Des tâches que vous terminez vraiment

Une tâche, c’est quelque chose que vous faites, un jour donné

Cela paraît évident et c’est exactement là que ça dérape. « Relancer Bakker » n’est pas une tâche : cela ne dit ni ce que vous faites ni quand. Cela reste en plan parce qu’il faut y réfléchir à chaque fois, et réfléchir est précisément ce que vous ne faites plus à seize heures quinze.

« Appeler Peter Bakker au sujet du devis, mardi » est une tâche. Vous la voyez et vous savez immédiatement si vous pouvez la faire maintenant.

Trois choses doivent y figurer : ce que vous faites, avec qui, et quel jour. S’il en manque une, ce n’est pas une tâche mais une intention.

Un propriétaire, même quand vous êtes deux

Une tâche sans nom n’est faite par personne. Dans une entreprise de cinq personnes, mettre un propriétaire partout paraît excessif — tout le monde sait bien qui fait quoi — mais c’est justement dans les petites équipes que cela casse sur la supposition que l’autre s’en occupait.

Cela ne vous coûte pas une affaire parce que quelqu’un a été paresseux, mais parce que deux personnes pensaient toutes deux que c’était réglé. Un nom suffit à l’éviter, et ce n’est rien de plus que cela.

Pourquoi une tâche reste en plan

Si quelque chose traîne depuis deux semaines, c’est presque toujours l’une de ces trois choses :

1. Elle est trop grosse. « Faire le devis pour Hofman » est une après-midi de travail, pas une tâche. Découpez-la jusqu’à ce qu’il reste quelque chose qui tienne en vingt minutes : « retrouver les prix pour Hofman ».
2. Elle ne vous appartient pas. Vous avez besoin d’une information que quelqu’un d’autre détient et que vous n’avez pas. La vraie tâche est alors « demander à Nadia les coordonnées de l’établissement », et l’autre ne vient qu’après.
3. Vous ne voulez pas la faire. En général un appel que vous préférez repousser. Ce n’est pas un problème de planification ; cela se règle en la faisant demain matin en premier, avant d’ouvrir autre chose.

Ce que vous faites des lignes en retard

Une liste de trente tâches en retard ne se sauve pas en travaillant plus dur. Faites ceci une fois, et plus jamais à cette échelle :

Parcourez-les et posez une seule question par ligne : est-ce que je vais vraiment faire ça cette semaine ? Si non, vous choisissez entre jeter et remettre une date. Jeter est presque toujours le bon choix — si quelque chose a pu traîner trois semaines sans conséquence, ce n’était pas une tâche mais une pensée.

Ce qui reste est une liste juste, et une liste juste, vous l’ouvrez le matin.

La seule règle qui fait tourner le reste

Après chaque conversation : trois lignes et une prochaine étape avec une date. C’est toute l’habitude, et elle fait deux choses à la fois — votre dossier reste juste et votre tâche naît au moment où vous savez encore pourquoi.

Si vous créez la tâche plus tard, il faut reconstituer la conversation, et cela devient « relancer » au lieu de quelque chose de concret. Plus à ce sujet dans ce que vous notez après un rendez-vous.