Vos données
Importer son fichier Excel sans emporter le désordre
Pourquoi il ne faut pas tout reprendre, comment préparer votre fichier, et les cinq erreurs qui rendent un import inutilisable.
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La question préalable : faut-il tout reprendre ?
Presque tout le monde commence par importer le fichier entier. Cela donne l’impression d’être rigoureux et c’est en général le mauvais choix.
Votre ancienne liste est pleine d’entreprises qui n’existent plus, d’interlocuteurs qui travaillent ailleurs, et d’adresses d’il y a trois déménagements. Importer, c’est déménager ce désordre, et il se retrouve ensuite dans votre nouvel outil, où vous ne vous en occuperez pas davantage.
Un meilleur démarrage : mettez-y ce sur quoi quelque chose est en cours — en général dix à quarante lignes — et ajoutez le reste au moment où vous reparlez à quelqu’un. Votre fichier est alors juste dès le premier jour.
Si vous importez tout de même tout, faites-le après le nettoyage et non avant. Voir nettoyer son fichier clients.
D’où viennent ces lignes ?
Une question qui ne se pose pas tant que la liste dort dans un tableur, et qui se pose à l’import : savez-vous, pour chaque ligne, d’où vient l’adresse ?
Si ce sont vos propres clients et vos propres contacts, la réponse est évidente. Si une partie vient d’un fichier acheté ou d’une liste récupérée ailleurs, elle ne l’est pas — et la CNIL demande alors que la personne soit informée de l’origine de ses données et puisse s’y opposer, dès le premier message que vous lui envoyez.
La conséquence pratique est simple : prévoyez une colonne « origine » et remplissez-la pendant la préparation, pas après. C’est deux minutes dans Excel et c’est impossible à reconstituer six mois plus tard. Voir ai-je le droit d’envoyer cet e-mail.
Préparer votre fichier
Un bon import commence dans Excel, pas dans le CRM. Quatre choses, et elles coûtent vingt minutes au total :
- Une ligne est une chose. Une ligne par entreprise, ou une ligne par contact — pas les deux mélangés. S’il y a deux interlocuteurs dans une cellule, séparez-les d’abord.
- Une colonne est une donnée. « Jansen SARL, Lille » dans une cellule doit devenir deux colonnes. Un écran d’import ne peut pas le deviner pour vous.
- La première ligne, ce sont les en-têtes, et rien au-dessus. Un titre, un logo ou une ligne vide au-dessus de vos en-têtes fait lire votre premier client comme un nom de colonne.
- Retirez la mise en forme qui porte du sens. Un fond jaune qui veut dire « important » ne suit pas. Faites-en une colonne avec le mot dedans, sinon cette information disparaît à l’enregistrement.
Le CSV, et le piège du point-virgule
La plupart des outils veulent un CSV : un fichier texte où les colonnes sont séparées par un caractère. En France, Excel y met par défaut un point-virgule et non une virgule, parce que la virgule est ici le séparateur décimal.
C’est utile à savoir quand un import a l’air bizarre : toutes les données dans une seule colonne veut généralement dire que le séparateur ne correspond pas. La plupart des écrans d’import permettent de le régler.
Enregistrez en CSV UTF-8 si l’option existe. Cela évite l’erreur classique où les accents et le signe euro deviennent des caractères illisibles — et vous ne le remarquez qu’une fois mille lignes en place.
Cinq erreurs qui rendent un import inutilisable
- Les numéros de téléphone en nombre. Excel retire le zéro initial, et 06 12 34 56 78 devient 612345678. Passez la colonne en texte avant d’enregistrer.
- Les dates au format américain. 03/04/2026 est ici le 3 avril et là-bas le 4 mars. Vérifiez après l’import une date que vous connaissez.
- Le même client sous deux noms. « Jansen SARL » et « Jansen S.A.R.L. » deviennent deux entreprises. Triez par nom et regardez avant d’importer, pas après.
- Des colonnes vides que vous reliez quand même. Vous obtenez cent champs vides qui ont l’air d’avoir dû contenir quelque chose. Ne reliez que ce qui est rempli.
- Importer deux fois après une erreur. L’erreur la plus fréquente de toutes : la première tentative a à moitié échoué, et la seconde met tout en double. Regardez d’abord si l’outil propose un aperçu.
Regardez d’abord ce qui va se passer
Un écran d’import qui montre ce qu’il va faire avant de le faire est la différence entre une après-midi tranquille et une soirée de rangement. Vérifiez sur un nouvel outil que cela existe.
Sinon, faites votre propre essai : importez d’abord cinq lignes, regardez si tout est à la bonne place, puis faites le reste. Cela coûte cinq minutes et vous évite la situation où mille entreprises ont leur ville dans le champ du numéro de téléphone.
Après l’import
Deux vérifications, chacune en cinq minutes. Comptez si le nombre d’entreprises correspond au nombre de lignes de votre fichier — si cela diffère, des lignes ont été sautées et vous voulez savoir lesquelles. Et ouvrez trois entreprises au hasard pour voir si les champs sont à la bonne place.
Puis la partie qui compte : mettez sur les affaires en cours une prochaine étape avec une date. Un fichier importé sans prochaines étapes est un répertoire, pas un CRM.