Qué es un software CRM, y en qué fijarte
Un CRM es un sitio donde está con quién haces negocios, qué has acordado y cuál es el siguiente paso. Nada más. Suena pequeño, y aun así en la mayoría de las empresas sale mal: no por falta de funciones, sino porque nadie lo mantiene al día.
Qué hace un software CRM
Cuatro cosas, y van juntas. Cada programa de gestión de clientes las llama de otra manera, pero esto es a lo que se reducen.
Un solo sitio para tus relaciones
Las empresas y las personas con las que hablas en ellas, con teléfonos, direcciones y quién lleva qué. No repartido entre un buzón de correo, un móvil y un papel.
Ver lo que está en marcha
Cada petición y cada presupuesto enviado es una línea con una fase. De un vistazo ves qué está abierto y dónde se ha atascado, en vez de recomponerlo de memoria.
Seguimiento con una fecha
¿Habéis quedado en volver a llamar dentro de dos semanas? Entonces eso lleva una fecha que avisa. Es la parte que marca la diferencia, y la parte que la gente se salta.
Una historia que se queda
¿Qué dijo ese cliente el año pasado, y quién habló con él? Un CRM lo guarda por empresa, para que sea conocimiento de la casa y no de una sola persona.
Una explicación más larga, incluido cuándo conviene empezar y cuándo no, está en ¿Qué es un sistema CRM?
Cinco preguntas que marcan la diferencia
Poner la lista de funciones de dos programas una al lado de la otra no dice casi nada: los dos lo hacen todo. Estas cinco preguntas sí dicen algo, porque van sobre lo que quedará dentro de medio año.
¿Lo seguirá manteniendo alguien dentro de tres meses?
Es la única pregunta que de verdad importa. Un CRM con treinta campos por cliente se configura con esmero y después se abandona en silencio. En una prueba no mires lo que PUEDE hacer, sino cuánto cuesta anotar una sola conversación.
¿Pagas por persona o por empresa?
La mayoría cobra por usuario y mes. Con cuatro personas eso es cuatro veces el precio, y significa que te vas a poner a pensar a quién le das acceso: justo la decisión equivocada, porque entonces falta la mitad de las conversaciones.
¿Cómo vuelves a salir?
Pregunta antes de empezar cómo recuperas tus datos y en qué formato. Tu cartera de clientes es tuya. Si la respuesta es vaga, ya sabes bastante.
¿Puedes decidir quién ve qué?
En cuanto sois más de dos, quieres diferencia entre mirar y modificar. Y quieres poder ver después quién cambió algo, no por desconfianza, sino porque si no, ante la pregunta de un cliente no puedes reconstruir nada.
¿Cuánto hay que configurar antes de que sirva?
Algunos programas no son útiles hasta después de un proyecto de configuración: campos propios, fases propias, informes propios. Eso tiene sentido con un departamento comercial de veinte personas. Con tres, es la razón de que nunca llegue a empezar.
Por qué los programas conocidos son demasiado grandes para una empresa pequeña
No porque sean malos. Están construidos para otra empresa que la tuya.
Los grandes CRM nacieron en organizaciones con departamento comercial: alguien vigila la previsión de ventas, alguien reparte los contactos, alguien hace el informe del mes. Todos esos papeles están en el programa, y por tanto también en las pantallas que te toca ver a ti.
Una empresa pequeña no tiene esos papeles. Hay un dueño que además vende, entre un trabajo y otro, y puede que dos compañeros que también hablan con clientes. Para ellos el coste de verdad no es la licencia sino el mantenimiento: campos que nadie rellena, fases que no se parecen a su trabajo, informes que nadie abre.
Es también por lo que tan a menudo se oye «solo usamos el diez por ciento de lo que hace». El noventa por ciento restante no duerme en un rincón: está en tu menú, en tus formularios y en la cuota que pagas cada mes.
Dónde está Nermio en ese cuadro
Nermio es el lado pequeño de ese espectro, y es una decisión, no un estado intermedio. Aquí está exactamente lo que te llevas y lo que no.
Lo que está incluido
- Empresas y contactos, con ficha e historial
- Un pipeline de seis fases; arrastra para mover
- Una oportunidad perdida pide un motivo
- Tareas por día y una pantalla Hoy con las oportunidades sin movimiento
- Notas en cada empresa
- Equipo con cuatro roles y varias organizaciones
- Importar tu lista desde un CSV y exportarlo todo a CSV
- Un registro de quién hizo qué y cuándo
Lo que no está incluido
- Enviar campañas o boletines
- Informes, gráficas y previsiones de ventas
- Una conexión con tu calendario o tu centralita
- Hacer facturas: en España todavía no, por lo que exige el Real Decreto 1007/2023 (VERI*FACTU)
- Una aplicación aparte para el móvil
- Configurar campos y fases propios
Si necesitas una sola de esas cosas, Nermio no es tu programa. Eso es mejor resultado que descubrirlo dentro de dos meses.
Todo lo que está incluido se explica parte por parte en todas las funciones. El precio es una sola cifra y está en precios.
Preguntas que salen al elegir
¿Necesito un CRM siendo dos?
Eso no depende de cuántos seáis, sino de cuántas promesas tienes abiertas a la vez. Diez presupuestos en curso que piden cada uno su propio momento de llamada no los retienes. Cinco clientes al año, sí.
¿Cuánto cuesta un software CRM, más o menos?
Casi siempre un importe por usuario y mes, a veces con un plan gratuito limitado en volumen. Así que no calcules con el precio por persona sino con tu total: el número de personas que hablan con clientes, por doce meses. Nermio cobra un solo importe por empresa: 20 € al mes pagando un año por adelantado, 24 € al mes si pagas mes a mes.
¿Puedo pasar mi hoja de Excel de una vez?
Sí, con un archivo CSV. Haces corresponder tus propios encabezados con los campos de Nermio y primero ves una vista previa: cuántas filas son nuevas, cuáles ya existen y cuáles no cuadran. Lo que ya está se queda; una importación nunca sobrescribe.
¿Qué pasa con mis datos si lo dejo?
Tus datos son tuyos, no hay un preaviso de un año y puedes dejarlo mes a mes. En Ajustes → Datos descargas tus empresas, contactos, oportunidades y tareas en CSV, sin tener que dar un motivo. Se puede cualquier día que tu organización esté en marcha, y todavía treinta días después de haberlo dejado.
¿Es lo mismo que un programa de contabilidad?
No. Un CRM va del periodo ANTES del pedido: la conversación, el presupuesto y el seguimiento. Tu contabilidad se queda en el programa que usas para eso, y en España también la emisión de facturas: eso en Nermio todavía no está, porque el Real Decreto 1007/2023 lo convierte en un recorrido de homologación y no en una función que se añade.
Dos semanas con tus propios clientes dentro
Mete diez empresas y mira si lo abres por la mañana. Es la única prueba que predice algo. No hace falta tarjeta de crédito.