Política de privacidad

Artículo 1. Quiénes somos y cómo contactarnos

Para todo lo que tenga que ver con tus datos — acceso, rectificación, supresión, o una pregunta sobre esta política — escribe a info@nermio.com. No tenemos delegado de protección de datos. No entramos en ninguno de los supuestos del artículo 37.1 del RGPD, ni en la lista del artículo 34.1 de la Ley Orgánica 3/2018: las dos letras de esa lista que se nos acercan exigen la elaboración de perfiles a gran escala, y perfiles no hacemos ninguno (artículo 11).

Artículo 2. Sobre quién y sobre qué va esta política

Va sobre quien visita nermio.com, sobre quien pide una llamada o nos escribe, sobre las empresas a las que nos dirigimos para dar a conocer Nermio, y sobre quien usa una cuenta de Nermio.

Una distinción manda sobre todo el resto del texto, así que va delante. Nermio toca datos personales de dos maneras.

• Tu propia cuenta y tu suscripción. Tu nombre, tu correo electrónico, la organización que has creado y lo que contratas con nosotros. Aquí es Nermio quien decide qué pasa con esos datos, y se aplica esta política.
• Lo que tú metes en Nermio. Tus empresas, contactos, oportunidades, tareas y notas. Son tus datos sobre tus relaciones; tú decides qué registras y por qué, y Nermio solo los trata para que el programa funcione. Ahí no se aplica esta política sino el contrato de encargado del tratamiento.

Un detalle del segundo punto que en España juega a tu favor. El artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018 presume, salvo prueba en contrario, que tratar los datos de contacto y el puesto de las personas físicas que trabajan en una persona jurídica se ampara en el interés legítimo del artículo 6.1.f) del RGPD, con dos condiciones: que sean solo los datos necesarios para localizarlas profesionalmente, y que la única finalidad sea mantener relaciones con la empresa en la que trabajan. La misma presunción vale para autónomos y profesionales liberales cuando los tratas solo en esa condición. Eso es exactamente para lo que sirve un CRM, y el derecho neerlandés no tiene nada equivalente.

Dos límites, porque esa presunción se lee mal con facilidad. No cubre un dato personal que no sirva para localizar a alguien en su trabajo — un móvil privado, una nota sobre la persona y no sobre su función. Y no dice nada sobre mandar publicidad: eso lo rige el artículo 21 de la Ley 34/2002, y en España es consentimiento previo. Lo tienes en el artículo siguiente.

Artículo 3. Qué datos tratamos, para qué y con qué base

Lo que no hacemos: vender tus datos, cederlos a terceros con fines publicitarios, o usarlos para entrenar modelos.

Artículo 4. La IA con tu propia clave

La IA está apagada hasta que hagas algo para encenderla. Un propietario o un manager puede conectar una clave de API propia de OpenAI, Anthropic, Mistral o Google. Solo entonces alguien de tu equipo puede pedir, sobre un expediente de empresa, una de tres cosas: un resumen, una propuesta de siguiente paso, o un borrador de correo.

• No sale nada hacia tu proveedor sin que alguien pulse uno de esos botones. No hay ninguna tarea que recorra los expedientes por su cuenta.
• Lo que sale no es el expediente entero sino una selección fija de campos que arma una sola función. Un campo nuevo en la base de datos no viaja, por tanto, en silencio.
• La respuesta aparece en tu pantalla y no se guarda con nosotros. En el registro de auditoría queda QUE hubo una acción y con qué proveedor, no lo que contenía.
• Tu clave se guarda cifrada (AES-GCM, con un secreto que vive fuera de la base de datos). Un volcado de la base sin ese secreto no sirve de nada, y las pantallas no pueden ni pedir el valor cifrado.

El tratamiento que haga ese proveedor de IA se rige por lo que tú hayas acordado con él, y el uso se lo pagas directamente a él. No es, por tanto, un proveedor que nosotros pongamos a trabajar para ti.

Artículo 5. Enviar correo, y enviar correo a Nermio

El correo que sale de Nermio sale de tu propia dirección y no de la nuestra. Para eso conectas tu buzón: con los datos del servidor, o con un botón en Google o Microsoft. Estos dos últimos funcionan con una autorización que das en tu propio proveedor y que puedes retirar en cualquier momento.

• Solo pedimos permiso para enviar. En Google es exclusivamente el permiso gmail.send, en Microsoft Mail.Send. Leer, buscar, etiquetar o borrar tu correo no se puede — no pedimos esos permisos y, sin esa autorización, el programa tampoco podría.
• Lo que guardamos es el token de refresco que nos permite enviar, cifrado (AES-GCM, con un secreto que vive fuera de la base de datos), más la propia dirección de correo para que veas en pantalla desde qué dirección envías. Nada más.
• Del contenido de lo que envías no guardamos nada. Un mensaje enviado va directo a tu proveedor; con nosotros no queda ninguna copia. En el registro de auditoría queda QUE se envió algo y a qué dirección, no lo que contenía. Si envías desde un expediente de empresa, el asunto y las dos primeras frases pasan al historial de esa empresa — es una nota de CRM que creas tú, y está en tu propio entorno.
• No sale nada sin que alguien pulse un botón de enviar. No hay ninguna tarea que mande correo por su cuenta.
• Retirarlo con nosotros es un clic en Ajustes → Correo, o en tu propio proveedor: en Google, en Seguridad → Tus conexiones con aplicaciones de terceros; en Microsoft, en los permisos de aplicaciones de tu cuenta. Después de eso, Nermio no puede enviar nada más desde esa dirección.

Uso limitado de los datos de Google. El uso de los datos que recibimos a través de las API de Google, y su transferencia, cumple la Google API Services User Data Policy, incluidos sus requisitos de uso limitado. Solo usamos esos datos para que funcione la función de correo que has activado tú. No los vendemos, no los usamos con fines publicitarios y no los cedemos a terceros — salvo donde la ley lo exija. Tampoco los hacemos leer por personas, salvo que lo pidas tú mismo al soporte, que la ley lo exija, o para investigar un incidente de seguridad.

Mandar correo a Nermio en CCO

Tu organización tiene su propia dirección de CCO. Si la pones en el CCO de un correo a un cliente, ese mensaje nos llega también a nosotros y dejamos una nota en el historial de esa empresa. No está activo por defecto, en el sentido de que no pasa nada mientras no uses la dirección: eliges mensaje a mensaje.

• No leemos tu buzón. Está construido así a propósito. La posibilidad técnica existe — Google y Microsoft venden acceso a un buzón entero — y no pedimos ese permiso. Lo que vemos es lo que nos pasas tú, mensaje a mensaje.
• Lo que guardamos de uno de esos mensajes: el asunto, las dos primeras frases del texto, la dirección de correo del remitente y las de los destinatarios, y la hora. No el texto completo, y ningún adjunto. El mensaje entero está en tus propios elementos enviados; ese es su sitio.
• La dirección de correo de tu interlocutor es un dato personal de un tercero. Acaba en tu CRM, donde el responsable del tratamiento eres tú — igual que con un contacto que metes a mano. Nosotros ahí somos encargados; lo que eso significa está en el contrato de encargado del tratamiento.
• Si no reconocemos la dirección del destinatario, no sabemos a qué empresa pertenece. Uno de esos mensajes aparece entonces en tu pantalla de inicio con la pregunta de dónde encaja, y desaparece a los noventa días si no la contestas. No adivinamos: una nota colgada de la empresa equivocada ya no se quita.
• Solo funciona desde una dirección que pertenezca a tu organización, y solo si el proveedor del remitente ha confirmado por DKIM o DMARC que esa dirección es auténtica. Si escribe otra persona a esa dirección, no pasa nada.
• Un mensaje rechazado deja un rastro, y nada más. Si llega un mensaje desde una dirección que no pertenece a tu organización, no lo aceptamos — pero sí guardamos QUE ocurrió: la dirección del remitente, cuántas veces, y la primera y la última fecha. Sin asunto, sin texto, sin destinatarios. Si no, verías esos mensajes desaparecer sin poder averiguar por qué, y eso es precisamente lo que no queremos. Noventa días sin un intento nuevo y esa línea se va.
• Para parar, deja de usar la dirección. No hay nada que retirar ni ninguna autorización que siga en pie. Lo que ya esté en un historial se quita borrando la empresa o tu organización.

Técnicamente ese mensaje pasa por un grupo de nuestro propio Google Workspace hacia nuestro proveedor de correo. Ese grupo no guarda historial de conversación: pasa el mensaje y no se queda con nada.

Artículo 6. Cuánto tiempo guardamos los datos

Mientras tu cuenta exista, guardamos lo que has metido en ella; si no, el programa no funcionaría. Si borras algo en Nermio, se va de tu entorno.

Una advertencia que solo vale en España, y que te afecta a ti más que a nosotros. El artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018 obliga al responsable del tratamiento a bloquear los datos cuando los rectifica o los suprime: identificarlos y reservarlos, con medidas que impidan cualquier tratamiento —incluida su simple visualización— salvo para ponerlos a disposición de jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal o de las administraciones competentes, y solo durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades. Pasado ese plazo hay que destruirlos. En el CRM, de tus empresas y tus contactos el responsable eres tú. Nermio no bloquea: borra. Si necesitas conservar una copia bloqueada, tienes que organizarlo fuera de Nermio — el apartado 4 de ese mismo artículo admite una copia segura con evidencia de su autenticidad y de la fecha, y la exportación en CSV de Ajustes → Tus datos tiene esa forma, aunque no es un botón hecho para esto.

No guardamos nada más tiempo del necesario, y cada tipo de dato tiene su propio plazo. La purga está automatizada y corre cada noche; no es una intención sino algo que pasa.

Hay dos ideas que se confunden a menudo, y la diferencia manda sobre toda esta tabla. Para las facturas hay una obligación de conservación: tenemos que guardarlas al menos siete años. Para los datos personales hay un plazo de conservación: podemos guardarlos como máximo el tiempo necesario. Guardarlos más no es prudencia sino un incumplimiento, y en caso de brecha de seguridad, simplemente más daño.

Qué pasa cuando lo dejas, y qué todavía no pasa

Mientras tu organización esté activa o corra tu periodo de prueba, puedes llevarte tus datos tú mismo en CSV (Ajustes → Tus datos). Si se acaba la prueba, o si pausas o cancelas la suscripción, el programa cierra el acceso para modificar, pero la exportación sigue funcionando treinta días más — esa ventana está impuesta en la propia base de datos y no solo en las pantallas. Si una organización está bloqueada, no se aplica y te damos tus datos si los pides. Tus datos se quedan después donde están: no hay ninguna purga automática que los retire al terminar. El borrado definitivo lo hacemos a mano, cuando lo pides o cuando tu suscripción llega a su fin, y queda registrado.

Artículo 7. Con quién compartimos datos

Nermio no corre en servidores propios. Estos proveedores tratan datos porque el programa no funciona sin ellos. Más allá de eso no compartimos nada, salvo que la ley nos obligue.

Si una organización conecta su propia clave de IA, una de esas acciones manda también algo a ese proveedor. Es un proveedor del cliente, no nuestro; mira el artículo 4.

Artículo 8. Datos fuera del Espacio Económico Europeo

Si salen datos hacia un país de fuera del EEE, eso solo se permite con una base válida: una decisión de adecuación, o cláusulas contractuales tipo con medidas adicionales.

Artículo 9. Cómo están protegidos los datos

Esta es la parte que ya está construida y que puedes comprobar. Quién tiene acceso es lo más importante de todo.

• Separación por organización en la propia base de datos. No en las pantallas, sino en Postgres: la base decide en cada consulta qué filas puede ver una cuenta conectada. Un error en una página no puede, por tanto, entregar datos de otra organización, y hay una batería de pruebas que lo demuestra.
• Dentro de tu organización ves lo que tu rol permite. Invitas tú a las personas y les das un rol, desde acceso completo hasta solo mirar. Esa frontera también está en la base de datos y no en la pantalla.
• Verificación en dos pasos, para todo el mundo. No solo para nuestro portal de administración sino para cada usuario del CRM, sin excepción: sin aplicación de autenticación no se entra en tu entorno.
• Cierre de sesión automático a las ocho horas sin actividad, por el portátil que se queda abierto.
• Un registro de auditoría que solo crece. Modificar o borrar una línea se ha hecho imposible, también para nuestro rol de administración más alto, con exactamente una excepción nombrada para la purga.
• Acceso del soporte con motivo y con límite de tiempo. Quince, treinta o sesenta minutos, nunca más, siempre con un motivo indicado, y consultable por el propietario de la organización.
• Un freno a los intentos de acceso que se cierra si él mismo falla, una política de contraseñas de doce caracteres como mínimo con un control contra contraseñas que se sabe que están filtradas, y contraseñas que nosotros no podemos leer.
• Conexiones cifradas con HSTS, y una política de seguridad de contenido con un nonce por petición.

La descripción extensa está en la página de seguridad. Lo que no hay también está ahí: no hay certificación ISO 27001 ni SOC 2, no hay adecuación al Esquema Nacional de Seguridad y no hay informe de una prueba de intrusión externa.

Artículo 10. Tus derechos

Puedes consultar qué datos tenemos sobre ti, hacer que se rectifiquen, hacer que se supriman, limitar el tratamiento, oponerte, y pedir una copia en un formato corriente.

Una parte la haces tú. Lo que metes en Nermio lo puedes cambiar y borrar ahí. Una copia la sacas en Ajustes → Tus datos: tus empresas, contactos, oportunidades y tareas en CSV, un archivo que se abre en Excel. Eso lo puede hacer cualquiera de tu equipo, incluso con permiso de solo lectura, y en cualquier momento — no solo cuando te vas.

Lo que todavía no puedes hacer tú es hacer desaparecer tu cuenta y tu organización por completo. Eso lo hacemos nosotros, si lo pides en info@nermio.com; con nosotros es un acto con motivo obligatorio que queda en el registro de seguridad, y es irreversible. Un botón en el programa está previsto.

Para todo lo demás escribe a info@nermio.com. Si te llega mejor otra vía, también vale: no te podemos negar un derecho solo porque hayas elegido otro medio, y atenderte es gratis (artículo 12 de la Ley Orgánica 3/2018). Te pedimos una confirmación de que eres quien dices ser, porque si no cualquier otra persona podría pedir tus datos.

En España hay además un derecho que el derecho neerlandés no tiene. Si fallece una persona, quienes estuvieran vinculados a ella por razones familiares o de hecho, y sus herederos, pueden dirigirse al responsable o al encargado del tratamiento para pedir acceso a sus datos personales y, en su caso, su rectificación o supresión; también quien ella hubiera designado expresamente para eso, con las instrucciones que le diera (artículo 3 de la Ley Orgánica 3/2018). No cabe si la persona fallecida lo prohibió expresamente, salvo para los datos de carácter patrimonial, a los que los herederos acceden en cualquier caso. Si se trata de una cuenta de Nermio, la petición es para nosotros y la atendemos. Si se trata de un contacto que está en el CRM de un cliente, el responsable es ese cliente y la petición va a él; nosotros ahí somos encargados y le ayudamos a cumplirla.

Si no estás de acuerdo con cómo tratamos tus datos, puedes presentar una reclamación ante una autoridad de control. Si resides en España, esa es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD); la autoridad principal de Nermio es la Autoriteit Persoonsgegevens neerlandesa, y puedes acudir a cualquiera de las dos. Esa vía queda abierta siempre, también si primero intentas resolverlo con nosotros.

Artículo 11. Ninguna decisión automatizada

No tomamos decisiones sobre ti basadas únicamente en un tratamiento automatizado, y no hacemos perfiles de ti. No hay ninguna puntuación que prediga si una oportunidad va a salir, ni ninguna clasificación de personas. Las funciones de IA del artículo 4 devuelven un texto que lee y valora una persona; no deciden nada.

Artículo 12. Cambios

Si cambia algo en lo que registramos o en el motivo para hacerlo, esta página se adapta, con la fecha del cambio. Si es un cambio esencial para ti, te lo decimos por correo electrónico de antemano.