Zahlungsfristen, und was Sie tun, wenn nicht gezahlt wird

Wann Verzug eintritt — und dass Sie dafür nicht mahnen müssen

Das ist der Teil, den die meisten nicht kennen, und er arbeitet für Sie. Zahlungsverzug tritt ein, sobald Sie Ihre Leistung vertragsgemäß erbracht haben und Ihr Kunde den vereinbarten oder gesetzlichen Zahlungstermin nicht einhält. Ab dem Tag nach der Fälligkeit dürfen Sie Verzugszinsen verrechnen, und zwar ohne vorangegangene Mahnung — die Wirtschaftskammer schreibt das in genau diesen Worten.

Eine Mahnung ist auch keine Voraussetzung dafür, zu klagen. Ist die Geldschuld fällig und wird nicht gezahlt, könnten Sie nach dem Gesetz sofort auf Zahlung klagen. Dass man das in der Praxis trotzdem nicht als Erstes tut, hat mit der Beziehung zu tun und nicht mit dem Recht.

Wann ist eine Forderung fällig, wenn nichts vereinbart ist? Beim Kauf mit der Übernahme der Sache, beim Werkvertrag in der Regel mit der ordnungsgemäßen Übergabe des fertigen Werks. Wurde eine Abnahme oder Überprüfung vereinbart, erst danach. Und ist die Höhe des Betrags überhaupt erst aus der Rechnung erkennbar, tritt die Fälligkeit mit der Rechnungslegung beziehungsweise dem Eingang der Rechnung beim Kunden ein.

Dazu kommt eine Regel, die Ihnen Tage verschafft: Steht der Fälligkeitstermin im Vorhinein datumsmäßig fest, muss Ihr gewerblicher Kunde den Überweisungsauftrag so rechtzeitig erteilen, dass der Betrag bei Fälligkeit auf Ihrem Konto wertgestellt ist (§ 907a Abs. 2 ABGB). Ergibt sich die Fälligkeit dagegen erst aus Leistung oder Rechnungslegung, hat er „ohne unnötigen Aufschub“ zu überweisen — die WKO rechnet damit in der Regel zwei bis vier Tage. Gegenüber Verbrauchern gilt das nicht: die dürfen den Auftrag generell erst am Fälligkeitstag erteilen.

Der praktische Schluss daraus ist kurz: nennen Sie ein Datum. Dann beginnt alles Weitere an einem Tag, über den sich nicht streiten lässt.

Sorgen Sie dafür, dass die Rechnung stimmt

Bevor Sie über Zinsen reden, prüfen Sie das Naheliegende: eine Rechnung, die formal nicht in Ordnung ist, lädt zum Warten ein — und bei einem größeren Kunden geht sie durch eine Prüfung, die solche Dinge findet. Ihr Kunde hat ein eigenes Interesse daran, denn ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug.

Was nach § 11 Abs. 1 UStG draufgehört: Ihr Name und Ihre Adresse und die der Empfängerin oder des Empfängers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware beziehungsweise Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt oder -zeitraum, das Entgelt (Nettobetrag) und der anzuwendende Steuersatz, der darauf entfallende Steuerbetrag mit der Bezeichnung Umsatz- oder Mehrwertsteuer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und Ihre UID-Nummer.

Zwei Grenzen, die man sich merken sollte. Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 Euro, gehört zusätzlich die UID-Nummer des empfangenden Unternehmens darauf, wenn Sie im Inland ansässig sind und an eine andere Unternehmerin oder einen anderen Unternehmer für deren Unternehmen leisten. Und bis zu einem Bruttobetrag von 400 Euro — oder wenn Sie als Kleinunternehmen von der Steuer befreit sind — genügt die vereinfachte Kleinbetragsrechnung: Name und Adresse des Empfängers, laufende Nummer und UID dürfen entfallen, und statt des getrennt ausgewiesenen Steuerbetrags reichen Bruttobetrag und Steuersatz.

Und schicken Sie sie an die richtige Stelle. In größeren Betrieben ist das nicht Ihr Ansprechpartner, sondern die Buchhaltung oder ein Rechnungseingangsportal. Eine Rechnung, die vier Wochen im Postfach des Projektleiters liegt, ist nicht überfällig — sie ist nie angekommen.

Worauf Sie bei Verzug Anspruch haben

Drei Dinge, und das zweite ist das, das am meisten unterschätzt wird:

1. Verzugszinsen. Bei Geschäften zwischen Unternehmern — und gegenüber Bund, Land oder Gemeinde — beträgt der gesetzliche Zinssatz 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB). Das gilt allerdings nur, soweit Ihr Kunde für die Verzögerung verantwortlich ist; kann er das nicht, bleibt es bei den 4 Prozent aus § 1000 Abs. 1 ABGB. Dieselben 4 Prozent gelten bei Verbrauchergeschäften und zwischen Privaten.
2. Eine Pauschale von 40 Euro. Nach § 458 UGB dürfen Sie bei Unternehmergeschäften jedenfalls 40 Euro als Entschädigung für etwaige Betreibungskosten fordern — ohne Verschulden des Schuldners und ohne Nachweis, dass Ihnen diese Kosten tatsächlich entstanden sind. Sie steht neben den Zinsen, nicht statt ihrer.
3. Weitere Betreibungskosten. Was über die Pauschale hinausgeht, läuft über § 1333 Abs. 2 ABGB: notwendige Kosten zweckentsprechender außergerichtlicher Betreibung, soweit sie in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen. Das setzt Verschulden und einen Nachweis voraus, und die WKO nennt die Durchsetzung dieser Ansprüche selbst „eher schwierig“. Rechnen Sie nicht damit, sondern mit den ersten beiden Punkten.

Den Basiszinssatz selbst nennt dieser Beitrag absichtlich nicht. § 456 UGB friert ihn halbjährlich ein — maßgebend ist der Satz, der am ersten Kalendertag eines Halbjahres gilt, also der 1. Jänner für die erste und der 1. Juli für die zweite Jahreshälfte — und veröffentlicht wird er von der Oesterreichischen Nationalbank. Eine Zahl an dieser Stelle wäre innerhalb eines halben Jahres falsch, und es ist genau die Zahl, auf die jemand eine Mahnung stützt. Schauen Sie sie zum Zeitpunkt des Verzugs nach.

Noch etwas, das viele nicht wissen, und hier ist Österreich genauer als man erwartet: den Zinsanspruch bekommen Sie nicht wegvereinbart. § 459 Abs. 4 UGB erklärt den Ausschluss von Verzugszinsen für „jedenfalls“ grob nachteilig — und grob nachteilig heißt nach Abs. 1 nichtig. Steht es in den Einkaufsbedingungen Ihres Kunden, heißt das nicht, dass es gilt.

Bei der 40-Euro-Pauschale ist es weicher, und das ist ein echter Unterschied: der Betrag darf vertraglich geändert werden, nach oben wie nach unten. Nur der generelle Ausschluss gilt als grob nachteilig, „sofern er nicht ausnahmsweise nach den Umständen des jeweiligen Rechtsgeschäfts sachlich gerechtfertigt ist“ (§ 459 Abs. 5 UGB). Wenn in einem Rahmenvertrag ein niedrigerer Betrag steht, lohnt sich hier also ein zweiter Blick — anders als bei den Zinsen.

Ein Vorgehen, das die Beziehung heil lässt

Die meisten säumigen Zahler sind keine Betrüger. Es ist vergessen worden, es liegt bei jemandem auf dem Tisch, oder der Kunde hat selbst gerade ein Liquiditätsproblem. Vier Schritte, und der erste löst die Hälfte aller Fälle:

1. Zwei Tage nach Ablauf: eine freundliche Erinnerung. Keine Mahnung — eine Mail mit der Rechnung im Anhang und einem Satz: „Mir fällt auf, dass das noch offen ist, vielleicht ist es untergegangen.“ Hier gewinnen Sie die meisten zurück, und zwar ohne Spannung.
2. Nach einer Woche: anrufen. Nicht mailen. Fragen Sie, ob die Rechnung an der richtigen Stelle liegt und wann Sie mit der Zahlung rechnen können, und notieren Sie die Antwort mit Datum.
3. Nach zwei Wochen: eine schriftliche Mahnung, mit einem definitiven Endtermin, den Verzugszinsen und der Pauschale. Formvorschriften gibt es dafür keine — eine Mahnung könnte sogar mündlich erfolgen —, aber zu Beweiszwecken empfiehlt die WKO den eingeschriebenen Brief. Ab hier wird der Ton sachlich: nicht unfreundlich, aber ohne Spielraum.
4. Danach: Entscheidung. Mahnklage, Inkasso, oder abschreiben. Welche davon sich lohnt, hängt vom Betrag ab, und ein kleiner Betrag mit viel Aufwand ist selten die richtige Antwort.

Was das Mahnverfahren ist, wenn es so weit kommt

Für Geldforderungen bis 75.000 Euro sieht § 244 ZPO ein vereinfachtes Verfahren vor. Sie bringen eine Mahnklage ein, das Gericht prüft nur die formalen Angaben und erlässt ohne Verhandlung und ohne Anhörung des Beklagten einen bedingten Zahlungsbefehl. Dagegen kann der Beklagte binnen vier Wochen Einspruch erheben: tut er es nicht, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig; tut er es, tritt er außer Kraft und das ordentliche Verfahren beginnt.

Zwei Grenzen entscheiden, was Sie das kostet. Bis zu einem Streitwert von 5.000 Euro brauchen Sie keinen Anwalt und können die Klage selbst einbringen — unter anderem am Amtstag des Bezirksgerichts, der üblicherweise Dienstagvormittag stattfindet und zum konkreten Fall auch kostenlose Rechtsauskunft bietet; eine telefonische Terminvereinbarung ist meist nötig. Darüber besteht Anwaltszwang. Zuständig ist für Mahnverfahren bis 15.000 Euro das Bezirksgericht, darüber in erster Instanz das Landesgericht.

Und lassen Sie sich nicht zu viel Zeit: Forderungen für Lieferungen, Arbeiten oder sonstige Leistungen in einem geschäftlichen Betrieb verjähren in drei Jahren. Danach können Sie sie nicht mehr gerichtlich durchsetzen. Haben Sie dagegen einen Titel erstritten, ist der 30 Jahre lang vollstreckbar.

Halten Sie es beim Kunden fest

Jeder Schritt oben wird eine Notiz mit einem Datum und eine Aufgabe für den nächsten. Das klingt bürokratisch und ist der ganze Unterschied zwischen einem Vorgang, der läuft, und einem, der zwischen zwei guten Vorsätzen verschwindet.

Es hat noch einen zweiten Nutzen, der erst im zweiten Jahr sichtbar wird: Sie sehen, welche Kunden immer erst nach der zweiten Erinnerung zahlen. Das ist eine Information, die in die Preisgestaltung gehört und in die Entscheidung, ob Sie den nächsten großen Auftrag mit einer Anzahlung beginnen.

Und ein Zahlungsverzug, der nirgendwo steht, kommt beim Aufräumen der Kundenliste als stiller Kunde zurück statt als der Fall, der er war.

Vorbeugen ist größtenteils vereinbaren

Fast alles oben lässt sich vorher erledigen, und zwar im Angebot und nicht in der Mahnung:

• Zahlungsfrist mit einem Datum, nicht „nach Erhalt“. In Österreich hängt ohne Datum die Fälligkeit an der Leistung selbst, und darüber lässt sich streiten.
• Bei größeren Aufträgen eine Anzahlung oder Teilrechnungen nach Abschnitten. Niemand nimmt das übel.
• Beim Verkauf oder der Herstellung von Waren: ein Eigentumsvorbehalt. Dann bleiben Sie bis zur vollständigen Zahlung Eigentümerin oder Eigentümer der Sache — und können sie in der Insolvenz Ihres Kunden aus der Masse herausfordern.
• Müssen Sie vorleisten und werden die Vermögensverhältnisse Ihres Gegenübers unterwegs schlecht, gibt es die Unsicherheitseinrede: Sie dürfen Ihre Leistung zurückhalten, bis die Gegenleistung bewirkt oder sichergestellt ist — sofern Ihnen die schlechten Verhältnisse bei Vertragsabschluss nicht schon bekannt waren.
• Bei einem neuen Kunden mit einem großen ersten Auftrag: ein Blick ins Firmenbuch kostet wenig und sagt Ihnen, mit welcher Rechtsform und welchen Vertretern Sie es zu tun haben. Wo Sie sonst noch nachsehen, steht in Leads finden.

Das ist eine Erläuterung, keine Rechtsberatung

Die Paragrafen hier sind die allgemeinen Regeln des UGB und des ABGB und gelten für die meisten kleinen Betriebe so, wie sie dastehen. Es gibt Konstellationen, in denen es anders läuft — ein Verbrauchergeschäft, ein Bauvertrag mit Teilzahlungen, ein Werkvertrag mit vereinbarter Abnahme, oder ein Kunde in der Insolvenz, wo Sie gar nichts mehr selbst betreiben.

Bei einem Betrag, der wirklich wehtut, fragen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt, bevor Sie mahnen, und nicht danach. Die erste halbe Stunde kostet weniger als ein verlorener Prozess.