Excel ou un CRM ?
La plupart des entreprises que nous rencontrons suivent leurs clients dans un tableur, et ce n’est pas une erreur de débutant. Une liste dans Excel est gratuite, vous la connaissez, et elle fait exactement ce que vous imaginez. Cette page parle de l’endroit où elle cesse de fonctionner en silence — car ce n’est pas un moment, et c’est précisément le problème.
Excel est un bon début
Et pour une partie des entreprises, c’est aussi la fin, et c’est très bien.
Une liste de quarante clients dans un tableur que vous tenez à jour vaut mieux qu’un CRM dans lequel vous ne regardez plus après trois semaines. Ce n’est pas de la politesse, c’est la phrase la plus importante de cette page : un logiciel ne bat pas un tableur en sachant faire plus, mais seulement parce que vous continuez à l’utiliser.
Ce qu’Excel fait particulièrement bien, c’est s’adapter à votre tête. Vous inventez une colonne, vous triez sur ce qui compte pour vous, vous calculez une marge dans la cellule d’à côté. Aucun logiciel CRM ne vous laisse faire cela aussi vite, le nôtre non plus.
La balance
Ce n’est pas une liste où le logiciel gagne sur tout. La colonne de gauche est la raison pour laquelle vous utilisez encore un tableur.
Ce que Excel fait mieux
- Vous l’avez déjà et vous le connaissez. Il n’y a pas d’abonnement et personne n’a rien à apprendre.
- Une liberté totale : chaque colonne que vous voulez, chaque tri, et le calcul dans la cellule d’à côté.
- Il fonctionne sans internet, et un fichier sur votre propre disque est à vous au sens le plus direct du mot.
- Tout se voit d’un coup d’œil et se modifie en une fois ; un CRM vous fait cliquer fiche par fiche.
- Aucun éditeur qui change ses prix ou ses fonctionnalités.
Ce que Nermio fait autrement
- Une tâche avec une date qui se signale le bon jour. Une cellule contenant « rappeler » ne se signale jamais.
- Un historique par entreprise : chaque note et chaque changement d’étape reste, avec le nom de qui l’a fait.
- Plusieurs personnes en même temps, sans que deux versions de la vérité apparaissent.
- Quatre rôles, pour que tout le monde ne puisse pas tout modifier, et un journal qui retient qui a fait quoi.
- Une affaire perdue demande un motif, pour qu’après six mois vous sachiez pourquoi le travail vous échappe.
Là où un tableur s’arrête en silence
Trois choses qui ne cassent pas avec un message d’erreur. Vous les remarquez au chiffre d’affaires.
L’histoire disparaît
Vous écrasez la cellule « statut » avec le nouvel état, et ce qui s’y trouvait a disparu. Dans un an, vous saurez donc où en est un client, mais plus ce que vous aviez discuté en mars. C’est précisément l’information qui rend un deuxième échange facile.
Une deuxième personne arrive
À partir de ce moment, il y a un fichier dans le dossier et un fichier dans la boîte mail de quelqu’un, ou deux personnes qui tapent en même temps dans la même ligne. Non parce qu’elles sont négligentes : un tableur n’est pas fait pour cela.
Plus personne ne fait confiance à la liste
Autour de cent lignes, il s’y trouve des affaires déjà conclues l’an dernier, et des cellules vides dont vous ne savez pas s’il ne s’est rien passé ou si quelqu’un a oublié de remplir. Alors vous arrêtez — et vous n’arrêtez pas de tenir à jour, vous arrêtez de regarder.
Ce que vous avez intérêt à faire
Restez sur Excel si
- Vous avez moins d’une dizaine de demandes en cours en même temps. Cela, vous le retenez encore, et un logiciel est alors un outil sans travail.
- Vous travaillez seul et vos clients sont surtout récurrents, sans longs parcours à surveiller.
- Votre tableur fait aussi votre chiffrage ou votre planning. Cette partie-là, nous ne la reprenons pas, et les séparer coûte plus que cela ne rapporte.
- Vous le tenez vraiment à jour. Cela vaut plus que n’importe quelle fonctionnalité.
Changez si
- Vous vous demandez si vous avez déjà rappelé quelqu’un, et que vous devez chercher la réponse dans votre boîte mail.
- Une deuxième personne parle aux clients, ou qu’une s’ajoute.
- Vous voulez savoir pourquoi le travail vous échappe et pas seulement qu’il vous échappe.
- Chez un client qui rappelle après un an, vous ne savez plus ce que vous aviez convenu.
À quoi ressemble un changement en pratique
Vous pouvez importer tout votre tableur en une fois, mais c’est rarement le meilleur début. Un import CSV est prêt dans les Réglages, et pourtant je commencerais par ce qui est EN COURS : dix à vingt entreprises avec une demande ouverte, chacune avec une étape et une date de suivi. Ces quelques lignes sont tout votre pipeline, et le reste, vous l’ajoutez au moment où cela se présente.
Votre tableur, vous ne le jetez pas. Il reste comme archive et comme liste à travailler ; les clients qui redeviennent actifs, vous les ajoutez au moment où ils le redeviennent. De cette façon, changer n’est pas un projet mais quelque chose que vous faites en travaillant, et c’est aussi le conseil dans mettre un CRM en place.
Commencez par les demandes qui sont en cours
Dix lignes de votre tableur, avec une étape et une date. Après deux semaines, vous saurez si cela fonctionne mieux que ce que vous faites aujourd’hui. Pas de carte bancaire.