Je data eruit krijgen, en waarom dat ertoe doet

Wat een volledige export bevat

Een export van alleen bedrijven en contactpersonen is een adressenlijst. Die had je ook al. Waar het om gaat is de laag eronder:

• Bedrijven en contactpersonen, met alle velden die je hebt ingevuld.
• Deals, met bedrag, fase, eigenaar en de reden waarom je ze verloor.
• Taken, open en afgerond.
• Notities en de geschiedenis. Dit is het belangrijkste en het ontbreekt het vaakst. Je gespreksnotities zijn het enige in je CRM dat je niet ergens anders kunt terugvinden.

Een export zonder notities is als een fotoalbum zonder foto's: de structuur klopt en de inhoud is weg.

Hoe je het test voordat je koopt

Doe dit tijdens je proefperiode, als je er nog niets aan vastzit. Het kost tien minuten.

Zet er vijf bedrijven in met een notitie en een deal. Exporteer. Open het bestand. Staan de notities erin? Staat erbij wie ze schreef en wanneer? Kun je het openen in Excel zonder dat de accenten veranderen in vreemde tekens?

Wat je daar ziet, is wat je over drie jaar krijgt. Moet je voor de export een verzoek indienen bij support, dan weet je dat ook — en dat is een antwoord op zich.

Waarom dit ook over de AVG gaat

Een klant mag opvragen welke gegevens je van hem hebt, en mag vragen ze te laten verwijderen. Jij bent daarvoor verantwoordelijk, ook als iemand anders de software levert.

Kun je niet bij je eigen gegevens, dan kun je die verzoeken niet uitvoeren. Dan is het ontbreken van een export geen ongemak maar een probleem dat bij jou ligt. Meer hierover in het stuk over de AVG.

Exporteer ook als je blijft

Eén keer per jaar, en zet het bestand ergens waar je het terugvindt. Dat is geen wantrouwen maar hetzelfde principe als een back-up.

Drie dingen waar het tegen helpt. Een leverancier die stopt of wordt overgenomen. Een storing die langer duurt dan je kunt overbruggen. En een rekening die onbetaald blijft terwijl je op vakantie bent, waarna je account op slot gaat.

Het is vijf minuten werk per jaar en het haalt een hele categorie afhankelijkheid weg.

Een eerlijke kanttekening

Dit stuk is geschreven door een CRM-leverancier, en het advies komt erop neer dat je moet kunnen vertrekken. Dat is geen ruimhartigheid: het is de enige houding die te verdedigen valt.

Een leverancier die het weggaan moeilijk maakt, vertelt je iets over hoe hij denkt klanten te houden. Een bedrijf dat je elke maand opnieuw moet overtuigen, doet meer moeite dan een bedrijf dat weet dat je toch niet weg kunt. Dat is een argument dat je bij elke aanbieder mag gebruiken, inclusief bij ons.