Dopo l’evento: dal biglietto da visita al cliente

La sera stessa: tre parole per biglietto

Prima di andare a dormire, o in auto prima di partire. Per contatto, tre parole che domani ti riportino dentro la conversazione: cerca due montatori, Brescia, conosce Ferrari.

Non è burocrazia, sono due minuti. Ed è la differenza tra un contatto e un nome.

Mettilo subito dove lo ritrovi. Una foto del biglietto nel rullino non è un posto: è lo stesso mucchio, in digitale. La scheda dell’azienda, con il nome del contatto accanto, invece sì.

Entro due giorni: un messaggio

Non dopo una settimana, perché a quel punto anche lui ha dimenticato te. Due giorni va bene: abbastanza per non sembrare ansioso, poco perché si ricordi della conversazione.

Una regola fa tutta la differenza: cita qualcosa della conversazione stessa. Non «piacere di averti conosciuto ieri», ma «dicevi che stavate cercando due montatori: conosco uno che è appena uscito da quel problema».

E non chiedere niente di grosso. Né un appuntamento, né un preventivo. Al massimo: ci sentiamo un giorno di questi. Un primo messaggio che pretende un’ora del tempo di qualcuno quasi mai riceve risposta.

Scrivilo uno per uno. Lo stesso messaggio a tutti gli otto si sente dalla prima riga — e, come vedi più sotto, è anche un’altra cosa dal punto di vista legale.

Che cosa annoti

Quattro cose, e stanno in trenta secondi:

• Dove lo hai incontrato e quando. È il tuo appiglio fra un anno: «ci siamo parlati alla fiera di Brescia».
• Di che cosa si occupa, con le sue parole. Non il ruolo sul biglietto, ma quello che gli occupa la giornata.
• Chi conosce. I contatti di rete servono più spesso come porta che come cliente.
• Quando ci torni. Un’attività con una data, anche se quella data è fra quattro mesi. Senza data non ci torni.

Quelle quattro righe vanno nella cronologia della scheda della sua azienda, non su un quaderno. Il motivo è sempre lo stesso: fra un anno non vai a cercare nel quaderno, e la scheda si apre da dovunque tu sia. L’attività con la data è l’unica delle quattro che viene a cercare te: compare in Oggi il giorno che tocca, e per questo è quella che si fa davvero.

La domanda che nessuno fa: quel biglietto è un consenso?

Hai in tasca un indirizzo che ti è stato dato di persona, volontariamente. Sembra l’unico caso in cui la risposta è facile. E invece conviene dire prima che cosa non si può dimostrare.

Nelle linee guida del Garante sullo spam del 4 luglio 2013 — il documento di riferimento in materia, ottomilacinquecento parole — la parola «biglietto» non compare nemmeno una volta. Non c’è un passaggio che dica che un biglietto da visita vale come consenso, e non c’è nemmeno quello che dica il contrario. Chi ti assicura una delle due cose citando il Garante, non sta citando niente.

Quello che esiste è un caso concreto, e vale la pena leggerlo perché la difesa era esattamente la tua. In un’ordinanza del 21 febbraio 2013 un assessore regionale si era difeso dicendo che il numero era stato «ricavato da un biglietto da visita probabilmente consegnato (...) nell’espletamento dell’attività istituzionale». Il Garante ha risposto che quella volontà contraria «non può essere quindi superata né qualora i dati personali dello stesso siano stati reperiti sul web, né qualora siano stati acquisiti mediante un biglietto da visita consegnato» a lui, e che per scrivergli ci sarebbe voluto «un nuovo specifico consenso ai sensi dell’art. 130 del Codice», con l’informativa data prima.

Due cose su quel caso, per non far dire alla sentenza più di quello che dice. Primo: si trattava di propaganda elettorale, non di una mail di vendita — anche se il Garante, nella stessa decisione, scrive che pure per quella finalità «debba ritenersi parimenti necessaria l’acquisizione del consenso preventivo e specifico». Secondo, e più importante: il fatto decisivo era che quella persona si era già formalmente opposta un anno prima. Quindi è dimostrato che un biglietto non scavalca un rifiuto. Non è dimostrato che un biglietto, senza nessun rifiuto in mezzo, non valga niente.

Quindi la risposta onesta è: dipende. E dipende da tre cose, tutte e tre scritte nelle norme.

Le tre cose da cui dipende

Uno: che cosa stai mandando. L’articolo 130 del Codice privacy parla di «invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o (...) comunicazione commerciale», e il comma 2 ci mette dentro la posta elettronica. Una risposta personale a una conversazione che avete avuto in due non è lo stesso oggetto di una comunicazione promozionale mandata a un elenco. È esattamente il motivo per cui qui sopra c’è scritto di scriverli uno per uno: non è solo buona educazione.

Due: chi deve provarlo. L’articolo 9, comma 2, del d.lgs. 70/2003 è una riga: «La prova del carattere sollecitato delle comunicazioni commerciali è onere del prestatore». Il mittente, cioè tu. Un biglietto nel portafoglio non dimostra niente a nessuno; una riga nella cronologia della scheda — «chiesto lui di mandargli i prezzi, fiera di Brescia, 12 marzo» — è almeno qualcosa che puoi far vedere. Questa è la ragione meno romantica per annotare, ed è anche la più solida.

Tre: quello che è chiuso in ogni caso. Le stesse linee guida del 2013 dicono che con il primo messaggio promozionale non è lecito «chiedere (...) il consenso al trattamento dati per finalità promozionali». La scappatoia a cui pensano tutti — mando una mail a tutti e otto a chiedere se vogliono ricevere qualcosa — è proprio quella che non c’è.

E l’indirizzo aziendale non ti salva da nessuna delle tre. L’articolo 121, comma 1-bis, lettera f) definisce il «contraente» come «qualunque persona fisica, persona giuridica, ente o associazione», e il Garante, nelle linee guida, considera un indirizzo del tipo nome.cognome@società.com un indirizzo personale, con il suo titolare come interessato. Da qualunque lato lo guardi, serve il permesso.

In pratica, e senza avvocato: tieni il biglietto, scrivi la nota, manda un messaggio personale su quello di cui avete parlato. Nel momento in cui quegli otto biglietti diventano un elenco in Campagne, sei in pieno articolo 130 e ti serve un consenso che nessuno di loro ti ha dato. Dove passa esattamente la linea, e le due eccezioni che esistono davvero, stanno in posso mandare questa email?.

Il caso diverso: quando il nome non te l’ha dato lui

Finora si parlava di un biglietto che ti è stato messo in mano. L’altra metà dei nomi che torni a casa con, però, non arriva da lì: te li ha passati l’organizzatore, un elenco degli iscritti, o un collega.

Allora i dati non li hai raccolti dalla persona, e scatta un obbligo in più. Il Garante lo riassumeva così nel 2013: se i dati «non sono raccolti presso l’interessato», l’informativa — comprese le categorie di dati trattati — va data «all’atto della registrazione dei dati o (...) non oltre la prima comunicazione». La norma citata allora è stata sostituita dal Regolamento europeo nel 2018, ma la sostanza non è cambiata: la persona deve poter sapere da dove sei uscito.

La parte bella è che era già quello che volevi dire. «Ti scrivo perché mi hanno dato il tuo nome all’incontro di Brescia» è nello stesso tempo la provenienza e la migliore prima frase che esista. Funziona identico con una referenza, e lì è sviluppato: chiedere una referenza senza sentirti a disagio. Che cosa puoi conservare di tutto questo sta in dati dei clienti e GDPR.

Il ritmo lento

La maggior parte dei contatti di rete non è un cliente e non lo diventerà presto. È normale, e non è un motivo per lasciarli cadere.

Due o tre volte l’anno, mandare qualcosa che gli serve è abbastanza per restare sulla mappa. Chi manda qualcosa ogni mese finisce nel cestino; chi non manda più niente smette di esistere.

Quel «qualcosa» non deve essere grande: un articolo che casca sul suo problema, il nome di uno che può aiutarlo, o semplicemente la domanda di come è finita quella cosa di cui parlavate.

Come saprai se rende qualcosa

Su ogni cliente nuovo annota da dove è arrivato. Un campo, una scelta in un elenco corto.

Dopo un anno vedi se la rete funziona per te o no. È una risposta più onesta della sensazione che ti lascia: una giornata di networking dà un’impressione di produttività che non sempre si merita, e a volte il contrario — la fiera che ti era sembrata fiacca è quella che ha portato due clienti.

E quel conto decide anche il resto: se su tre eventi ne ha reso uno, lascia gli altri due e vai a quello. Le altre fonti stanno in da dove arrivano i tuoi clienti.