Limpiar tu base de clientes

Empieza por los duplicados

Es la categoría más grande y la victoria más fácil. Un duplicado nace porque alguien escribió «Jansen SL» cuando ya existía «Jansen, S.L.», o porque el mismo cliente entró por dos caminos distintos.

No busques por el nombre: el nombre es justamente lo que cambia, con forma jurídica o sin ella, con coma o sin ella. Busca por lo que es único: el teléfono, el correo electrónico, el NIF, la calle con el número.

Fusiona en lugar de borrar, porque el historial de las dos fichas tiene que acabar junto. Si tu herramienta no sabe fusionar —Nermio tampoco—, copia a mano las notas antes de eliminar una de las dos, o perderás exactamente lo que importaba.

Y cuando unes dos fichas, comprueba tres cosas: quién queda como responsable, qué oportunidades abiertas cuelgan de cuál, y qué precio se acordó. Son los tres sitios donde una fusión hace daño en silencio.

Luego las personas

Las empresas se quedan; las personas cambian de puesto. En una cartera de tres años, una parte considerable de tus contactos ya no está allí, y eso lo descubres en la llamada — o peor, lo descubre tu compañero.

No hace falta investigarlo. Marca lo que no sepas con seguridad y compruébalo en el momento en que vayas a llamar de todas formas. Una pregunta —«¿sigues llevando tú este tema?»— es suficiente.

Lo que sí haces en el momento: un contacto del que sabes que se ha ido, lo quitas o lo marcas como inactivo. Un nombre que ya no trabaja allí y sigue en tu lista es la razón por la que alguien enviará algún día un presupuesto a la persona equivocada.

Para una revisión de una sola vez: ordena por la fecha del último contacto y quédate con todo lo que tenga más de dos años. Esa es la lista donde están los nombres caducados, y a la vez la lista a la que habría que llamar cada trimestre de todos modos.

Bloquear no es borrar, y aquí es una obligación

Ahora la parte que en España funciona distinto de lo que dicen la mayoría de las guías, y que puede convertir una limpieza en una infracción.

La protección de datos dice: no conserves más tiempo del necesario para la finalidad. Pero cuando rectificas o suprimes, el derecho español añade un paso que no existe en el neerlandés, el alemán ni el francés. El artículo 32.1 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): «El responsable del tratamiento estará obligado a bloquear los datos cuando proceda a su rectificación o supresión.» No es una recomendación y no es una alternativa a suprimir: es lo que tienes que hacer al suprimir.

Bloquear tiene una definición en el apartado 2, y es más estricta de lo que suena: «la identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización», salvo para ponerlos a disposición de jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal o de las administraciones competentes —la Agencia Española de Protección de Datos entre ellas— «y solo por el plazo de prescripción» de esas posibles responsabilidades. Pasado ese plazo, el mismo apartado obliga a destruirlos. El apartado 3 cierra la puerta: los datos bloqueados no se pueden tratar para ninguna otra finalidad.

Dicho en el idioma de tu escritorio: no los ves, no los llamas, no los cuentas, no los exportas para una campaña. Están reservados por si alguien con toga pregunta, y para nada más.

En el CRM el responsable del tratamiento eres tú, así que este deber es primero tuyo y no de tu proveedor. Las bases que lo sostienen están en datos de clientes y el RGPD.

Lo que Nermio hace, y lo que tienes que resolver fuera

Sin rodeos, porque esto es lo que más te va a costar: Nermio no tiene estado de bloqueo. Aquí suprimir suprime. Si eliminas una empresa, se van con ella sus contactos, sus oportunidades, sus tareas, sus notas y todo su historial, y no quedan reservados en ningún sitio al que podamos volver.

No es una función que esté a punto de llegar, y presentarla como tal sería venderte algo que nadie ha construido. Es un hueco entre el producto y el derecho español, y mientras exista lo tienes que cubrir tú por fuera. El propio artículo 32.4 prevé ese caso: cuando el sistema no permite el bloqueo o adaptarlo exige un esfuerzo desproporcionado, «se procederá a un copiado seguro de la información de modo que conste evidencia digital, o de otra naturaleza, que permita acreditar la autenticidad de la misma, la fecha del bloqueo y la no manipulación de los datos durante el mismo».

La ley dice qué tiene que acreditar esa copia; cómo lo haces es tu decisión. Lo que sigue es una lectura práctica de ese apartado, no una cita:

1. Antes de suprimir, saca lo que vas a suprimir. En Ajustes → Tus datos tienes en CSV tus empresas, tus contactos, tus oportunidades, tus tareas, el historial y las notas. Eso es el contenido de la ficha que estás a punto de borrar.
2. Guarda ese archivo aparte, fuera del CRM, donde no se use para nada más: ni para llamar, ni para enviar, ni para contar clientes.
3. Deja constancia de la fecha y de que no se ha tocado. Una huella (hash) del archivo anotada en un registro, un sellado de tiempo, o la vía que use tu asesoría. Lo que necesitas es poder acreditar después qué había dentro y cuándo quedó bloqueado.
4. Apunta cuándo se destruye, y destrúyelo entonces de verdad. Bloquear no es guardar para siempre: el artículo 32.2 obliga a destruir cuando pasa el plazo.

Si manejas datos de muchas personas, o datos sensibles, esto es una conversación con alguien que firme y no una tarde de bricolaje. Lo que no se sostiene es limpiar la base sin haberlo pensado en absoluto.

Lo que tienes que conservar: tres plazos, no uno

La otra mitad del trabajo, y la que casi nadie calcula bien, porque aquí no hay un número único. Hay tres, y miden cosas distintas:

• Seis años para conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de tu negocio, «a partir del último asiento realizado en los libros» (artículo 30.1 del Código de Comercio). Fíjate en el punto de partida: no cuenta desde la fecha del documento, sino desde la última anotación.
• Cuatro años de prescripción tributaria: el derecho de la Administración a determinar la deuda y a exigir su pago, y tu propio derecho a pedir devoluciones (artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria).
• Cinco años para las acciones personales que no tengan plazo especial, «desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación» (artículo 1964.2 del Código Civil). Eran quince hasta que la Ley 42/2015 lo cambió, y por eso todavía circulan textos con el número viejo.

Los tres se parecen y no son lo mismo. El primero es un deber de conservar; el segundo y el tercero son plazos tras los cuales ya no te pueden reclamar. Cuál manda depende de qué responsabilidad hay detrás, y eso no se decide en un artículo como este. Para limpiar, la regla prudente es mirar el más largo que te afecte y no borrar por debajo de él.

Y una advertencia sobre las facturas: en España Nermio todavía no las hace —desde el Real Decreto 1007/2023 el propio programa tiene que encadenar y sellar cada registro de facturación, imprimir un QR y contar con una declaración responsable de quien lo desarrolla, y ese recorrido no está hecho—, así que las tuyas viven en tu programa de contabilidad y es allí donde se cumplen los plazos de arriba, no aquí.

Las dos reglas no se contradicen

Es la confusión más frecuente y tiene una respuesta corta: no son los mismos documentos.

Tus justificantes contables se quedan porque lo exige la ley mercantil y la fiscal, aunque el cliente se haya ido y aunque pida que lo borres todo. La ficha de un posible cliente del que nunca salió nada —su móvil, tus notas de la conversación— no tiene detrás ningún deber de conservación, y esa sí se va.

O sea: puedes limpiar un expediente de cliente y conservar su contabilidad. Es más, es lo que hay que hacer. Si tu herramienta no distingue entre las dos cosas, eso no es un detalle de configuración sino un problema de verdad — ver sacar tus datos.

Las notas que es mejor quitar

Una pasada aparte, y más incómoda que los duplicados, porque va sobre frases que escribiste tú.

Busca dos tipos de apuntes. Juicios sobre personas — «tipo difícil», «no decide nada, solo se hace el importante». Y cosas anotadas de pasada que no deberían estar ahí: una enfermedad, un divorcio, un apuro de dinero.

El motivo no es la delicadeza. Cualquier persona puede pedirte «una copia de sus datos personales que son objeto del tratamiento», así lo resume la AEPD al explicar el derecho de acceso, y tus notas forman parte de ellos. Un dato de salud, además, no es un dato más: es una categoría especial y no tiene nada que hacer en una nota de ventas.

La prueba que hace innecesaria esta pasada si la aplicas de ahora en adelante: no escribas nada que no leerías en voz alta con el cliente al lado. «Contesta poco al correo, al teléfono siempre está» es útil y no da problemas; casi todo lo demás no es ninguna de las dos cosas. Más sobre qué apuntar y qué no, en qué apuntas después de una conversación.

Una limpieza de dos horas

No más. Un proyecto de datos no se termina nunca; dos horas sí se terminan:

1. Treinta minutos de duplicados. Por teléfono, correo y NIF, no por nombre, y copiando las notas a mano antes de eliminar una ficha.
2. Treinta minutos de responsables. Cada empresa con un nombre detrás; a una empresa sin responsable no la llama nadie.
3. Treinta minutos de separar. Qué fichas cuelgan de un justificante con plazo, y cuáles son solo notas de ventas. Solo las segundas son candidatas a suprimir.
4. Treinta minutos de suprimir. Las notas sin finalidad, fuera. Y si estás suprimiendo o rectificando a petición de alguien, haz antes la copia segura: esa es la parte que no puedes recuperar después.

Lo que no haces: borrar todo lo que lleva mucho tiempo sin contacto. Un cliente de hace cuatro años no es basura, es uno de los mejores contactos que tienes. Antiguo no es un motivo para borrar; sin finalidad, sí.

Y después, nunca más

Una limpieza anual significa once meses trabajando con una base sucia. Mejor que se mantenga limpia sola, y para eso bastan tres costumbres que no cuestan nada:

Quien llama, comprueba el contacto. Una frase por conversación.

Antes de crear una empresa, búscala. Por teléfono o por NIF, no por nombre: es la única búsqueda que evita un duplicado.

Suprimir es parte del cierre, no de la limpieza. Cuando una oportunidad se pierde y solo había notas, fuera, en ese momento. Así no vuelve a formarse un montón que te pida dos horas.