Récupérer ses données, et pourquoi cela compte

Ce que contient un export complet

Un export limité aux entreprises et aux contacts est un répertoire. Vous l’aviez déjà. Ce qui compte est la couche en dessous :

• Entreprises et contacts, avec tous les champs que vous avez remplis.
• Affaires, avec le montant, l’étape, le propriétaire et le motif pour lequel vous les avez perdues.
• Tâches, ouvertes et terminées.
• Notes et historique. C’est le plus important et c’est ce qui manque le plus souvent. Vos notes de conversation sont la seule chose, dans votre CRM, que vous ne retrouverez nulle part ailleurs.

Un export sans les notes, c’est un album photo sans les photos : la structure est là et le contenu a disparu.

Comment le tester avant d’acheter

Faites-le pendant votre période d’essai, quand vous n’êtes encore engagé à rien. Cela coûte dix minutes.

Mettez-y cinq entreprises avec une note et une affaire. Exportez. Ouvrez le fichier. Les notes y sont-elles ? Est-il indiqué qui les a écrites et quand ? Pouvez-vous l’ouvrir dans Excel sans que les accents deviennent des caractères étranges ?

Ce que vous voyez là est ce que vous obtiendrez dans trois ans. Et si l’export passe par une demande au support, vous le savez aussi — ce qui est une réponse en soi.

Le droit qui vous appuie des deux côtés

Ce point ne se résume pas à « c’est aussi une question de RGPD ». Il y a un article précis, et il joue dans les deux sens.

Vers vos clients : une personne peut demander quelles données vous détenez sur elle, demander leur rectification ou leur effacement, et — c’est l’article 20 du RGPD — demander à les recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, voire à les faire transférer directement à un autre responsable de traitement quand c’est techniquement possible. Vous êtes responsable de cela, même si le logiciel vient de quelqu’un d’autre. Si vous ne pouvez pas accéder à vos propres données, vous ne pouvez pas exécuter ces demandes, et ce n’est alors pas un désagrément mais un manquement qui est le vôtre.

Vers votre fournisseur : le même article décrit assez bien ce qu’un export décent doit être. Un CSV complet, ouvrable, avec les notes et leurs auteurs, coche la définition. Un PDF de vos fiches ne la coche pas. Vous n’avez pas à invoquer un texte pour obtenir cela, mais vous savez au moins à quoi comparer la réponse qu’on vous donne.

Plus à ce sujet dans données clients et RGPD.

Exportez même si vous restez

Une fois par an, et rangez le fichier là où vous le retrouverez. Ce n’est pas de la méfiance mais le même principe qu’une sauvegarde.

Trois choses contre lesquelles cela protège. Un fournisseur qui s’arrête ou se fait racheter. Une panne qui dure plus longtemps que vous ne pouvez tenir. Et une facture impayée pendant que vous êtes en vacances, après quoi votre compte se verrouille.

C’est cinq minutes de travail par an et cela retire une catégorie entière de dépendance.

Et ce que vous devez garder, même après

Un point proprement français qui va dans l’autre sens : tout ne se supprime pas quand vous arrêtez.

Vos pièces comptables — factures en tête — se conservent dix ans (article L.123-22 du Code de commerce). Vos contrats et votre correspondance commerciale, cinq ans (article L.110-4). Un document qui sert aux deux suit la durée la plus longue.

Autrement dit, un export annuel n’est pas seulement une précaution contre un fournisseur : c’est souvent la façon la plus simple de tenir une obligation que vous avez de toute manière. Le partage entre ce qui doit partir et ce qui doit rester est dans nettoyer son fichier clients.

Une remarque honnête

Ce texte est écrit par un éditeur de CRM, et le conseil revient à dire que vous devez pouvoir partir. Ce n’est pas de la générosité : c’est la seule position défendable.

Un fournisseur qui rend le départ difficile vous dit quelque chose sur la façon dont il compte garder ses clients. Une entreprise qui doit vous convaincre tous les mois fait plus d’efforts qu’une entreprise qui sait que vous ne pouvez pas partir. C’est un argument que vous pouvez utiliser avec n’importe quel fournisseur, y compris avec nous.