Wat CRM-software is, en waar je op moet letten
Een CRM is een plek waar staat met wie je zakendoet, wat je hebt afgesproken en wat de volgende stap is. Verder is het niets. Dat klinkt klein, en toch gaat het bij de meeste bedrijven mis — niet door te weinig functies, maar doordat niemand het bijhoudt.
Wat CRM-software doet
Vier dingen, en ze hangen aan elkaar. Elk pakket noemt ze anders, maar hieronder staat waar het op neerkomt.
Eén plek voor je relaties
Bedrijven en de mensen die je daar spreekt, met telefoonnummers, adressen en wie waarover gaat. Niet verspreid over een mailbox, een telefoon en een velletje papier.
Zicht op wat er loopt
Elke aanvraag en elke uitgebrachte offerte is een regel met een fase. In één oogopslag zie je wat er open staat en waar het vastzit, in plaats van het bij elkaar te rapen uit je hoofd.
Opvolging met een datum
Afgesproken om over twee weken terug te bellen? Dan hoort daar een datum bij die zich meldt. Dit is het onderdeel dat het verschil maakt, en het onderdeel dat mensen overslaan.
Geschiedenis die blijft
Wat zei die klant vorig jaar, en wie sprak hem? Een CRM bewaart dat per bedrijf, zodat het kennis van de zaak wordt in plaats van kennis van één persoon.
Een uitgebreidere uitleg, inclusief wanneer je er wel en niet aan moet beginnen, staat in Wat is een CRM-systeem?
Keuzehulp
Vijf vragen die het verschil maken
De functielijst van twee pakketten naast elkaar zegt bijna niets — ze kunnen allebei alles. Deze vijf vragen zeggen wel iets, want ze gaan over wat er over een halfjaar van over is.
Houdt iemand dit over drie maanden nog bij?
Dit is de enige vraag die er echt toe doet. Een CRM met dertig invulvelden per klant wordt netjes ingericht en daarna stil verlaten. Kijk bij een proefperiode niet naar wat het kán, maar naar hoeveel moeite één gesprek vastleggen kost.
Betaal je per persoon of per bedrijf?
De meeste pakketten rekenen per gebruiker per maand. Bij vier mensen is dat vier keer de prijs, en het betekent dat je gaat nadenken over wie je wél een account geeft — precies de verkeerde afweging, want dan ontbreekt de helft van de gesprekken.
Hoe kom je er weer uit?
Vraag voordat je begint hoe je je gegevens eruit krijgt en in welk formaat. Je klantenbestand is van jou. Als het antwoord vaag is, weet je genoeg.
Kun je bepalen wie wat ziet?
Zodra er meer dan twee mensen in zitten, wil je verschil tussen meekijken en wijzigen. En je wilt kunnen terugzien wie iets veranderde — niet uit wantrouwen, maar omdat je anders bij een vraag van een klant niets kunt reconstrueren.
Hoeveel moet je inrichten voordat het werkt?
Sommige pakketten zijn pas nuttig na een inrichtingstraject: eigen velden, eigen fases, eigen rapporten. Dat is zinvol bij een verkoopafdeling van twintig man. Bij drie mensen is het de reden dat het nooit begint.
Waarom de bekende pakketten te groot zijn voor een klein bedrijf
Niet omdat ze slecht zijn. Ze zijn gebouwd voor een ander bedrijf dan het jouwe.
De grote CRM-pakketten zijn ontstaan bij organisaties met een verkoopafdeling: iemand bewaakt de omzetprognose, iemand verdeelt de leads, iemand maakt de maandrapportage. Al die rollen zitten in de software, en dus ook in de schermen die jij te zien krijgt.
Het Nederlandse MKB heeft die rollen niet. Er is een eigenaar die ook verkoopt, tussen het werk door, en misschien twee collega's die ook klanten spreken. Voor hen is de echte kostenpost niet de licentie maar het onderhoud: velden die niemand invult, fases die niet op jouw werk lijken, rapporten die niemand opent.
Dat is ook waarom "we gebruiken maar tien procent van wat het kan" zo vaak wordt gezegd. Die andere negentig procent staat niet stil in een hoek — die staat in je menu, in je formulieren en in je factuur.
Waar Nermio in dat plaatje staat
Nermio is de kleine kant van dat spectrum, en dat is een keuze, geen tussenstand. Hieronder staat precies wat je krijgt en wat je niet krijgt.
Dit zit erin
- Bedrijven en contacten, met dossier en tijdlijn
- Een pipeline met zes fasen; slepen om te verzetten
- Een verloren deal vraagt om een reden
- Taken per dag en een Vandaag-scherm met stilstaande deals
- Notities bij elk bedrijf
- Team met vier rollen en meerdere organisaties
- Een auditlog van wie wat wanneer deed
Dit zit er niet in
- Mailings of nieuwsbrieven versturen
- Rapportages, grafieken en omzetprognoses
- Een koppeling met je agenda of je telefooncentrale
- Facturen en betalingen
- Een losse app voor je telefoon
- Een knop om je bestand in één keer te importeren of te exporteren
Heb je daar één van nodig, dan is Nermio niet je pakket. Dat is een betere uitkomst dan het over twee maanden merken.
Alles wat erin zit, staat per onderdeel uitgelegd bij alle functies. De prijs is één getal en staat op prijzen.
Vragen die bij het kiezen langskomen
Heb ik een CRM nodig met twee man?
Dat hangt niet af van hoeveel mensen je bent, maar van hoeveel beloftes je tegelijk open hebt staan. Tien lopende offertes die allemaal om een eigen nabelmoment vragen, onthoud je niet. Vijf klanten per jaar wel.
Wat kost CRM-software ongeveer?
Vrijwel altijd een bedrag per gebruiker per maand, soms met een gratis startpakket dat beperkt is in aantallen. Reken daarom niet met de prijs per persoon maar met je totaal: aantal mensen dat klanten spreekt, maal twaalf maanden. Nermio rekent één bedrag per bedrijf: 20 euro per maand bij jaarlijks vooruit betalen, 24 euro per maand als je maandelijks betaalt.
Kan ik mijn Excel-lijst in één keer overzetten?
Ja, via een CSV-bestand. Je koppelt je eigen kolomnamen aan de velden van Nermio en krijgt eerst een voorbeeld te zien: hoeveel rijen nieuw zijn, welke al bestaan en welke niet kloppen. Wat er al staat, blijft staan — een import overschrijft nooit.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop?
Je gegevens zijn van jou, er is geen opzegtermijn van een jaar en je kunt per maand stoppen. Onder Instellingen → Je gegevens download je je bedrijven, contacten, deals en taken als CSV — wanneer je wilt, ook zonder reden.
Is dit hetzelfde als een boekhoud- of facturatiepakket?
Nee. Een CRM gaat over de periode vóór de opdracht: het gesprek, de offerte en de opvolging. Facturen en boekhouding blijven in het pakket dat je daarvoor gebruikt.
Twee weken met je eigen klanten erin
Zet er tien bedrijven in en kijk of je het 's ochtends openslaat. Dat is de enige test die iets voorspelt. Geen creditcard nodig.