¿Cuánto cuesta de verdad un CRM?

1. La suscripción, y cómo crece contigo

La mayoría cobra por usuario y por mes. Parece lo más justo y a veces lo es, pero calcula siempre dos escenarios: qué cuesta hoy y qué cuesta si tu equipo es el doble dentro de dos años.

Con precio por usuario, esa partida se duplica con él. Y eso tiene un efecto secundario que casi nunca está en la oferta: no le das cuenta a todo el mundo. La persona de administración no mira, quien va a casa del cliente no apunta nada, y la mitad de tu contacto con clientes sigue estando en el correo de alguien.

Fíjate también en la diferencia entre el precio mensual y el anual. Un descuento por pagar por adelantado es normal, pero encarece darse de baja más de lo que parece.

2. La puesta en marcha

En los programas grandes suele ser la partida mayor del primer año, y no está en la página de precios. Implantación, configuración, formación, migración de datos — todo se factura aparte, y normalmente por horas.

La pregunta que predice ese importe: ¿cuánto hay que configurar antes de que me sirva de algo? Si para una empresa de cinco personas la respuesta es un proyecto de semanas, lo que compras es sobre todo la complejidad del producto.

Cuenta también tus propias horas. Cuatro personas un día en una formación es un día que no facturas.

3. Conexiones y extras

Correo, agenda, contabilidad, telefonía, formularios de tu web — mucho de eso está en un plan superior o cuesta un extra al mes. A veces pasa por un tercero que cobra su propia suscripción.

Haz antes de pedir oferta una lista de lo que de verdad necesitas, y pregunta por cada elemento si está incluido o no. Un plan más barato sobre el papel que necesita tres conexiones de pago no lo es.

4. El precio de marcharte

Es la partida que nadie presupuesta y la que puede salir más cara. Si dentro de dos años quieres cambiar: ¿sacas tus datos, con las notas y el historial, en un formato que otro programa sepa leer?

Si no se puede, o solo a petición y pagando, hay en tu futuro un importe que hoy no puedes ver. Pregúntalo antes — mira sacar tus datos.

La partida española: el IVA que no siempre recuperas

Aquí hay una diferencia del veintiuno por ciento que no depende del fabricante sino de ti, y ninguna página de precios la menciona.

El punto de partida es sencillo. El tipo general del IVA es del 21 por ciento (artículo 90 de la Ley 37/1992), en España no hay un umbral de facturación por debajo del cual no repercutes IVA, y un empresario o profesional deduce las cuotas que soporta en lo que usa para su actividad (artículos 92 y 94). Para la gran mayoría, por tanto, el precio real de una suscripción es la base: la cuota vuelve en la declaración.

Lo que casi nunca se dice es que hay casos en los que no vuelve, y entonces ese 21 por ciento es un recargo de verdad:

• Comerciantes minoristas en el régimen de recargo de equivalencia. El artículo 154 es explícito: no pueden deducir las cuotas soportadas por los bienes ni por los servicios que les hayan sido prestados, en la medida en que se usen en esa actividad. Una suscripción de 100 € te cuesta 121 €, y los 21 no vuelven.
• Actividades exentas sin derecho a deducción (artículo 20). Si lo que facturas está exento, la cuota que soportas en tus compras tampoco se deduce.
• Uso mixto. Si el programa sirve para una actividad con derecho a deducción y para otra sin él, se deduce en la proporción correspondiente y no del todo.

Dos consecuencias prácticas. Compara los planes con IVA si estás en uno de esos casos y sin IVA si no lo estás; de lo contrario estás comparando dos cosas distintas. Y como los tipos y los regímenes se tocan de vez en cuando, comprueba el tuyo para el año en curso en lugar de fiarte de un texto que lleva meses escrito.

La otra partida española: la facturación que sigues pagando aparte

Si contabas con sustituir tu programa de facturación por el CRM y ahorrarte esa cuota, en España ese ahorro todavía no existe con nosotros. El Real Decreto 1007/2023 pone los requisitos en el propio programa que emite la factura: cada registro encadenado con el anterior, una huella que lo sella, un código QR en la factura y, según el caso, la remisión de los registros a la Agencia Tributaria o la firma electrónica. Esos requisitos recaen en el fabricante del software, de modo que esas pantallas están apagadas en España mientras no se cumplan.

Para tu cálculo eso significa una línea más y no menos: la suscripción del CRM se suma a lo que ya pagas por facturar, no la reemplaza. Es mejor saberlo antes de firmar que descubrirlo al cerrar el primer trimestre.

Un cálculo que haces en cinco minutos

Para cada plan que estés valorando, pon estas seis líneas, a tres años:

1. La suscripción de hoy, por 36 meses.
2. La suscripción con un equipo una vez y media más grande, para los últimos 18 meses.
3. La puesta en marcha, de una vez: lo que cobra el proveedor más tus propias horas.
4. Conexiones y extras mensuales, por 36.
5. Lo que sigas pagando por facturar en otro programa, por 36.
6. Una estimación de lo que costará volver a salir.

Y si estás en recargo de equivalencia o en actividad exenta, sube las líneas 1, 2, 4 y 5 con el tipo de IVA: ese dinero no vuelve.

El resultado sorprende a menudo: el plan con el precio mensual más bajo no siempre es el más barato, y la suscripción más cara lo es a veces — cuando ya incluye la puesta en marcha y las conexiones.

Lo que cuesta no hacerlo

El otro lado de la cuenta es más difícil de cifrar, pero existe. Un seguimiento olvidado al mes que habrías ganado es, en casi cualquier empresa pequeña, un múltiplo de lo que cuesta un CRM al año.

No es un argumento para coger el plan más caro. Es un argumento para no pasarte las tardes optimizando unos euros al mes cuando la pregunta de verdad es si lo vas a mantener — mira las siete preguntas para elegir.