Kiezen en vergelijken
Wat kost een CRM echt?
Het abonnement is zelden de grootste post. Vier kosten die pas later opvallen, en hoe je ze vooraf uitrekent.
Leestijd ongeveer 6 minuten
Waarom hier geen tarieven staan
Je zou een tabel verwachten met pakketten en bedragen. Die staat hier niet, en dat is geen gemakzucht: zo'n tabel is binnen een halfjaar onwaar. Leveranciers wijzigen hun prijzen, hernoemen hun pakketten en verplaatsen functies van het ene naar het andere niveau. Een vergelijking die je hier leest en volgend jaar nog googelt, stuurt je dan de verkeerde kant op.
Wat wél standhoudt is de structuur: wáár het geld zit, en welke posten pas opvallen als je al bent begonnen. Die vier staan hieronder.
1. Het abonnement, en hoe het meegroeit
De meeste pakketten rekenen per gebruiker per maand. Dat lijkt het eerlijkst en is het soms ook, maar reken altijd twee scenario's door: wat kost het nu, en wat kost het als je team over twee jaar twee keer zo groot is.
Bij per-gebruiker-prijzen verdubbelt die post mee. Dat heeft een bijwerking die zelden in de offerte staat: je geeft niet iedereen een account. De administratie kijkt niet mee, de buitendienst noteert niets, en dan staat de helft van je klantcontact nog steeds in iemands mailbox.
Let ook op het verschil tussen de maandprijs en de jaarprijs. Een korting bij vooruitbetalen is normaal, maar hij maakt opzeggen duurder dan hij lijkt.
2. De invoering
Dit is bij grotere pakketten vaak de grootste post van het eerste jaar, en hij staat niet op de prijspagina. Implementatie, inrichting, training, datamigratie — allemaal apart gefactureerd, en meestal per uur.
De vraag die dat bedrag voorspelt: hoeveel moet er worden ingericht voordat ik er iets aan heb? Krijg je een traject van weken als antwoord voor een bedrijf van vijf mensen, dan koop je vooral de complexiteit van het product.
Reken ook je eigen uren mee. Vier mensen die een dag in een training zitten, is een dag die je niet factureert.
3. Koppelingen en extra's
Mail, agenda, boekhouding, telefonie, formulieren op je site — veel daarvan zit in een hoger pakket of kost per maand extra. Soms loopt het via een derde partij die zelf ook een abonnement rekent.
Maak vóór de offerte een lijst van wat je écht nodig hebt, en vraag per onderdeel of het inbegrepen is of niet. Een pakket dat op papier goedkoper is maar drie betaalde koppelingen nodig heeft, is dat niet.
4. De prijs van weggaan
Dit is de post die niemand begroot en die het duurst kan uitpakken. Als je over twee jaar wilt overstappen: krijg je je gegevens er dan uit, inclusief notities en geschiedenis, in een formaat waar een ander systeem iets mee kan?
Kan dat niet, of alleen op verzoek en tegen betaling, dan zit er een bedrag in je toekomst dat je nu niet kunt zien. Vraag het vooraf — zie het stuk over je data eruit krijgen.
Een rekensom die je in vijf minuten maakt
Zet voor elk pakket dat je overweegt deze vijf regels onder elkaar, over drie jaar:
- Abonnement nu, maal 36 maanden.
- Abonnement bij een team dat anderhalf keer zo groot is, voor de laatste 18 maanden.
- Eenmalige invoering: wat de leverancier rekent, plus je eigen uren.
- Koppelingen en meerprijzen per maand, maal 36.
- Een inschatting van wat het kost om er weer uit te komen.
De uitkomst verrast vaak: het pakket met de laagste maandprijs is niet altijd het goedkoopste, en het duurste abonnement soms wel — als het de invoering en de koppelingen al bevat.
Wat het kost om het níét te doen
De andere kant van de rekening is lastiger hard te maken, maar hij is er wel. Eén vergeten opvolging per maand die je anders had gewonnen, is in de meeste MKB-bedrijven een veelvoud van wat een CRM per jaar kost.
Dat is geen argument om het duurste pakket te nemen. Het is wel een argument om niet op een paar tientjes per maand te gaan zitten optimaliseren terwijl de echte vraag is of je het bijhoudt — zie de zeven vragen bij het kiezen.