Plazos de pago, y qué haces si no te pagan

Lo que en España NO tienes que hacer: avisar

Aquí es donde una guía escrita para otro país te daría un consejo equivocado, así que vale la pena detenerse.

En los Países Bajos se te dirá que anuncies en la factura que vas a cobrar intereses, porque sin ese aviso la reclamación cojea. En Francia van más lejos: el tipo de las penalizaciones por retraso y la indemnización fija de 40 € son menciones OBLIGATORIAS en la factura.

En España, la mora se produce sola. El obligado al pago incurre en mora y debe el interés «automáticamente por el mero incumplimiento del pago en el plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación alguna por parte del acreedor». Y la cantidad fija por costes de cobro «se añadirá en todo caso y sin necesidad de petición expresa a la deuda principal».

Hay dos condiciones, y son exactamente las dos que pondrías tú: que hayas cumplido tus obligaciones contractuales y legales, y que no hayas recibido a tiempo la cantidad debida, a menos que el deudor pueda probar que el retraso no es suyo.

Dicho eso: escríbelo igual en la factura. No porque la ley te lo exija, sino porque una factura que ya lo dice te ahorra una conversación entera. Lo que está escrito de antemano no suena a amenaza; lo que aparece después, sí.

A qué tienes derecho cuando se pasa la fecha

Tres cosas, y ninguna se negocia.

• El interés de demora. A falta de pacto es el tipo que el Banco Central Europeo aplicó a su operación principal de financiación más reciente antes del primer día del semestre natural, más ocho puntos porcentuales. Se fija por semestres y se publica en el BOE: busca el del semestre que te toca en lugar de copiar una cifra de un artículo como este. Y cuidado con una confusión que viaja entre países: en Bélgica ese tipo se redondea al medio punto porcentual superior, y en el texto español no hay redondeo ninguno.
• Cuarenta euros fijos (40 €) de indemnización por costes de cobro, por deuda en mora, sin que tengas que pedirlo y sin que tengas que demostrar que los has gastado.
• Los costes de cobro que superen esa cifra, siempre que estén debidamente acreditados.

Una excepción, estrecha pero real, al importe fijo: el deudor no está obligado a pagarlo cuando no sea responsable del retraso en el pago.

Lo que tu cliente no puede pactar contigo

El techo de sesenta días no es la única cosa cerrada por ley. También hay cláusulas que no valen aunque las hayas firmado, y conviene saber cuáles son antes de sentarte a negociar.

Es nula la cláusula o la práctica manifiestamente abusiva en perjuicio del acreedor, atendiendo a todas las circunstancias del caso. Y en todo caso son nulas las que excluyan el cobro del interés de demora o de esa indemnización por costes de cobro. Un interés pactado un setenta por ciento por debajo del legal se presume abusivo, salvo que pueda probarse lo contrario. Lo mismo vale cuando la cláusula viene en las condiciones generales de la contratación del cliente, que es justamente donde suele venir.

Lo que pasa DESPUÉS de la nulidad es la parte que más sorprende a quien ha leído sobre esto en otro país, y cambia lo que puedes esperar. Una cláusula nula no se limita aquí a desaparecer dejando un hueco: el juez que declara la invalidez integra el contrato con arreglo al artículo 1258 del Código Civil — las consecuencias que, según la naturaleza del contrato, sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley — y dispone además de facultades moderadoras sobre los derechos y obligaciones de las partes. El hueco no se queda vacío: se rellena, y con qué se rellena no lo decides tú.

Consecuencia práctica para ti: no negocies estas tres cosas cliente a cliente. Van una vez en tu presupuesto y en tus condiciones. Lo que tiene que llevar está en un presupuesto que te aprueban.

Haz que la factura llegue bien

La razón más frecuente de que una factura se quede parada no es la mala fe. Es que se ha detenido en algún sitio: en la persona equivocada, sin número de pedido, o con una descripción que la contabilidad no sabe a qué atribuir.

Con clientes grandes, pregunta de antemano cómo funciona su facturación. A qué dirección, con qué referencia, y quién tiene que aprobarla. Esa llamada evita más retraso que cualquier recordatorio posterior.

Y una aclaración honesta sobre esta herramienta: emitir facturas con Nermio todavía no es posible en España. El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que debe cumplir el sistema informático de facturación, y su ámbito subjetivo alcanza también «a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos», no solo a quien factura — así que mientras eso no esté resuelto como debe, sigue emitiendo con tu programa de siempre o con tu asesoría. Todo lo demás de esta página, el seguimiento y el registro de lo que has hecho, funciona igual.

Un orden de pasos que no rompe la relación

Lo importante primero: los primeros pasos no son cobro, son servicio. Quien se pone jurídico de entrada pierde un cliente por una factura que, la mayoría de las veces, solo estaba parada en un escritorio.

1. Día 1 tras el vencimiento: llama, no escribas. Amable y factual: «veo que la factura 2026-114 sigue abierta, ¿hay algo que no cuadre?» Una de cada dos veces hay una razón práctica y se arregla esa misma semana.
2. Día 7: reclamación por escrito. Con el número de factura, el importe, una fecha nueva, y el recordatorio de que el interés y los cuarenta euros ya están corriendo. Fíjate en el tiempo verbal: corren desde el vencimiento, no desde este correo.
3. Día 14: requerimiento con una fecha firme, por un medio que deje constancia. Legalmente no te hace falta para que el interés se devengue — eso ya está hecho. Te hace falta como prueba de qué hiciste y cuándo.
4. Después: el monitorio. Es lo que viene a continuación, y en España es más accesible de lo que te imaginas.

El monitorio, y por qué aquí es la vía normal

Si llegas a este punto, la ruta habitual no es un bufete caro ni una empresa de recobro que se queda un porcentaje de lo tuyo. Es el proceso monitorio, y tiene tres rasgos que lo hacen distinto de lo que esperarías viniendo de otro país.

• Tu propia factura sirve como documento. La ley admite «facturas, albaranes de entrega, certificaciones, telegramas, telefax o cualesquiera otros documentos que, aun unilateralmente creados por el acreedor, sean de los que habitualmente documentan los créditos y deudas» en relaciones de esa clase. No necesitas un papel firmado por el cliente.
• Cualquier importe. El texto vigente habla de «deuda dineraria de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible». No hay techo, y tampoco suelo.
• Para la petición inicial no necesitas abogado ni procurador. Está en las excepciones expresas de la propia Ley de Enjuiciamiento Civil, junto a los juicios verbales de hasta 2.000 €.

Admitida la petición, se requiere al deudor para que en veinte días pague y lo acredite, o comparezca y alegue de forma fundada y motivada, por escrito, por qué no debe lo que le reclamas. Si no hace ninguna de las dos cosas, se despacha ejecución contra él.

Si se opone, el asunto se resuelve «definitivamente en juicio que corresponda, teniendo la sentencia que se dicte fuerza de cosa juzgada». Eso conviene leerlo con atención: la oposición no es un trámite que se supere, es el momento en que empieza un pleito de verdad.

Por eso los pasos escritos de antes importan tanto. No son formalismo: son lo que llevas en la mano cuando llegas aquí.

El IVA de una factura que no te han pagado

Una consecuencia que pilla a mucha gente: en el régimen general el IVA se devenga cuando prestas el servicio, no cuando cobras. Si el cliente no paga, tú ya has declarado e ingresado ese IVA con tu dinero.

La Ley del IVA tiene un régimen voluntario pensado exactamente para esto, el régimen especial del criterio de caja, al que pueden acogerse los sujetos pasivos cuyo volumen de operaciones del año natural anterior no haya superado los 2.000.000 €. Con él el impuesto se devenga «en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos» y, si no llegas a cobrar, el 31 de diciembre del año inmediato posterior al de la operación.

No es gratis, y por eso no es una recomendación general. La otra cara es que tu propio IVA soportado también se aplaza hasta que pagues tú a tus proveedores, y la renuncia al régimen tiene una validez mínima de tres años. Si tú cobras rápido y compras a crédito, te perjudica. Es una decisión para tu asesoría con tus números delante.

Cuánto tiempo tienes

Las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación. Es bastante tiempo, y es a la vez la razón por la que una factura de hace cuatro años ya es un problema: cuanto más esperas, menos se acuerda nadie, menos documentos quedan y más probable es que la empresa que te debe ya no exista.

Anótalo en la ficha del cliente

Cada recordatorio, cada llamada y cada promesa va en el expediente. Tres líneas cada vez, con la fecha.

Lo necesitas por dos razones. Práctica: si hay que ir al monitorio, tienes que poder mostrar qué hiciste y cuándo. Y comercial: al año ves qué clientes pagan tarde de forma estructural, y esa información tiene su sitio en tu próximo presupuesto — como plazo más corto, o como anticipo.

Prevenir es, sobre todo, pactar

Tres cosas que son las que más cambian, y las tres se arreglan en el presupuesto y no después.

Di cuándo facturas. A la entrega, por hitos, o por adelantado. Un cliente que lo sabe de antes ha ajustado su presupuesto a eso.

Pide un anticipo en los encargos grandes. Un treinta por ciento al arrancar es habitual en muchos oficios y se lleva el grueso del riesgo.

Pon tu plazo de pago en el presupuesto Y en la factura. No solo en tus condiciones generales, que ahí no las lee nadie. Y si el presupuesto ya está enviado y no hay respuesta, eso es otro asunto: está en has enviado el presupuesto, y ahora qué.

Esto es una explicación, no asesoramiento jurídico

Si se trata de un importe grande, de una discusión sobre el trabajo en sí, o de un cliente al borde del concurso — pásalo a un abogado. Lo último, además, sale del ámbito de esta ley: las deudas sometidas a procedimientos concursales se rigen por su legislación especial.

Lo de arriba son las reglas principales. Hay excepciones que dependen del caso, y el tipo de interés cambia cada semestre.