Sacar tus datos, y por qué importa

Qué contiene una exportación completa

Una exportación de empresas y contactos es una agenda de direcciones. Eso ya lo tenías. Lo que importa es la capa de debajo:

• Empresas y contactos, con todos los campos que hayas rellenado.
• Oportunidades, con el valor, la fase, el responsable y el motivo por el que se perdieron.
• Tareas, abiertas y terminadas.
• El historial y las notas. Es lo más importante y es lo que falta más a menudo. Tus notas de conversación son lo único que hay en un CRM que no vas a poder recuperar de ningún otro sitio.

Una exportación sin las notas es un álbum de fotos sin las fotos: la estructura está y el contenido ha desaparecido.

En Nermio esas seis cosas salen en Ajustes → Tus datos, en CSV y un archivo por tipo, porque un CSV contiene una sola tabla y las empresas y las oportunidades no tienen las mismas columnas. Las facturas no están en esa lista, y no por descuido: en España Nermio todavía no las hace, porque desde el Real Decreto 1007/2023 el propio programa tiene que registrar cada factura en una serie encadenada con huella, imprimir un QR y contar con una declaración responsable de quien desarrolla el software — un recorrido de homologación, no un ajuste.

Cómo lo pruebas antes de pagar

Hazlo durante el periodo de prueba, cuando todavía no te has comprometido a nada. Cuesta diez minutos.

Mete cinco empresas con una nota y una oportunidad. Exporta. Abre el archivo. ¿Están las notas? ¿Pone quién las escribió y cuándo? ¿Lo puedes abrir en Excel sin que la ñ y las tildes se conviertan en caracteres raros?

Lo que veas ahí es lo que vas a recibir dentro de tres años. Y si para exportar hay que pedírselo al soporte, también lo sabes — y esa es una respuesta en sí misma.

Pregunta además una cosa que casi nadie pregunta: cuánto tiempo puedes seguir descargando después de dejar de pagar. Aquí ese plazo son treinta días, con el historial y las notas incluidos; en otros sitios la cuenta se cierra el mismo día y entonces la respuesta llega tarde.

El derecho que te respalda por los dos lados

Esto no se queda en «también es una cuestión de protección de datos». Hay dos derechos concretos, y juegan en las dos direcciones.

Hacia tus clientes. Cualquier persona puede pedirte «una copia de sus datos personales que son objeto del tratamiento» — así resume la AEPD el derecho de acceso — y puede pedir que los rectifiques o los suprimas. Además existe la portabilidad: que reciba sus datos «en un formato estructurado, de uso común, de lectura mecánica e interoperable» y pueda transmitirlos a otro responsable del tratamiento. Ojo con el alcance: la portabilidad solo se aplica cuando el tratamiento se apoya en el consentimiento o en un contrato, así que no cubre todas las filas de tu CRM. El acceso sí es general. De todo eso respondes tú, aunque el software sea de otro; si no puedes llegar a tus propios datos, no puedes atender esas peticiones, y entonces no es una molestia sino un incumplimiento tuyo.

Hacia tu proveedor. Esa misma frase describe bastante bien lo que es una exportación decente. Un CSV completo, que se abre, con las notas y con quién las escribió, cumple la definición. Un PDF de tus fichas no la cumple. No necesitas invocar ninguna norma para pedirlo, pero sí tienes con qué comparar la respuesta que te den.

Más sobre las bases de todo esto en datos de clientes y el RGPD.

Exporta aunque te quedes

Una vez al año, y guarda el archivo donde lo vayas a encontrar. No es desconfianza: es el mismo principio que una copia de seguridad.

Protege contra tres cosas. Un proveedor que cierra o lo compran. Una avería que dura más de lo que tú puedes aguantar. Y una factura sin pagar mientras estás de vacaciones, después de la cual tu cuenta se bloquea.

Son cinco minutos de trabajo al año y quitan de encima una categoría entera de dependencia.

Lo que una exportación no resuelve: el bloqueo

Una parte específicamente española, y conviene decirla aquí porque es donde se nota. Cuando rectificas o suprimes datos personales, el artículo 32 de la LOPDGDD te obliga a bloquearlos: identificarlos y reservarlos de modo que no se puedan tratar, ni siquiera ver, salvo para ponerlos a disposición de jueces, del Ministerio Fiscal o de la autoridad competente, y solo durante el plazo de prescripción.

Nermio no tiene ese estado. Aquí suprimir suprime, y lo que se va no queda reservado en ninguna parte. El propio artículo 32.4 contempla ese caso y señala la salida: un copiado seguro del que conste evidencia de la autenticidad, de la fecha del bloqueo y de la no manipulación. En la práctica, esa copia la haces con la exportación — y por eso un botón de exportar es, en España, algo más que una comodidad.

Cómo se organiza eso paso a paso está en limpiar tu base de clientes, junto con los tres plazos de conservación españoles, que no son uno.

Y lo que tienes que conservar, aunque te vayas

Un detalle que va en la otra dirección: no todo se borra cuando dejas una herramienta. Tus libros, tu correspondencia y tus justificantes se conservan seis años «a partir del último asiento realizado en los libros» (artículo 30.1 del Código de Comercio), y al lado corren la prescripción tributaria de cuatro años y la de cinco de las acciones personales.

Visto así, una exportación anual no es solo una precaución frente a un proveedor: muchas veces es la forma más sencilla de cumplir una obligación que tienes de todos modos.

Una observación honesta

Este texto lo escribe quien vende un CRM, y el consejo viene a decir que tienes que poder irte. No es generosidad: es la única postura defendible.

Un proveedor que pone difícil la salida te está contando algo sobre cómo piensa conservar a sus clientes. Una empresa que tiene que convencerte cada mes se esfuerza más que una empresa que sabe que no puedes marcharte. Es un argumento que puedes usar con cualquier proveedor, con nosotros incluidos.