¿Excel o un CRM?
La mayoría de las empresas con las que hablamos lleva sus clientes en una hoja de cálculo, y eso no es un error de principiante. Una lista en Excel no te cuesta nada más de lo que ya pagas, la conoces, y hace exactamente lo que se te ocurra. Esta página va de dónde deja de funcionar en silencio, porque no es un momento, y ese es el problema.
Excel es un buen comienzo
Y para una parte de las empresas es también el final, y eso está bien.
Una lista de cuarenta clientes en una hoja de cálculo que mantienes al día es mejor que un CRM en el que no entras a las tres semanas. No es cortesía, es la frase más importante de esta página: un programa no le gana a una hoja de cálculo por saber hacer más, sino solo porque lo sigues usando.
Lo que una hoja de cálculo hace especialmente bien es adaptarse a tu cabeza. Te inventas una columna, ordenas por lo que a ti te importa, calculas un margen en la celda de al lado. Ningún CRM te deja hacer eso tan rápido, el nuestro tampoco.
La balanza
Esta no es una lista en la que el programa gane en todo. La columna de la izquierda es la razón por la que sigues usando una hoja de cálculo.
Lo que Excel hace mejor
- Ya la tienes y la conoces. No hay una cuota nueva y nadie tiene que aprender nada.
- Libertad total: cada columna que quieras, cada orden, y el cálculo en la celda de al lado.
- Funciona sin internet, y un archivo en tu propio disco es tuyo en el sentido más directo de la palabra.
- Todo se ve de un vistazo y se cambia de una vez; un CRM te hace ir ficha por ficha.
- El archivo no depende de que nosotros sigamos aquí. Con un producto nuevo ese riesgo existe; con tu hoja de cálculo, no.
Lo que Nermio hace de otra manera
- Una tarea con fecha que se presenta el día que toca. Una celda que dice «volver a llamar» no se presenta nunca.
- Un historial por empresa: cada nota y cada cambio de fase se queda, con quién lo hizo.
- Varias personas a la vez, sin que aparezcan dos versiones de la verdad.
- Cuatro roles, para que no todo el mundo pueda cambiar todo, y un registro de auditoría que guarda quién hizo qué.
- Una oportunidad perdida pide un motivo, para que a los seis meses sepas por qué se te escapa el trabajo.
Dónde una hoja de cálculo se para en silencio
Tres cosas que no se rompen con un mensaje de error. Las notas en los ingresos.
La historia desaparece
Sobrescribes la celda «estado» con la situación nueva, y lo que había ya no está. Dentro de un año sabrás dónde está un cliente, pero no qué hablasteis en marzo. Y es justo esa información la que hace fácil una segunda conversación.
Llega una segunda persona
Desde ese momento hay un archivo en la carpeta y un archivo en el correo de alguien, o dos personas escribiendo a la vez en la misma fila. No porque sean descuidadas: una hoja de cálculo no está hecha para eso.
Ya nadie se fía de la lista
Hacia las cien filas hay oportunidades que se cerraron el año pasado y celdas vacías de las que no sabes si no pasó nada o si alguien olvidó rellenarlas. Entonces lo dejas, y no dejas de apuntar: dejas de mirar.
Qué te conviene hacer
Quédate en Excel si
- Tienes menos de unas diez solicitudes en curso a la vez. Eso aún lo recuerdas, y entonces un programa es una herramienta sin trabajo.
- Trabajas solo y tus clientes son sobre todo recurrentes, sin trayectos largos que haya que vigilar.
- Tu hoja de cálculo hace también tu presupuesto o tu planificación. Esa parte no la asumimos nosotros, y separarlas cuesta más de lo que da.
- La mantienes de verdad al día. Eso vale más que cualquier función.
Cámbiate si
- Te preguntas si ya has vuelto a llamar a alguien, y tienes que buscar la respuesta en tu correo.
- Hay una segunda persona hablando con clientes, o va a haberla.
- Quieres saber por qué se te escapa el trabajo y no solo que se te escapa.
- Con un cliente que vuelve a llamar al año, ya no sabes qué habíais acordado.
Cómo es un cambio en la práctica
Puedes meter toda tu hoja de cálculo de una vez, pero rara vez es el mejor comienzo. La importación por CSV está lista en Ajustes y, aun así, yo empezaría por lo que está EN MARCHA: diez o veinte empresas con una solicitud abierta, cada una con una fase y una fecha de seguimiento. Esas pocas filas son todo tu embudo, y el resto lo traes el día que haga falta.
Tu hoja de cálculo no la tiras. Se queda como archivo y como lista por trabajar; los clientes que vuelven a moverse los añades cuando se mueven. Así, cambiar no es un proyecto sino algo que haces mientras trabajas, y es también el consejo que está en poner un CRM en marcha.
Empieza por las solicitudes que están abiertas
Diez filas de tu hoja de cálculo, con una fase y una fecha. A las dos semanas sabrás si funciona mejor que lo que haces hoy. Sin tarjeta de crédito.