Je klantenbestand opschonen

Begin bij dubbelingen

Dit is de grootste categorie en de makkelijkste winst. Dubbelingen ontstaan omdat iemand “Jansen BV” intypte terwijl er al “Jansen B.V.” stond, of omdat dezelfde klant via twee kanalen binnenkwam.

Sorteer je bedrijvenlijst op naam en loop hem één keer door. De dubbelingen staan dan naast elkaar en zijn in een halfuur gevonden.

Voeg samen in plaats van weggooien: de geschiedenis van beide moet bij elkaar komen. Kan je systeem dat niet, zet dan de notities handmatig over vóór je er een weggooit — anders verlies je precies waar het om ging.

Dan de mensen

Contactpersonen verouderen sneller dan bedrijven. Mensen wisselen van baan, en bij een bedrijf dat je een jaar niet hebt gesproken is de kans aanzienlijk dat je contactpersoon er niet meer zit.

Je hoeft dat niet uit te zoeken. Markeer wat je niet zeker weet en controleer het op het moment dat je toch belt. Eén vraag — *“werk jij hier nog steeds aan?”* — is genoeg.

Wat je wél meteen doet: een contactpersoon waarvan je weet dat hij weg is, verwijderen of op inactief zetten. Een naam die er niet meer werkt en toch in je lijst staat, is de reden dat iemand ooit een offerte naar de verkeerde stuurt.

Wat je niet meer mag bewaren

Dit is de kant waar de meeste mensen niet aan denken. Onder de AVG bewaar je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel. Er staat geen getal in de wet; je bepaalt zelf een termijn en legt uit waarom die redelijk is.

Concreet: een prospect die drie jaar geleden nee zei en met wie je sindsdien geen contact had, heeft geen doel meer. Een klantdossier van iemand die vijf jaar geleden is weggegaan meestal ook niet.

Let op het verschil met de bewaarplicht. Je administratie — facturen, contracten — moet je fiscaal zeven jaar bewaren. Dat is een minimum dat boven de AVG-termijn uitgaat. Je mag dus een klantdossier opruimen en de facturen houden. Meer hierover in het stuk over de AVG.

De notities die je beter weghaalt

Loop bij het opschonen ook je notitievelden door. Daar staat vaak iets wat er niet hoort: een oordeel over een persoon, een aantekening over iemands gezondheid of privésituatie, of speculatie die je nooit hardop zou zeggen.

De toets: zou je het erbij zeggen als de klant meeleest? Hij heeft het recht om in te zien welke gegevens je van hem hebt, dus die kans is reëel.

Een opruiming van twee uur

Doe het in deze volgorde, dan ben je in één middag klaar:

1. Sorteer op naam en voeg dubbelingen samen.
2. Markeer bedrijven waar je langer dan twee jaar niets mee hebt gehad.
3. Verwijder of deactiveer contactpersonen waarvan je weet dat ze weg zijn.
4. Loop de notities van die oude dossiers door en haal eruit wat er niet hoort.
5. Bepaal een bewaartermijn, schrijf hem op, en ruim op wat erbuiten valt.

En daarna niet meer

Een jaarlijkse grote opruiming betekent dat je elf maanden met een vervuild bestand werkt. Beter is dat het vanzelf schoon blijft, en daar is één gewoonte genoeg voor: werk het dossier bij op het moment dat je iemand spreekt.

Dan corrigeer je een verkeerd telefoonnummer op het moment dat je merkt dat het niet klopt, in plaats van het te noteren voor later. Later komt er niet van, en dan sta je over een jaar weer twee uur te sorteren.