Has enviado el presupuesto. ¿Y ahora?

Acuerda la fecha antes de enviar

El seguimiento más fácil es el que no tienes que inventarte. Pregúntalo al final de la conversación, antes incluso de escribir el documento: «Te lo mando el jueves. ¿Cuándo crees que lo vais a decidir?»

Pasan dos cosas. Consigues una fecha, y con ella un motivo para llamar que viene de él y no de ti. Y a veces oyes algo que no sabías: que primero tiene que pasar por un comité, o que el presupuesto no se libera hasta el trimestre que viene. Eso es información con la que todavía puedes ajustar el documento antes de mandarlo.

Apunta esa fecha en la oportunidad y crea la tarea el mismo día. Una fecha que solo está en tu cabeza no es una fecha.

El plazo de validez ayuda, pero no trabaja solo

Tu presupuesto lleva una fecha de caducidad, y conviene saber qué peso tiene de verdad en España, porque se cuenta con más fuerza de la que tiene.

La ley no te obliga a ponerla con carácter general. Donde sí lo hace, fija un mínimo y no una forma: doce días hábiles en un taller de reparación de vehículos, treinta días en un servicio de asistencia técnica de aparatos domésticos. Y que el presupuesto te vincule hasta que el plazo se agote está escrito para consumidores en el Código de consumo de Cataluña, no para cualquier venta en todo el país. El Código Civil no regula si puedes retirarlo antes de que venza.

Eso no la hace inútil, la hace tuya: es una fecha que te das a ti mismo, y por eso merece la pena ponerla. Mientras corre, tienes algo que proponer; cuando pasa, tienes el motivo para llamar más cómodo que existe, porque no estás pidiendo nada, estás contando un hecho. «Tu presupuesto caduca el viernes, ¿te lo renuevo?» es una pregunta que casi todo el mundo responde.

Y es lo que separa el seguimiento de la insistencia: no repites la misma petición, informas de un cambio de estado. Cómo escribir ese plazo está en hacer un presupuesto.

Un ritmo que funciona

Si no hay fecha acordada, este ritmo se sostiene en la práctica sin volverse pesado:

1. A los dos días laborables: comprobar en corto que ha llegado y que se entiende. No es una conversación de venta, es servicio.
2. Al cabo de una semana: llamar, no escribir. Con una pregunta de fondo salida de la conversación, no con «¿habéis decidido ya?».
3. A las tres semanas: un mensaje con algo utilizable — un trabajo parecido, la respuesta a una duda que planteó él.
4. Cerca de la fecha de caducidad: la pregunta de la renovación. Suele ser el momento en que por fin llega una respuesta.
5. Después: dos veces al año. No abandonar, pero sí soltar.

Cuatro contactos en un mes y luego un ritmo lento. Más que eso no consigue más: consigue que te dejen de leer.

Llamar o escribir

El correo es más fácil para ti y más fácil de ignorar para él. Llamar cuesta más y da más, por un motivo: por teléfono te enteras de por qué está parado. «Todavía no lo tenemos claro» parece un aplazamiento en un correo y por teléfono es, muchas veces, una objeción que puedes resolver en dos minutos.

Compromiso practicable: un correo para la primera comprobación, una llamada para todo lo que venga después. Y si llamar no es una opción en tu sector, no mandes un recordatorio sino algo con contenido — un recordatorio pide, el contenido da.

Lo que tiene que estar en el CRM

Tres cosas, y ninguna necesita un sistema grande: la oportunidad en la fase Presupuesto, el importe y la fecha de caducidad, y una tarea con fecha. Sin la tarea, el seguimiento depende de que te acuerdes.

Lo que te dice si esto funciona no es el total del Pipeline, es cuánto tiempo llevan las oportunidades sin movimiento. Una que lleva seis semanas en la misma fase no está avanzando despacio: está parada, y nadie se ha dado cuenta. Eso tiene su propio sitio en las oportunidades sin movimiento.

Cuándo la pasas a Perdida

Un presupuesto que lleva cuatro meses en Negociación ya no es una oportunidad, es ruido. Hace que tu Pipeline no se pueda creer y te da la sensación de que tienes más en marcha de lo que tienes.

La regla que funciona: pasada la fecha de caducidad, más un seguimiento sin respuesta, la oportunidad se marca como Perdida con el motivo «sin respuesta». En España esa fecha no te la impone nadie, así que la regla es un acuerdo contigo mismo — y por eso tiene que estar escrita en el documento y en la oportunidad: un acuerdo con uno mismo que no se puede comprobar no es una regla, es una intención.

No es rendirse. El contacto sigue en tu base y vuelve en el ritmo lento, el de dos veces al año que está en hacer seguimiento a clientes. Solo quita la falsa esperanza de tu lista.

Y apunta en cada una por qué la perdiste. A las diez ya ves si eres estructuralmente caro, si tardas demasiado en contestar, o si estás sentado delante de la persona que no decide. Es el único análisis comercial que puedes hacer sin un panel — está en aprender de las oportunidades perdidas.

Y si te dicen que sí

Entonces cambian dos cosas de golpe. La oportunidad pasa a Ganada, y el documento deja de ser un presupuesto: con la aceptación hay contrato (artículos 1254 y 1262 del Código Civil), y obliga «no sólo al cumplimiento de lo expresamente pactado, sino también a todas las consecuencias que, según su naturaleza, sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley» (artículo 1258).

En la práctica eso significa: a partir de aquí, todo lo que cambie respecto a lo presupuestado se pide por escrito y se acepta por escrito, aunque sean dos líneas en un correo. El trabajo de más que nadie autorizó es trabajo que vas a hacer gratis.

La factura viene después, y aquí hay que ser honesto: en España Nermio todavía no hace facturas. El motivo no está en tu lado sino en el nuestro — el Real Decreto 1007/2023 (Verifactu) exige que sea el propio programa el que certifique, mediante una declaración responsable, que cumple los requisitos. Hasta que eso esté resuelto, factura con tu programa de facturación o con tu asesoría, y usa el presupuesto aceptado como el documento del que sale. Lo que pasa cuando esa factura no se paga está en plazos de pago y morosidad.