’est que personne ne le tienne et que dans trois mois vous ayez deux systèmes au lieu d’un.

C’est pourquoi la question qui compte au moment de choisir n’est pas ce qu’un outil sait faire, mais si vous tenez le coup un mardi après-midi à seize heures quinze. Comment s’y prendre, c’est dans mettre en place un CRM sans projet.

N’emportez pas votre désordre

Si vous changez, la tentation est grande d’importer tout le tableur. Ne le faites pas d’un coup. Ce fichier est plein d’entreprises qui n’existent plus, d’interlocuteurs qui travaillent ailleurs et d’adresses d’il y a trois déménagements.

Mettez-y ce qui est en cours — en général dix à quarante lignes — et ajoutez le reste au moment où vous reparlez à quelqu’un. Votre fichier est alors juste dès le premier jour, et cela vaut plus que l’exhaustivité. La méthode détaillée est dans importer un fichier Excel.

Un détail français qui compte

Si votre tableur sert aussi à tenir vos devis, vos bons de commande ou votre correspondance commerciale, il n’est plus seulement un outil de travail : il devient une pièce que vous devez conserver. Les contrats et la correspondance commerciale se conservent cinq ans (article L.110-4 du Code de commerce), les pièces comptables dix ans (article L.123-22 du Code de commerce), et un document qui sert aux deux suit la durée la plus longue.

Cela ne plaide ni pour ni contre le tableur. Cela veut simplement dire qu’un fichier qu’on « nettoie » en supprimant des lignes n’est pas toujours un fichier qu’on a le droit de nettoyer. Le partage entre ce qui doit partir et ce qui doit rester est dans nettoyer son fichier clients.

Un intermédiaire qui suffit souvent

Si vous hésitez, voici l’expérience la moins chère : gardez votre tableur, mais ajoutez-y deux colonnes — prochaine étape et quand. Remplissez-les scrupuleusement pendant quatre semaines.

Si vous y arrivez, vous avez réglé votre problème sans rien acheter. Si vous n’y arrivez pas, vous savez maintenant exactement pourquoi il vous faut autre chose : non pas pour stocker davantage, mais pour qu’on vous le rappelle.