Ce que vous notez après un rendez-vous, et ce que vous ne notez pas

Trois lignes, pas un compte rendu

Un compte rendu détaillé donne l’impression du sérieux et produit l’inverse. Il coûte dix minutes, donc vous le reportez à la fin de la journée, et là vous le sautez. Et si vous l’écrivez quand même, personne ne le relit — vous non plus, car quatre mois plus tard vous cherchez une seule chose et il faut traverser une page.

Ce que vous notez, en revanche, tient en trois lignes :

• Ce qu’il veut. Pas le produit, le problème. « Perd ses devis au milieu de ses mails » est utilisable ; « intéressé par un CRM » ne l’est pas.
• Ce que vous avez dit ou envoyé. Quel montant, quelle condition, quel engagement. C’est la partie qui vous évite une discussion dans un mois.
• Ce qui bloque. Un associé en vacances, un budget qui ne se libère qu’en janvier, un contrat en cours jusqu’en mai. C’est le champ le plus sous-estimé et souvent le plus utile.

Et puis la partie que la plupart des gens sautent

Une note sans suite est une archive. Agréable à relire, mais qui ne fait jamais rien d’elle-même.

Ajoutez-y une tâche avec une date, même si cette date est « dans deux mois ». Ce champ-là est la différence entre un outil qui vous le rappelle et un dossier dans lequel vous devez aller voir vous-même. Comment choisir ce rythme : relancer ses clients.

Ce qu’il vaut mieux laisser de côté

Un champ de notes donne l’impression d’être privé et ne l’est pas. Votre collègue le lit, une nouvelle recrue le lira dans un an, et le client lui-même a le droit de consulter les données que vous détenez sur lui.

Le test avant d’enregistrer : le diriez-vous s’il lisait par-dessus votre épaule ? Si non, cela n’a rien à faire là.

Concrètement, cela vise les jugements sur les personnes (« type pénible »), les notes sur la santé ou la vie privée — ce sont des données sensibles, avec des règles bien plus strictes — et les spéculations sur ce que fait un concurrent.

En France, ce n’est pas une précaution de style : la CNIL a une page entière sur les zones bloc-notes. Elle y demande que les commentaires ne soient ni inappropriés, ni subjectifs, ni injurieux, et recommande de limiter les champs de texte libre au profit de listes déroulantes proposant des appréciations objectives. Et elle rappelle le point qui rend la règle concrète : la personne peut à tout moment demander à voir ce que contient cette zone, au titre de son droit d’accès. Ce qui est permis et ce qui ne l’est pas : données clients et RGPD.

Quand le faire

Juste après la conversation, avant d’ouvrir autre chose. Pas par souci de propreté, mais parce que le seuil est alors le plus bas : c’est encore dans votre tête et vous n’avez rien à reconstituer.

Si vous ne pouvez pas parce que vous êtes en déplacement, dictez-le sur votre téléphone et transcrivez-le le soir. C’est moins bien que tout de suite, et bien mieux que rien.

Un exemple

Voilà à quoi cela ressemble quand ça marche. Pas joli, utilisable :

Veut se débarrasser de son tableur partagé, perd ses devis au milieu de ses mails. Devis envoyé à 240 euros par an pour toute l’entreprise, quatorze jours d’essai. Attend l’accord de son associé, en vacances jusqu’au 18.

Trois phrases, quarante secondes de travail. Si vous l’appelez dans six semaines, vous commencez par « votre associé a donné son accord ? » au lieu de « où en étions-nous ? » — et cette différence, il l’entend.