Da solo a una squadra commerciale

Regola 1: un responsabile per cliente

Non per gerarchia, ma perché un cliente di due persone è un cliente di nessuno. Due che pensano che chiami l’altro è il modo più frequente in cui un’opportunità sparisce in silenzio.

Un nome per azienda, un nome per opportunità, un nome per attività. È tutto il sistema. Chi la prende cambia il nome — sta in passare un cliente a un collega, e lì c’è anche la parte che si dimentica sempre: le attività aperte sono separate dall’opportunità e vanno spostate a mano.

Regola 2: dopo ogni conversazione, tre righe

È la regola che da solo potevi saltare e adesso no. Cosa voleva, cosa gli hai detto, qual è il passo successivo e con quale data.

La resistenza è sempre la stessa: sembra burocrazia per il capo. E lo è, finché nessuno ne tira fuori niente. Cambia la prima volta che qualcuno chiama un cliente con gli appunti di un collega accanto e sente che la conversazione va in un altro modo.

Lascia che succeda invece di spiegarlo. Più su questo in come ottieni che il team lo tenga aggiornato.

Regola 3: un listino, e le eccezioni scritte

Da solo fai ogni prezzo da zero e ti ricordi cosa hai fatto. Con due persone che vendono, due clienti simili ricevono due prezzi diversi, e quella cosa prima o poi si sa: si conoscono fra loro più di quanto pensi.

Fissa i tuoi prezzi di partenza e mettetevi d’accordo su chi può uscirne e di quanto. E la cosa più importante: annota ogni eccezione nella scheda del cliente, non nella testa di qualcuno. Uno sconto promesso una volta e scritto da nessuna parte è una discussione che fra due anni perdi.

Vale anche, e soprattutto, per le eccezioni che concedi tu. Il team copia quello che vede, e quello che non vede se lo inventa.

Non conta come è inquadrato

Qui la seconda persona che vende quasi mai è un dipendente dal primo giorno. È qualcuno con la sua partita IVA, un agente di commercio a provvigione, un familiare che dà una mano, oppure il commercialista stesso che di tanto in tanto ti passa un contatto.

Per le tre regole di sopra questo non cambia assolutamente niente, e conviene dirlo chiaro: quello che l’azienda sa deve stare nell’azienda, l’abbia annotato chi l’abbia annotato. Un venditore esterno che tiene il rapporto nel suo cellulare e nella sua testa non è un problema di fiducia; è una parte della tua azienda che non è scritta, e il giorno in cui smette di lavorare con te te ne accorgi tutto insieme.

Quello che cambia è il ruolo con cui entra. Chi vende per più aziende non ha bisogno di vedere tutta la tua Pipeline né quanto guadagni su ogni opportunità. Guarda chi può fare che cosa nel tuo CRM prima di invitarlo, e non dopo.

E non è nemmeno una fase rara

Vale la pena dirlo perché quando ci arrivi sembra una cosa che capita solo a te: passare da uno a due o tre è la situazione normale delle aziende italiane, non un passaggio verso qualcosa di grande.

I primi risultati del Censimento permanente delle imprese dell’Istat lo dicono con un numero, e vale la pena leggerlo con il suo confine. La rilevazione riguarda le imprese con almeno 3 addetti — 1.021.618 unità, il 22,5% delle imprese italiane. Di quelle, più di tre quarti (805mila, il 78,9%) sono microimprese da 3 a 9 addetti; le piccole da 10 a 49 sono il 18,5%, e tutto il resto sta nel 2,6% che rimane.

Quindi la domanda «come ci organizziamo adesso che siamo in tre» è la domanda di quasi tutti. Non c’è un metodo per aziende grandi da copiare in piccolo: le tre regole qui sopra sono già la versione adatta.

Assumere è un altro discorso

Tutto quello che c’è sopra è modo di lavorare. Mettere qualcuno in regola è un’altra cosa, e resta fuori da questo articolo di proposito.

Non perché non conti, ma perché è proprio il punto in cui un testo invecchia prima: l’inquadramento, il contratto collettivo che si applica alla tua attività, i contributi, le aliquote e le scadenze si rivedono con una frequenza che nessun articolo regge. Un numero qui scadrebbe prima dell’articolo, e un numero scaduto è peggio di nessun numero.

Dove sta invece, in quest’ordine: all’Inps (inps.it) per l’inquadramento e i contributi, nel contratto collettivo del tuo settore per quello che spetta a chi assumi, e dal tuo commercialista o da un consulente del lavoro per il tuo caso concreto — che è l’unica cosa che risponde davvero alla tua domanda.

Cosa non devi fare

Non inventarti un processo di vendita di dodici fasi. La tentazione è forte proprio quando cresci, ed è troppo presto. Con un team di tre, la pipeline che avevi già di solito basta — vedi costruire una pipeline che sta in piedi.

Non metterti a misurare quantità. Quante conversazioni, quanti campi compilati: quello si gonfia senza che niente migliori, e rovina la fiducia che ti serve proprio adesso. L’unica cosa che devi sapere in questa fase è se ogni opportunità aperta ha un passo successivo.

Non lasciare convivere due sistemi. Metà del team con i suoi accordi nel cellulare e metà nel CRM vuol dire che nessuno dei due è giusto. Uno dei due deve sparire, anche se su qualche cosa era il migliore.

Cosa invece imposti

Tre cose, e insieme costano un pomeriggio.

I ruoli. Chi può cosa. Distribuisci Solo lettura con generosità a tutti quelli che devono guardare senza compilare niente — vedi chi può fare che cosa nel tuo CRM.

Un momento alla settimana. Un quarto d’ora per guardare insieme dove non è successo niente. Senza rimproveri; quello che si cerca è che non sparisca qualcosa fra due persone.

Un posto dove le regole stanno scritte. Tre righe in un documento bastano. Una regola che esiste solo a voce non vale più per chi entra l’anno prossimo.