Was kostet ein CRM wirklich?

1. Das Abonnement, und wie es wächst

Die meisten Pakete rechnen pro Benutzer pro Monat ab. Das sieht nach der fairsten Regelung aus und ist es manchmal, aber rechnen Sie zwei Zahlen aus, nicht eine: was es jetzt kostet, und was es kostet, wenn Ihr Team sich in zwei Jahren verdoppelt.

Bei einem Preis pro Benutzer verdoppelt sich diese Zeile mit. Das hat eine Nebenwirkung, die in keinem Angebot steht: Sie geben irgendwann nicht mehr jedem einen Zugang. Das Büro sieht nicht hinein, die Monteure tragen nichts ein, und die Hälfte Ihres Kundenkontakts liegt wieder in irgendeinem Postfach.

Prüfen Sie auch die Monatszahl gegen die Jahreszahl. Ein Nachlass fürs Vorauszahlen ist normal, macht das Gehen aber teurer, als es aussieht. Manche Anbieter rechnen pro Betrieb statt pro Benutzer ab, womit die Wachstumsfrage ganz wegfällt; Nermio ist einer davon.

Und fragen Sie, ob der gezeigte Preis die Umsatzsteuer enthält. Der Normalsteuersatz beträgt nach § 10 Abs 1 UStG 1994 20 Prozent. Sind Sie Kleinunternehmer nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG 1994, ziehen Sie keine Vorsteuer ab und zahlen den Bruttopreis wirklich: Aus 20 Euro netto im Monat werden 24 Euro, aus 240 Euro im Jahr 288. Für Sie ist also die Bruttozahl die vergleichbare; sind Sie regelbesteuert, ist es die Nettozahl. Zwischen den beiden liegt mehr als der Unterschied zwischen manchen Paketen.

Die 55.000 sind brutto — und das ist keine Kleinigkeit

Wenn Sie an dieser Grenze entlangrechnen, rechnen Sie sie richtig. Die Kleinunternehmergrenze liegt seit 1. Jänner 2025 bei 55.000 Euro, und das ist eine Brutto-Grenze. Die Wirtschaftskammer schreibt es ohne Spielraum: die fiktive Umsatzsteuer ist nicht mehr herauszurechnen, wie es bis 31. Dezember 2024 noch der Fall war. Das Gesetz sagt dasselbe umständlicher — für die Berechnung ist „nicht auf die Bemessungsgrundlage bei unterstellter Steuerpflicht abzustellen“.

Praktisch heißt das: Ihr Spielraum ist kleiner, als eine ältere Faustregel vermuten lässt. Überschreiten Sie die Grenze um nicht mehr als 10 Prozent — also bis 60.500 Euro —, können Sie die Befreiung noch bis zum Ende des Kalenderjahres in Anspruch nehmen. Darüber endet sie ab diesem Zeitpunkt.

Für diese Rechnung hat das einen Nebeneffekt, an den kaum jemand denkt: An dem Tag, an dem Sie regelbesteuert werden, wird dasselbe Abonnement für Sie billiger, weil Sie ab dann die Vorsteuer abziehen. Aus 24 Euro werden wieder 20. Wer damit rechnet, in den nächsten drei Jahren über die Grenze zu wachsen, rechnet also mit zwei Preisen und nicht mit einem.

2. Das Einrichten

Bei größeren Paketen ist das oft die größte Kostenstelle des ersten Jahres, und sie steht nicht auf der Preisseite. Einführung, Konfiguration, Schulung, Datenübernahme — getrennt abgerechnet, meistens nach Stunden.

Die Frage, die diese Zahl vorhersagt: wie viel muss eingerichtet werden, bevor mir das überhaupt nützt? Lautet die Antwort für einen Betrieb mit fünf Leuten „ein Projekt von mehreren Wochen“, kaufen Sie vor allem die Komplexität des Produkts.

Rechnen Sie Ihre eigenen Stunden mit. Vier Leute einen Tag in einer Schulung sind ein Tag, den Sie nicht verrechnen. Worauf Sie bei der Auswahl sonst noch achten, steht in ein CRM auswählen.

3. Anbindungen und Zusätze

Mail, Kalender, Buchhaltung, Telefonanlage, Formulare auf Ihrer Website — viel davon sitzt in einer höheren Stufe oder kostet monatlich extra. Manchmal läuft es über einen Dritten, der sein eigenes Abonnement obendrauf verrechnet.

Schreiben Sie auf, was Sie wirklich brauchen, bevor Sie ein Angebot anfragen, und fragen Sie dann jeden Punkt einzeln ab: enthalten, oder nicht? Ein Paket, das billiger aussieht und drei bezahlte Anbindungen braucht, ist nicht billiger.

Ein Posten, der auf deutschen Angeboten steht und auf Ihrem nicht stehen muss: die E-Rechnung. In Deutschland läuft dafür eine gestaffelte Pflicht zwischen Unternehmen. In Österreich gibt es die nicht. Verpflichtend strukturiert sind hier (Stand 2026) nur Rechnungen an Bundesdienststellen — das gilt seit 2014 —, und für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU kommt die Pflicht nach den ViDA-Regeln erst zum 1. Juli 2030.

Liefern Sie weder an den Bund noch über die Grenze, ist ein E-Rechnungs-Modul heute eine Bequemlichkeit und keine Auflage. Kaufen Sie es, weil Sie es wollen — nicht, weil ein Verkäufer Ihnen eine Frist nennt, die für Sie nicht gilt.

4. Der Preis des Gehens

Das ist die Zeile, für die niemand etwas einplant, und die am meisten wehtun kann. Wollen Sie in zwei Jahren wechseln, bekommen Sie Ihre Daten heraus — Notizen und Historie eingeschlossen — in einem Format, das ein anderes System lesen kann?

Wenn nicht, oder nur auf Anfrage und gegen Gebühr, steht in Ihrer Zukunft ein Betrag, den Sie heute nicht sehen. Fragen Sie vor der Unterschrift, und fragen Sie das Exportformat beim Namen. Wie so ein Auszug aussehen sollte, steht in Ihre Daten herausholen.

Der Teil, den das Finanzamt mitträgt

Eine Zeile arbeitet meistens für Sie, und es lohnt sich, das vor dem Vergleichen zu wissen. § 4 Abs 4 EStG 1988 definiert Betriebsausgaben in einem Satz: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den Betrieb veranlaßt sind.“ Ein CRM-Abonnement für Ihren eigenen Vertrieb fällt darunter — und als laufende Zahlung für eine Nutzung, nicht als Anschaffung, die über Jahre abgeschrieben wird.

Damit erübrigen sich die zwei Regeln, nach denen bei Software am häufigsten gefragt wird. Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (§ 13 EStG 1988, seit 2023 bei 1.000 Euro) und der Investitionsfreibetrag (§ 11 EStG 1988) knüpfen beide an Anschaffungs- oder Herstellungskosten an, und der Investitionsfreibetrag verlangt zusätzlich eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von mindestens vier Jahren. Ein Monatsabonnement ist keine Anschaffung — es ist schlicht Aufwand des Jahres, in dem Sie ihn zahlen. Einfacher, als die meisten erwarten.

Der Vergleich, auf den es ankommt, ist also der nach Steuern. Das ändert nicht, welches Paket das günstigste ist, aber es ändert, wie viel Gewicht ein paar Euro im Monat in der Entscheidung verdienen. Wie Ihre eigene Erklärung aufgebaut ist, weiß Ihre Steuerberaterin besser als diese Seite.

Eine Rechnung, die fünf Minuten dauert

Schreiben Sie für jedes Paket, das in Frage kommt, diese fünf Zeilen untereinander, über drei Jahre:

1. Das Abonnement jetzt, mal 36 Monate — brutto, wenn Sie Kleinunternehmer sind, sonst netto.
2. Das Abonnement für ein um die Hälfte größeres Team, für die letzten 18 davon.
3. Einmaliges Einrichten: was der Anbieter verrechnet, plus Ihre eigenen Stunden.
4. Anbindungen und Zusätze pro Monat, mal 36.
5. Eine Schätzung, was es kosten würde, wieder herauszukommen.

Das Ergebnis überrascht oft. Das Paket mit dem niedrigsten Monatspreis ist nicht immer das günstigste, und das teuerste Abonnement manchmal doch — wenn Einrichten und die Anbindungen, die Sie brauchen, schon drin sind.

Was es kostet, es nicht zu tun

Die andere Seite der Rechnung ist schwerer zu greifen, aber sie ist echt. Ein verpasstes Nachfassen im Monat, das Sie sonst gewonnen hätten, ist in den meisten kleinen Betrieben ein Mehrfaches der Jahreskosten von all dem.

Das ist kein Argument dafür, das teure Paket zu kaufen. Es ist ein Argument dagegen, drei Wochen damit zu verbringen, ein paar Euro im Monat zu optimieren, wenn die eigentliche Frage ist, ob Sie das Ding pflegen werden. Sind Sie noch nicht sicher, ob Sie überhaupt eines brauchen, kommt die Tabellenfrage zuerst.