Que vaut une affaire avant d’être gagnée ?

Une estimation raisonnable suffit

L’erreur la plus fréquente consiste à attendre trop longtemps avant de remplir un montant parce qu’on ne le connaît pas encore précisément. Le champ reste alors vide, et un pipeline à moitié chiffré est inutilisable pour la seule chose qu’il doit faire.

Mettez ce que vous pensez aujourd’hui, arrondi. Si vous vendez surtout des contrats annuels autour de mille euros, mettez mille. Ce qui compte, c’est la somme, pas l’arrondi : qu’une affaire soit à 900 ou à 1 100 ne change rien à la question « où dois-je aller ».

Ce qui compte, en revanche, c’est de l’ajuster dès que vous le savez. Un devis parti a un montant — ce n’est plus une estimation.

Hors taxes ou toutes taxes : choisissez une fois

Petit détail qui rend un pipeline faux sans que personne ne s’en aperçoive : la moitié des cartes saisie hors taxes et l’autre moitié toutes taxes comprises. La somme ne veut alors plus rien dire, et elle a l’air parfaitement normale.

Prenez le hors taxes, et tenez-vous-y. C’est le montant qui vous revient, et c’est celui qui se compare d’une affaire à l’autre quel que soit le taux applicable. La TVA n’est pas votre chiffre d’affaires ; elle passe par vous.

Une exception qui en est à peine une : si vous relevez de la franchise en base de TVA, vous ne facturez pas de TVA et vos deux montants sont identiques. Mais si vous approchez du seuil, vos cartes d’aujourd’hui et celles de l’an prochain ne se comparent plus — notez alors quelque part à partir de quelle date vous avez changé de régime, sinon la rupture dans vos chiffres ressemblera à une rupture dans vos ventes. Les seuils sont dans combien coûte vraiment un CRM.

Le piège : les pourcentages par étape

Beaucoup de CRM accrochent un pourcentage à chaque étape. Piste 10 %, contact 25 %, devis 50 %, négociation 75 %. Multipliez par le montant et vous obtenez un « pipeline pondéré ».

Cela a l’air précis et ça ne l’est généralement pas. Ces pourcentages ne viennent de nulle part. Ils sont livrés par défaut avec l’outil, ils ne reposent pas sur vos chiffres, et avec les volumes d’une petite entreprise vous ne pouvez pas non plus les déduire de façon fiable — il faudrait des centaines d’affaires, pas vingt.

Le résultat est un chiffre que tout le monde regarde et sur lequel personne n’ose décider. Pire : il donne l’impression de savoir quelque chose, alors que vous avez seulement fait une multiplication.

Deux chiffres qui disent vraiment quelque chose

Si vous voulez tout de même calculer, voici les deux que vous pouvez tenir sans tableau de bord et qui ne font pas semblant d’en savoir plus qu’ils n’en savent.

Votre encours total, par étape. Non pondéré, simplement la somme. Beaucoup au début : vous aurez un problème dans un mois. Beaucoup à la fin : il faut prévoir de la capacité. C’est utilisable et cela ne demande d’y croire en rien.

Votre propre taux de transformation sur l’année écoulée. Combien de devis avez-vous envoyés, combien ont abouti ? C’est une seule division, elle porte sur votre travail, et elle est bien plus fiable qu’un pourcentage par défaut livré avec un logiciel. Vingt devis dont six aboutis font trente pour cent — et ces trente pour cent, vous pouvez les appliquer à votre étape « devis ».

La date compte plus que le montant

Une date de conclusion attendue paraît le champ le plus mou de tous, car elle n’est presque jamais juste. C’est précisément pour cela qu’elle est utile : une date repoussée trois fois est elle-même le signal.

C’est une information qu’un montant ne vous donne pas. Une affaire de deux mille euros qui conclut « le mois prochain » depuis quatre mois n’est plus une opportunité mais du bruit — et elle doit passer en perdue, avec un motif. Plus à ce sujet dans apprendre des affaires perdues.

Une affaire, c’est une décision

Une erreur fréquente qui gonfle vos chiffres en silence : créer une affaire par produit ou par facture. Vous avez alors trois cartes qui bougent toujours ensemble, et tout chiffre que vous en tirez est trois fois trop élevé.

La règle : une affaire par décision que prend le client. S’il décide en une fois pour l’ensemble, c’est une affaire. S’il décide d’abord d’un essai puis du déploiement, c’en sont deux — car la seconde peut échouer alors que la première a réussi. Voir aussi construire un pipeline commercial.