Quién puede hacer qué en tu CRM

Cuatro roles bastan

Una herramienta con doce niveles de permisos parece rigurosa y en la práctica no se configura nunca. Cuatro bastan para casi cualquier empresa pequeña:

• Propietario. Lo puede todo, y es el único que gestiona el equipo: invitar a compañeros, cambiar roles y retirar un acceso. Una sola persona por organización: dos propietarios significa que nadie es el último responsable.
• Manager. Lo puede todo dentro del CRM — empresas, contactos, oportunidades y tareas, incluido eliminar. El equipo no lo gestiona.
• Usuario. Crea y actualiza empresas, contactos, oportunidades y tareas. El rol de casi todo el que vende.
• Solo lectura. Lo ve todo y no cambia nada.

Lee lo que puede un rol, no cómo se llama

Es el consejo más útil cuando estás comparando herramientas, y en español hace más falta que en otros idiomas, porque las palabras de los roles ya están ocupadas.

«Gestor», aquí, es antes que nada la persona de la gestoría que te lleva los papeles. «Administrador» suena a quien manda, y en bastantes herramientas ese rol no toca el equipo: no da de alta a nadie ni cambia el rol de un compañero. Un nombre que promete más de lo que el rol hace es peor que un préstamo del inglés — y por eso en Nermio el segundo rol se llama Manager y no Administrador: gestiona el trabajo, no el equipo.

Así que abre la pantalla de permisos de lo que estés probando y mira tres cosas concretas: quién puede eliminar, quién puede invitar a alguien nuevo y quién puede cambiar el rol de otra persona. Si el nombre y la respuesta no coinciden, hazle caso a la respuesta.

Solo lectura es el rol más útil

Es el más infravalorado, y resuelve el problema más frecuente de todos: gente que sí tiene que saber qué está pasando y no tiene nada que rellenar.

La persona de administración que quiere ver si entra un pedido. El técnico que, antes de salir, quiere leer qué se acordó. Un socio que mira sin intervenir.

Y el caso más español de todos: tu asesoría. Si les das acceso para que vean qué se ha cerrado y qué está en marcha, dáselo en Solo lectura. No necesitan tocar nada, y así no hay manera de que se pierda algo por un clic.

Sin este rol, esas personas se quedan con una de dos: sin acceso — y entonces te llaman a ti — o con permisos completos, y entonces corres el riesgo de que algo desaparezca sin que nadie lo haya querido. Reparte Solo lectura con generosidad. Que la información llegue a más gente es justo para lo que sirve un CRM.

Mira quién puede cambiar los roles

Este es el detalle que más importa en la práctica y el que más se pasa por alto: quien puede cambiar los roles puede nombrarse propietario.

Por eso esa decisión tiene que ser del propietario, y no de cualquiera que resulte ser Manager. No es un permiso más de administración: es la llave de la cerradura. Compruébalo en cualquier herramienta nueva antes de meter a tu equipo, y si esa frontera no existe, el sistema de permisos es decoración.

Una cosa que el propietario en Nermio no puede hacer, y conviene saberla antes de buscarla: borrar la organización entera. Darse de baja y borrar tampoco son lo mismo: darse de baja significa que dejas de usarlo, y hasta ese día puedes exportar tus datos; borrar es irreversible. Eso lo hacemos nosotros, a tu petición, y el motivo queda escrito en nuestro registro.

Ver solo lo necesario también es protección de datos

Hasta aquí todo era práctico. Este punto tiene además otra cara, y vale la pena decirla sin convertir el artículo en un texto legal.

El principio de minimización no habla solo de cuántos datos guardas. La AEPD lo describe como tratar únicamente los datos precisos para cada finalidad, reduciendo la extensión del tratamiento y limitando a lo necesario el plazo de conservación y su accesibilidad. Es decir: a quién le abres la puerta forma parte del principio, no es un asunto aparte.

Para una empresa pequeña eso se traduce en dos cosas muy sencillas, y las dos están más arriba. Que cada persona tenga el rol más bajo con el que pueda hacer su trabajo. Y que puedas decir, en cualquier momento, quién tiene cada rol.

Un aviso sobre la asesoría del punto anterior: alguien de fuera de tu empresa que entra en los datos de tus clientes es un tercero, y eso tiene su propio papeleo. Qué hace falta de verdad está en datos de clientes y el RGPD; aquí no vamos a enumerar artículos, porque un artículo mal citado es peor que ninguno.

Si alguien se va

Dos cosas, y el orden importa.

Primero traspasa sus clientes, y solo después le quitas el acceso. Al revés te queda una cuenta que ya no entra en ningún sitio mientras doce oportunidades siguen a su nombre, y entonces nadie sabe quién las recoge. Cómo se hace bien está en pasar un cliente.

Después desactiva la cuenta de verdad, no le cambies la contraseña. Una cuenta desactivada no puede nada; una cuenta a la que le has cambiado la contraseña vuelve a entrar con un correo de recuperación. Esa diferencia solo se nota el día en que las cosas acaban mal.

Y deja sus notas donde están. Son de la empresa y no suyas. Una ficha a la que se le borra el historial cuando alguien se marcha es exactamente lo que un CRM tiene que evitar.

Lo que tienes que poder explicar

De los datos de tus clientes respondes tú, aunque el programa lo haga otro. En concreto: tienes que poder decir quién entra en qué, y tienes que poder retirar un acceso.

Una lista con quién tiene cada rol vale para eso, siempre que esté bien. Repásala una vez al año; en casi todas las empresas aparece entonces alguien que ya no trabaja ahí. En Nermio la tienes en Ajustes, pero sirve igual en una hoja: lo que no vale es no tenerla.

Y si lo que te falta es el papeleo mínimo para empezar, la propia AEPD tiene una herramienta gratuita pensada para empresas que tratan datos de poco riesgo — clientes, proveedores, personal — que te saca el registro de actividades de tratamiento y un anexo de medidas de seguridad orientativas. Está enlazada abajo, y no cuesta nada mirarla antes de pagar a alguien por lo mismo.