Wat je na een gesprek opschrijft, en wat niet

Drie regels, niet een verslag

Een uitgebreid gespreksverslag voelt zorgvuldig en werkt averechts. Het kost tien minuten, dus je stelt het uit tot het eind van de dag, en dan sla je het over. En als je het wél schrijft, leest niemand het terug — ook jijzelf niet, want je zoekt vier maanden later één ding en moet dan door een pagina heen.

Wat je wel opschrijft, past in drie regels:

• Wat hij wil. Niet het product, maar het probleem. “Raakt offertes kwijt tussen zijn mails” is bruikbaar; “interesse in CRM” is dat niet.
• Wat je hebt gezegd of gestuurd. Welk bedrag, welke voorwaarde, welke toezegging. Dit is het deel waar je over een maand ruzie mee voorkomt.
• Wat er in de weg zit. Een compagnon die op vakantie is, een budget dat pas in januari vrijkomt, een lopend contract tot mei. Dit is het meest onderschatte veld en vaak het nuttigste.

En dan het deel dat de meeste mensen overslaan

Een notitie zonder vervolgstap is een archief. Mooi om in terug te lezen, maar het doet nooit iets uit zichzelf.

Zet er een taak bij met een datum, ook als die datum “over twee maanden” is. Dat ene veld is het verschil tussen een systeem dat je eraan herinnert en een map waar je zelf in moet gaan kijken. Hoe je dat ritme bepaalt, staat in het stuk over opvolging.

Wat je beter weglaat

Een notitieveld voelt privé en is het niet. Je collega leest mee, een nieuwe medewerker leest over een jaar mee, en de klant zelf heeft het recht om in te zien welke gegevens je van hem hebt.

Praktische toets vóór je op opslaan drukt: zou je dit erbij zeggen als hij meeleest? Zo niet, dan hoort het er niet in.

Concreet gaat het dan om oordelen over personen (“lastige man”), aantekeningen over gezondheid of privéomstandigheden — dat zijn bijzondere persoonsgegevens, met veel strengere regels — en speculatie over wat een concurrent doet. Wat er wél en niet mag staat in het stuk over de AVG.

Wanneer je het doet

Direct na het gesprek, nog voordat je iets anders opent. Niet omdat dat netjes is, maar omdat de drempel dan het laagst is: het staat nog in je hoofd en je hoeft niets te reconstrueren.

Lukt dat niet omdat je onderweg bent, spreek het dan in op je telefoon en zet het 's avonds om. Dat is minder goed dan meteen, en veel beter dan niets.

Een voorbeeld

Zo ziet het eruit als het werkt. Niet mooi, wel bruikbaar:

*Wil af van zijn gedeelde Excel, raakt offertes kwijt tussen zijn mails. Offerte gestuurd van €240 per jaar voor het hele bedrijf, 14 dagen proberen. Wacht op akkoord van zijn compagnon, die is tot de 18e op vakantie.*

Drie zinnen, veertig seconden werk. Bel je hem over zes weken, dan begin je met “is je compagnon nog akkoord gegaan?” in plaats van “waar waren we gebleven?” — en dat verschil hoort hij.