Importar tu Excel sin arrastrar el desorden

¿De dónde salen estas filas?

Una pregunta que no se hace mientras la lista duerme en una hoja de cálculo, y que se hace sola al importar: ¿sabes, fila por fila, de dónde salió esa dirección?

Si son tus clientes y tus contactos, la respuesta es evidente. Si una parte viene de un archivo comprado o de una lista recogida en otro sitio, no lo es — y entonces la persona tiene derecho a saberlo. La AEPD lo dice al explicar el derecho de información: cuando los datos no se han obtenido directamente de la persona, en la información básica, la de primera capa, tiene que figurar «la fuente (procedencia) de los datos», y en la detallada «la información detallada del origen de los datos, incluso si proceden de fuentes de acceso público».

Y el momento no es cuando alguien se queje. La misma página fija el plazo en «un plazo razonable, a más tardar en un mes», con una excepción que en ventas es la regla: si los datos van a usarse para comunicarte con esa persona, la información se da a más tardar en el momento de la primera comunicación. Es decir: en el primer correo, no en el tercero.

La consecuencia práctica es pequeña: añade una columna «origen» y rellénala durante la preparación, no después. Son dos minutos en Excel y es imposible reconstruirlo seis meses más tarde. Si lo que vas a hacer con esa lista es escribir a puerta fría, lee primero ¿puedo enviar este correo?: en España el permiso previo es más estricto de lo que la mayoría supone.

Preparar el archivo

Una buena importación empieza en Excel y no en el CRM. Cuatro cosas, y cuestan veinte minutos entre todas:

1. Una fila es una cosa. Una fila por empresa, o una fila por contacto — no las dos mezcladas. Si hay dos personas en una celda, sepáralas antes.
2. Una columna es un dato. «Jansen SL, Albacete» en una celda tiene que ser dos columnas. Una pantalla de importación no puede adivinarlo por ti.
3. La primera fila son los encabezados, y encima no hay nada. Un título, un logotipo o una línea en blanco por encima hace que tu primer cliente se lea como nombre de columna.
4. Quita el formato que significa algo. Un fondo amarillo que quiere decir «importante» no viaja. Conviértelo en una columna con la palabra dentro, o esa información desaparece al guardar.

El CSV, y la trampa del punto y coma

La mayoría de las herramientas quieren un CSV: un archivo de texto donde un carácter separa las columnas. En España Excel pone ahí por defecto un punto y coma y no una coma, por el mismo motivo que en media Europa: aquí la coma es el separador decimal, así que no puede separar también las columnas.

Es útil saberlo cuando una importación sale rara: todos los datos en una sola columna suele significar que el separador no coincide. Casi todas las pantallas de importación te dejan cambiarlo.

Guarda como CSV UTF-8 si existe la opción. Eso evita el clásico en castellano: la ñ, las tildes y el signo del euro convertidos en caracteres ilegibles — y te das cuenta cuando ya hay mil filas dentro.

Cinco errores que dejan una importación inservible

• Los ceros de delante, perdidos. Excel trata una columna de cifras como número y se come el cero inicial. Un código de provincia del INE —01 es Araba/Álava, 08 Barcelona, 09 Burgos— queda en 1, 8 y 9, y a un código postal que empieza por cero le pasa lo mismo. Pon la columna como texto antes de guardar.
• Las fechas al estilo americano. 03/04/2026 aquí es el 3 de abril y allí el 4 de marzo. Comprueba después de importar una fecha que te sepas de memoria.
• El mismo cliente con dos nombres. «Jansen SL» y «Jansen, S.L.» entran como dos empresas. Ordena por nombre y míralo antes de importar, no después.
• Columnas vacías que enlazas igualmente. Te quedan cien campos en blanco que parecen haber tenido que contener algo. Enlaza solo lo que esté relleno.
• Importar dos veces después de un fallo. El error más repetido de todos: el primer intento salió a medias y el segundo lo duplica todo. Mira antes si la herramienta tiene vista previa.

Mira primero lo que va a pasar

Una pantalla de importación que te enseña lo que va a hacer antes de hacerlo es la diferencia entre una tarde tranquila y una noche ordenando. Compruébalo en cualquier herramienta nueva.

Y revisa el enlazado de columnas aunque te lo haya adivinado, porque adivinar a partir del encabezado tiene límites concretos. Un ejemplo de los nuestros: el campo que en castellano se llama NIF no reconoce todavía una columna titulada nif, así que ese enlace lo haces tú en la pantalla de asignar columnas. No se pierde nada en silencio —la asignación se ve antes de confirmar—, pero es una casilla que hay que mirar.

Si no hay vista previa, hazte la tuya: importa cinco filas, comprueba que todo está en su sitio, y haz el resto. Cuesta cinco minutos y te ahorra la situación en la que mil empresas tienen su localidad en el campo del teléfono.

Lo que entra, y lo que no entra nunca

Una cosa que conviene saber antes de preparar el archivo: se importan empresas y contactos, no oportunidades ni tareas. No es un olvido. Una oportunidad cuelga de una empresa, tiene una fase y un responsable, y si está perdida necesita un motivo; una tarea cuelga de las dos y tiene una fecha. Nada de eso cabe en una columna de tu hoja, y adivinarlo sería inventarse tu embudo.

Lo mismo pasa con el responsable: enlazar un nombre de un CSV con una cuenta de tu equipo es adivinar, así que las filas importadas entran sin asignar y las repartes después. Sale más barato que corregir doscientas asignaciones equivocadas.

Después de importar

Dos comprobaciones, cinco minutos cada una. Cuenta si el número de empresas coincide con el número de filas de tu archivo — si no coincide, se han saltado filas y quieres saber cuáles. Y abre tres empresas al azar para ver si los campos están donde deben.

Y luego la parte que de verdad cuenta: pon en lo que está en marcha un siguiente paso con una fecha. Un archivo importado sin siguientes pasos es una agenda de direcciones, no un CRM.