Excel o un CRM?
La maggior parte delle aziende con cui parliamo tiene i clienti in un foglio di calcolo, e non è un errore da principianti. Un elenco in Excel non ti costa niente più di quello che paghi già, lo conosci, e fa esattamente quello che ti viene in mente. Questa pagina parla di dove smette di funzionare in silenzio, perché non è un momento, e il problema è proprio quello.
Excel è un buon inizio
E per una parte delle aziende è anche la fine, e va bene così.
Un elenco di quaranta clienti in un foglio di calcolo che tieni aggiornato è meglio di un CRM in cui dopo tre settimane non entri più. Non è cortesia, è la frase più importante di questa pagina: un programma non batte un foglio di calcolo sapendo fare di più, ma solo perché continui a usarlo.
Quello che un foglio di calcolo fa particolarmente bene è adattarsi alla tua testa. Ti inventi una colonna, ordini per quello che conta per te, calcoli un margine nella cella accanto. Nessun CRM ti lascia farlo così in fretta, nemmeno il nostro.
La bilancia
Non è un elenco in cui il programma vince su tutto. La colonna di sinistra è il motivo per cui usi ancora un foglio di calcolo.
Che cosa fa meglio Excel
- Ce l’hai già e lo conosci. Non c’è un abbonamento nuovo e nessuno deve imparare niente.
- Libertà totale: ogni colonna che vuoi, ogni ordinamento, e il conto nella cella accanto.
- Funziona senza internet, e un file sul tuo disco è tuo nel senso più diretto della parola.
- Si vede tutto in un colpo d’occhio e si cambia in una volta; un CRM ti fa andare scheda per scheda.
- Il file non dipende dal fatto che noi restiamo. Con un prodotto nuovo quel rischio c’è; con il tuo foglio di calcolo, no.
Che cosa fa Nermio in modo diverso
- Un’attività con una data che si presenta il giorno giusto. Una cella che dice «richiamare» non si presenta mai.
- Una cronologia per azienda: ogni nota e ogni cambio di fase resta, con chi l’ha fatto.
- Più persone insieme, senza che nascano due versioni della verità.
- Quattro ruoli, così non tutti possono cambiare tutto, e un registro di chi ha fatto che cosa.
- Un’opportunità persa chiede un motivo, così dopo sei mesi sai perché il lavoro ti sfugge.
Dove un foglio di calcolo si ferma in silenzio
Tre cose che non si rompono con un messaggio di errore. Le noti nei ricavi.
La storia scompare
Sovrascrivi la cella «stato» con la situazione nuova, e quello che c’era non c’è più. Fra un anno saprai dove sta un cliente, ma non di che cosa vi siete detti a marzo. Ed è proprio quell’informazione che rende facile una seconda conversazione.
Arriva una seconda persona
Da quel momento c’è un file nella cartella e un file nella posta di qualcuno, oppure due persone che scrivono insieme nella stessa riga. Non perché siano distratte: un foglio di calcolo non è fatto per questo.
Nessuno si fida più dell’elenco
Verso le cento righe ci sono opportunità che si erano chiuse l’anno scorso e celle vuote di cui non sai se non è successo niente o se qualcuno ha dimenticato di riempirle. Allora lasci perdere, e non smetti di annotare: smetti di guardare.
Che cosa ti conviene fare
Resta su Excel se
- Hai meno di una decina di richieste in corso insieme. Quelle te le ricordi, e allora un programma è un attrezzo senza lavoro.
- Lavori da solo e i tuoi clienti sono soprattutto di ritorno, senza percorsi lunghi da tenere d’occhio.
- Il tuo foglio di calcolo fa anche il tuo preventivo o la tua pianificazione. Quella parte non la prendiamo noi, e separarle costa più di quello che rende.
- Lo tieni aggiornato per davvero. Vale più di qualsiasi funzione.
Passa a un CRM se
- Ti chiedi se hai già richiamato qualcuno, e la risposta la devi cercare nella posta.
- C’è una seconda persona che parla con i clienti, o ci sarà.
- Vuoi sapere perché il lavoro ti sfugge e non solo che ti sfugge.
- Con un cliente che richiama dopo un anno, non sai più che cosa vi eravate detti.
Com’è un cambio in pratica
Puoi portare dentro tutto il tuo foglio di calcolo in una volta, ma raramente è l’inizio migliore. L’importazione da CSV è pronta in Impostazioni e, anche così, io partirei da quello che è IN CORSO: dieci o venti aziende con una richiesta aperta, ognuna con una fase e una data di follow-up. Quelle poche righe sono tutta la tua pipeline, e il resto lo porti il giorno in cui serve.
Il tuo foglio di calcolo non lo butti. Resta come archivio e come elenco da lavorare; i clienti che si rimettono in movimento li aggiungi quando si muovono. Così cambiare non è un progetto ma una cosa che fai mentre lavori, ed è anche il consiglio che sta in avviare un CRM.
Comincia dalle richieste che sono aperte adesso
Dieci righe del tuo foglio di calcolo, con una fase e una data. Dopo due settimane saprai se funziona meglio di quello che fai oggi. Senza carta di credito.