Taken die je wél afmaakt

Een taak is iets wat jij doet, op een dag

Dat klinkt vanzelfsprekend en het is precies waar het misgaat. “Bakker opvolgen” is geen taak: het zegt niet wat je doet en niet wanneer. Het blijft staan omdat je er elke keer eerst over moet nadenken, en nadenken is wat je om kwart over vier niet meer doet.

“Peter Bakker bellen over de offerte, dinsdag” is wel een taak. Je ziet hem en je weet meteen of je hem nu kunt doen.

Drie dingen moeten erin staan: wat je doet, met wie, en op welke dag. Ontbreekt er één, dan is het geen taak maar een voornemen.

Eén eigenaar, ook als je met z'n tweeën bent

Een taak zonder naam wordt door niemand gedaan. In een bedrijf van vijf mensen voelt het overdreven om overal een eigenaar bij te zetten — iedereen weet toch wie wat doet — maar juist in kleine teams gaat het mis op de aanname dat de ander erop zat.

Dat kost je geen deal omdat iemand lui was, maar omdat twee mensen allebei dachten dat het geregeld was. Eén naam voorkomt dat, en meer is het niet.

Waarom een taak blijft staan

Staat er iets al twee weken, dan is het bijna altijd een van deze drie:

1. Hij is te groot. “Offerte maken voor Hofman” is een middag werk, geen taak. Knip hem op tot er iets overblijft dat in twintig minuten kan: “prijzen opzoeken voor Hofman”.
2. Hij hoort niet bij jou. Je hebt informatie nodig van iemand anders en die heb je niet. Dan is de echte taak “Nadia vragen om de vestigingsgegevens”, en pas daarna kan het andere.
3. Je wilt hem niet doen. Meestal een telefoontje dat je liever uitstelt. Dat is geen plannningsprobleem; dat los je op door hem morgenochtend als eerste te doen, voordat je iets anders opent.

Wat je met de te-late regels doet

Een lijst met dertig achterstallige taken is niet te redden door harder te werken. Doe dit één keer en daarna nooit meer op die schaal:

Loop ze door en stel per regel één vraag: ga ik dit deze week echt doen? Zo nee, dan kies je tussen weggooien en een nieuwe datum. Weggooien is bijna altijd goed — als iets drie weken kon blijven liggen zonder gevolgen, was het geen taak maar een gedachte.

Wat overblijft is een lijst die klopt, en een lijst die klopt open je 's ochtends wél.

De enige regel die het draaiende houdt

Na elk gesprek: drie regels en een volgende stap met een datum. Dat is de hele gewoonte, en ze doet twee dingen tegelijk — je dossier blijft kloppen en je taak ontstaat op het moment dat je nog weet waarom.

Maak je de taak later, dan moet je het gesprek reconstrueren, en dan wordt het “opvolgen” in plaats van iets concreets. Meer hierover in het stuk over wat je na een gesprek opschrijft.