Un presupuesto que te aprueban

¿Estás obligado a darlo?

Casi siempre, no. No existe una norma estatal que obligue a cualquier empresa a entregar un presupuesto, ni que diga qué tiene que llevar uno cualquiera. Lo que existe son reglas concretas: por sector, y por comunidad autónoma. Si te toca una, te toca entera.

Dos reales decretos del Estado lo exigen, y los dos fijan además un mínimo de validez:

• Talleres de reparación de vehículos. El Real Decreto 1457/1986 dice en su artículo 14.1: «Todo usuario o quien actúe en su nombre tiene derecho a un presupuesto escrito. Este presupuesto tendrá una validez mínima de doce días hábiles.» El artículo 14.2 enumera lo que debe figurar en él, y el 14.5 añade algo que importa: solo puedes empezar el trabajo cuando el usuario ha firmado el presupuesto o ha renunciado a él de forma fehaciente.
• Servicios de asistencia técnica de aparatos de uso doméstico. El Real Decreto 58/1988, artículo 3.1: «Todo usuario o quién actúe en su nombre tiene derecho a un presupuesto previo escrito. Este presupuesto tendrá una validez mínima de treinta días desde la fecha de comunicación al usuario.» Y el 3.7 te pone un reloj por el otro lado: el presupuesto solicitado tiene que estar a disposición del usuario en un plazo que «no podrá ser superior a cinco días hábiles».

Y hay una regla autonómica mucho más amplia que las dos anteriores. En Cataluña, el Código de consumo (Ley 22/2010, artículo 251-3.2) obliga a quien ofrezca o preste cualquier tipo de servicio a hacer y entregar un presupuesto previo «si la persona consumidora no puede calcular directamente el precio», salvo que esta renuncie «expresamente, de forma manuscrita y con su firma». El artículo 123-2.c de la misma ley añade el efecto: «Este presupuesto es vinculante para el prestador del servicio hasta que se agote el plazo de su validez.»

Fíjate en el alcance, porque es lo que se cuenta mal con más frecuencia: eso vale para consumidores y en una comunidad autónoma, no para cualquier presupuesto en España. Si vendes a otra empresa en Zaragoza, ninguna de las tres reglas de arriba te alcanza.

Lo que no hemos podido establecer, y por eso no está escrito aquí como si lo estuviera: que exista una lista estatal de menciones obligatorias válida para todo presupuesto. No la hay. Si tu sector o tu comunidad no aparece arriba, compruébalo en tu propia normativa antes de dar por hecho que no te afecta — y si no te afecta, haz el presupuesto igual. Todo lo que sigue te sirve exactamente igual, con la diferencia de que nadie te obliga.

Lo que tiene que llevar

La lista de abajo es la de los dos reales decretos, quitando lo que solo tiene sentido con un coche o una lavadora delante. Funciona igual de bien cuando no te obligan:

• Tus datos: nombre o razón social, NIF y domicilio completo. Los dos decretos piden NIF y domicilio; es lo primero que se olvida en una plantilla hecha a mano.
• Los datos del cliente, con el nombre de quien decide — no de quien rellenó el formulario de contacto.
• El objeto, desglosado por operaciones: qué vas a hacer, qué piezas o materiales entran, y el importe de cada cosa. Tan concreto que dentro de tres meses los dos entendáis lo mismo.
• El precio, con el IVA. Si tu cliente es un consumidor, el precio que le pones delante tiene que ser el final: el artículo 20.1.c del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios pide «El precio final completo, incluidos los impuestos», desglosando recargos, descuentos y gastos adicionales.
• El plazo de validez.
• La fecha y tu firma.
• Un espacio para la fecha y la firma de aceptación. Los dos decretos lo exigen literalmente, y el Código de consumo catalán va más lejos: dos espacios para firmar, aceptación y rechazo, «del mismo tamaño».

Ese último punto no es burocracia. Es la razón por la que un presupuesto se acepta: el cliente no tiene que inventarse qué hacer ahora.

El plazo de validez: lo que hace y lo que no

Aquí es donde más se exagera, y conviene ser exacto, porque la ley española dice menos de lo que se le atribuye.

No es una mención obligatoria con carácter general. Donde sí lo es, lo que la norma fija es un suelo, no un requisito de forma: doce días hábiles en un taller, treinta días en un servicio técnico de electrodomésticos. Un presupuesto de taller que diga «válido cinco días» no está siendo prudente, está por debajo del mínimo.

Y el Código Civil no regula si puedes retirarlo antes de que venza. No hay artículo. Solo en el caso catalán hay una respuesta escrita, y es que te vincula hasta que el plazo se agote. Fuera de ahí no tienes una regla que te proteja ni que te ate: tienes lo que hayas puesto en el documento. Así que pon un plazo que puedas cumplir, y si trabajas con materiales cuyo precio se mueve, ponlo corto.

Lo que el plazo sí hace, siempre, es darte una razón natural para volver a llamar. «Tu presupuesto caduca el viernes, ¿te lo renuevo?» es una pregunta que no molesta a nadie y que a menudo consigue la respuesta que tres recordatorios no consiguieron. Sin fecha de caducidad solo te queda «¿has decidido ya?», y eso pone el peso en el cliente.

Dos a cuatro semanas encaja con la mayoría de las ventas pequeñas. Elige el plazo según cómo decide tu cliente: si tiene que pasar por un comité que se reúne una vez al mes, dos semanas es una mala idea — y eso solo lo sabes si lo preguntas antes de escribir el presupuesto.

Cuando te lo aceptan, ya no es un presupuesto

Es un contrato, y eso no es una manera de hablar. El artículo 1254 del Código Civil: «El contrato existe desde que una o varias personas consienten en obligarse, respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio.» El 1262: «El consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de la aceptación sobre la cosa y la causa que han de constituir el contrato.» Y el 1091: las obligaciones nacidas de un contrato «tienen fuerza de ley entre las partes contratantes».

El artículo 1258 añade la parte que la gente no espera: el contrato obliga «no sólo al cumplimiento de lo expresamente pactado, sino también a todas las consecuencias que, según su naturaleza, sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley». Lo que no escribiste también cuenta, y se interpreta. Un presupuesto vago no te deja margen: te deja una discusión.

De ahí salen tres consecuencias prácticas.

Describe el trabajo como describirías un contrato, porque lo es. «Arreglar la fachada» se discute dentro de tres meses; «lijado, tapado de grietas y dos capas en los 42 metros cuadrados de la fachada norte» no se discute.

El trabajo de más necesita autorización, y la subida de costes no es excusa. Para obra a precio cerrado, el artículo 1593 lo dice sin rodeos: el contratista «no puede pedir aumento de precio aunque se haya aumentado el de los jornales o materiales; pero podrá hacerlo cuando se haya hecho algún cambio en el plano que produzca aumento de obra, siempre que hubiese dado su autorización el propietario». Si aparece trabajo nuevo, pídelo por escrito antes de hacerlo. Un correo de dos líneas respondido con un «de acuerdo» es suficiente, y es la diferencia entre cobrarlo y regalarlo.

Y una cláusula que te deje subir el precio a tu criterio no vale nada. Artículo 1256: «La validez y el cumplimiento de los contratos no pueden dejarse al arbitrio de uno de los contratantes.»

¿Y si el cliente se echa atrás después de aceptar? El artículo 1124 te da a elegir entre exigir el cumplimiento o resolver el contrato, «con el resarcimiento de daños y abono de intereses en ambos casos», y el 1101 sujeta a indemnización a quien incumple. En un trabajo pequeño eso casi nunca acaba en un juzgado, y no deberías escribir tu presupuesto pensando en uno. Lo útil es más sencillo: lo que puedes reclamar es lo que está escrito, firmado y fechado. Lo demás es tu palabra contra la suya.

Si tu cliente es autónomo

Pregunta frecuente, y la respuesta es más clara de lo que parece. La ley de consumidores define al consumidor en su artículo 3.1: «son consumidores o usuarios las personas físicas que actúen con un propósito ajeno a su actividad comercial, empresarial, oficio o profesión». El artículo 4 define al empresario al revés: quien actúa «con un propósito relacionado con su actividad».

No hay umbral de plantilla ni de facturación. Lo único que decide es el propósito. Un autónomo que te compra para su actividad no es un consumidor: no tiene derecho de desistimiento, no le aplican las reglas de consumo, y los plazos de pago son los de entre empresas (ver plazos de pago).

Donde la ley no te da respuesta es en el uso mixto: el portátil que sirve para facturar y para ver series, la furgoneta que lleva material y a los niños. El texto define los dos extremos y no dice nada del caso intermedio. Así que no construyas tu presupuesto sobre tu propia suposición: pregunta para qué lo quiere y apunta la respuesta. Si acaba habiendo discusión, eso es lo que tendrás.

Dónde va el precio

No al final del todo. El lector va a saltar ahí de todas formas, y si para llegar tiene que pasar cuatro páginas, ya no lee el resto: está ocupado con la cifra.

Lo que funciona: un resumen corto arriba con qué vas a hacer y cuánto cuesta, y el desglose después. Quien quiere ir rápido lee el primer bloque; quien quiere saberlo todo sigue. El desglose no desaparece — el resumen no lo sustituye, lo precede.

Pon también por qué el importe es el que es. No como defensa, sino como explicación: qué entra, qué no, y qué pasa si el trabajo se alarga. Un precio sin explicación es solo un número para comparar. Si esa parte te cuesta, está en poner precio a tus servicios.

Lo que apuntas al enviarlo, y la factura que vendrá después

En el momento en que el presupuesto sale: el importe, la fecha en que caduca, y cuándo vuelves a llamar. Esas tres cosas, y una tarea con fecha.

Guarda el documento. El artículo 30.1 del Código de Comercio obliga a conservar «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años». No es una carga: es la razón por la que dentro de dos años puedes enseñar lo que se acordó. En Cataluña hay además un mínimo propio para las copias de los presupuestos, seis meses desde la no aceptación o desde el final del servicio (artículo 251-3.4).

Sobre la factura, una advertencia que te ahorra una sorpresa: en España Nermio todavía no hace facturas, y el motivo está en nuestro lado, no en el tuyo. El Real Decreto 1007/2023 (Verifactu) pone la obligación en el programa y no en quien lo usa — artículo 13.1: «Corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto» en el reglamento. Y el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona con una multa fija de 150.000 € por ejercicio a quien fabrica, produce o comercializa software que no cumple. Hasta que eso esté resuelto, la factura la haces con tu programa de facturación o con tu asesoría; el presupuesto aceptado es el documento del que sale.

Con esto el trabajo de redactar está hecho. Lo que pasa después — y ahí es donde se pierde la mayor parte de la facturación — está en el seguimiento de un presupuesto.