Je gegevens

Je Excel-lijst importeren zonder rommel mee te nemen

Waarom je niet alles moet overzetten, hoe je je bestand voorbereidt, en de vijf fouten die een import onbruikbaar maken.

Leestijd ongeveer 6 minuten

De vraag vooraf: moet alles mee?

Bijna iedereen begint met het hele bestand importeren. Dat voelt als de grondige aanpak en het is meestal de verkeerde.

Je oude lijst zit vol met bedrijven die niet meer bestaan, contactpersonen die ergens anders werken, en adressen van drie verhuizingen terug. Importeren betekent die rommel meeverhuizen, en daarna staat hij in je nieuwe systeem waar je er net zo min iets aan doet.

Een betere start: zet erin waar nú iets loopt — meestal tien tot veertig regels — en voeg de rest toe op het moment dat je iemand weer spreekt. Dan klopt je bestand vanaf dag één.

Importeer je tóch alles, doe het dan ná de opschoning en niet ervoor. Zie het stuk over je klantenbestand opschonen.

Je bestand voorbereiden

Een goede import begint in Excel, niet in het CRM. Vier dingen, en ze kosten samen twintig minuten:

Eén rij is één ding. Een rij per bedrijf, of een rij per contactpersoon — niet allebei door elkaar. Staan er twee contactpersonen in één cel, haal die dan eerst uit elkaar.
Eén kolom is één gegeven. “Jansen BV, Utrecht” in één cel moet twee kolommen worden. Een importscherm kan dat niet voor je raden.
De bovenste rij zijn kopjes, en daarboven staat niets. Een titel, een logo of een lege regel boven je kopjes zorgt ervoor dat de import je eerste klant als kolomnaam leest.
Haal opmaak weg die betekenis draagt. Een gele achtergrond die “belangrijk” betekent, gaat niet mee. Maak er een kolom van met het woord erin, anders verlies je die informatie bij het opslaan.

CSV, en de valkuil met komma's

De meeste systemen willen een CSV: een tekstbestand waarin de kolommen gescheiden zijn door een teken. In Nederland zet Excel daar standaard een puntkomma neer en niet een komma, omdat de komma hier het decimaalteken is.

Dat is goed om te weten wanneer een import er raar uitziet: alle gegevens in één kolom betekent meestal dat het scheidingsteken niet klopt. De meeste importschermen laten je dat instellen.

Sla op als *CSV UTF-8* als die optie er is. Dat voorkomt de klassieke fout waarbij accenten en het euroteken veranderen in onleesbare tekens — en dat merk je pas als er al duizend regels in staan.

Vijf fouten die een import onbruikbaar maken

Telefoonnummers als getal. Excel haalt de nul aan het begin weg, en dan is 06-12345678 opeens 612345678. Zet de kolom op tekst vóór je opslaat.
Datums in het Amerikaanse formaat. 03-04-2026 is hier 3 april en daar 4 maart. Controleer na de import één datum die je kent.
Dezelfde klant onder twee namen. “Jansen BV” en “Jansen B.V.” worden twee bedrijven. Sorteer op naam en kijk ernaar vóór je importeert, niet erna.
Lege kolommen die je toch koppelt. Dan staan er honderd lege velden die er wél uitzien alsof er iets had moeten staan. Koppel alleen wat gevuld is.
Twee keer importeren na een fout. De meest gemaakte fout van allemaal: de eerste poging ging half mis, en de tweede maakt alles dubbel. Kijk eerst of het systeem een proefweergave heeft.

Kijk eerst wat er gaat gebeuren

Een importscherm dat laat zien wat hij gaat doen vóórdat hij het doet, is het verschil tussen een rustige middag en een avond opruimen. Controleer bij een nieuw pakket of dat erin zit.

Zo niet, maak dan zelf een proef: importeer eerst vijf regels, kijk of alles op de goede plek staat, en doe daarna de rest. Dat kost vijf minuten en bespaart je de situatie waarin duizend bedrijven hun plaats in het telefoonnummerveld hebben staan.

Na de import

Twee controles, allebei in vijf minuten gedaan. Tel of het aantal bedrijven klopt met het aantal rijen in je bestand — scheelt het, dan zijn er regels overgeslagen en wil je weten welke. En open drie willekeurige bedrijven om te kijken of de velden op de goede plek staan.

En dan het deel dat telt: zet bij de kansen die lopen een volgende stap met een datum. Een geïmporteerd bestand zonder vervolgstappen is een adressenlijst, geen CRM.