Datenschutzerklärung

Artikel 1. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

Für alles, was mit Ihren Daten zu tun hat — Auskunft, Berichtigung, Löschung, oder eine Frage zu dieser Erklärung — schreiben Sie an info@nermio.com.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten, und das ist bei dieser Größe auch nicht verlangt. In Österreich gilt dafür allein Art. 37 Abs. 1 DSGVO, und der nennt drei Fälle: die Verarbeitung durch eine Behörde oder öffentliche Stelle, eine Kerntätigkeit, die in der umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht, und eine Kerntätigkeit, die in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder von Daten über Straftaten besteht. Keiner dieser drei trifft auf ein Vertriebs-CRM zu, und Nermio ist ohnehin eine Person. Eine Schwelle nach Personenzahl, wie sie in deutschen Ratgebern steht, gibt es hier nicht: § 5 DSG trägt zwar die Überschrift Datenschutzbeauftragter, regelt aber nur dessen Geheimhaltungspflicht und sein Aussageverweigerungsrecht. Daten verkaufen wir nicht, und das steht weiter unten noch einmal.

Artikel 2. Wen und was diese Erklärung betrifft

Diese Erklärung betrifft Besucher von nermio.com, Leute, die ein Gespräch anfragen oder uns schreiben, Betriebe, die wir auf Nermio ansprechen, und Benutzer eines Nermio-Kontos.

Eine Unterscheidung prägt den ganzen weiteren Text, sie kommt deshalb zuerst. Nermio geht auf zwei verschiedene Weisen mit personenbezogenen Daten um.

• Ihr eigenes Konto und Abonnement. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, die Organisation, die Sie angelegt haben, und was Sie von uns beziehen. Hier entscheidet Nermio, was mit diesen Daten passiert, und diese Erklärung gilt.
• Was Sie in Nermio eingeben. Ihre Firmen, Kontakte, Deals, Aufgaben und Notizen. Das sind Ihre Daten über Ihre Geschäftspartner; Sie entscheiden, was Sie festhalten und warum, und Nermio verarbeitet es nur, damit die Software funktioniert. Dafür gilt diese Erklärung nicht, sondern der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Artikel 3. Welche Daten wir verarbeiten, warum, und auf welcher Grundlage

Was wir nicht tun: Ihre Daten verkaufen, für Werbung an Dritte weitergeben, oder zum Trainieren von Modellen benutzen.

Artikel 4. KI auf Ihrem eigenen Schlüssel

KI ist aus, bis Sie selbst etwas dafür tun. Ein Inhaber oder Manager kann einen eigenen API-Schlüssel von OpenAI, Anthropic, Mistral oder Google verbinden. Erst dann kann jemand aus Ihrem Team an einer Firmenakte um eines von drei Dingen bitten: eine Zusammenfassung, einen vorgeschlagenen nächsten Schritt, oder einen Mailentwurf.

• Es geht nur dann etwas zu Ihrem Anbieter, wenn jemand einen dieser Knöpfe drückt. Es läuft kein Auftrag, der von selbst durch Akten geht.
• Was hinausgeht, ist nicht die ganze Akte, sondern eine feste Auswahl von Feldern, die eine Funktion zusammenstellt. Ein neues Feld in der Datenbank reist also nicht still mit.
• Die Antwort erscheint auf Ihrem Bildschirm und wird von uns nicht behalten. Das Protokoll hält fest, dass es eine Handlung gab und mit welchem Anbieter, nicht was darin stand.
• Ihr Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert (AES-GCM, mit einem Geheimnis, das außerhalb der Datenbank lebt). Ein Datenbankabzug ohne dieses Geheimnis ergibt nichts, und die Bildschirme können den verschlüsselten Wert nicht einmal abfragen.

Die Verarbeitung durch diesen KI-Anbieter fällt unter die Vereinbarungen, die Sie mit ihm haben, und Sie zahlen die Nutzung direkt. Er ist damit keine Partei, die wir in Ihrem Auftrag einschalten.

Artikel 5. Mail versenden, und Mail an Nermio senden

Mail aus Nermio geht von Ihrer eigenen Adresse und nicht von unserer. Dafür verbinden Sie Ihr Postfach: mit Serverangaben, oder mit einem Knopf bei Google oder Microsoft. Die letzten zwei arbeiten mit einer Berechtigung, die Sie bei Ihrem eigenen Anbieter erteilen und jederzeit zurücknehmen können.

• Wir bitten nur um die Berechtigung zu senden. Bei Google ist das ausschließlich der Bereich gmail.send, bei Microsoft Mail.Send. Ihre Mail lesen, durchsuchen, beschriften oder löschen ist nicht möglich — wir fragen diese Rechte nicht ab, und ohne diese Berechtigung könnte die Software es auch nicht.
• Was wir behalten, ist das Aktualisierungs-Token, mit dem wir senden können, verschlüsselt gespeichert (AES-GCM, mit einem Geheimnis, das außerhalb der Datenbank lebt), dazu die E-Mail-Adresse selbst, damit Sie auf Ihrem Bildschirm sehen, von welcher Adresse Sie senden. Mehr nicht.
• Den Inhalt dessen, was Sie senden, behalten wir nicht. Eine versendete Nachricht geht direkt zu Ihrem Anbieter; bei uns bleibt keine Kopie. Das Protokoll hält fest, dass etwas versendet wurde und an welche Adresse, nicht was darin stand. Senden Sie etwas aus einer Firmenakte, landen der Betreff und die ersten zwei Sätze auf der Zeitleiste dieser Firma — das ist eine CRM-Notiz, die Sie selbst machen, und sie steht in Ihrer eigenen Umgebung.
• Es geht nur etwas hinaus, wenn jemand einen Sendeknopf drückt. Es läuft kein Auftrag, der von selbst Mail versendet.
• Zurücknehmen können Sie es bei uns mit einem Klick unter Einstellungen → E-Mail, oder bei Ihrem Anbieter: bei Google unter Sicherheit → Ihre Verbindungen zu Drittanbieter-Apps, bei Microsoft unter den App-Berechtigungen Ihres Kontos. Danach kann Nermio von dieser Adresse nichts mehr senden.

Eingeschränkte Nutzung von Google-Daten. Unsere Nutzung und Weitergabe von Daten, die wir über Google-APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung. Wir benutzen diese Daten ausschließlich, um die E-Mail-Funktion zu betreiben, die Sie selbst eingeschaltet haben. Wir verkaufen sie nicht, benutzen sie nicht für Werbung, und geben sie nicht an andere weiter — außer wo das Gesetz es verlangt. Wir lassen sie auch nicht von Menschen lesen, außer wenn Sie uns für Support darum bitten, wo das Gesetz es verlangt, oder um einen Sicherheitsvorfall zu untersuchen.

Mail per BCC an Nermio senden

Ihre Organisation hat eine eigene BCC-Adresse. Setzen Sie sie in das BCC einer Mail an einen Kunden, dann erreicht diese Nachricht auch uns, und wir hängen eine Notiz an die Zeitleiste dieser Firma. Das ist standardmäßig aus in dem Sinne, dass nichts passiert, solange Sie die Adresse nicht benutzen: Sie wählen es pro Nachricht.

• Wir lesen Ihr Postfach nicht. Das ist bewusst so entworfen. Die technische Möglichkeit besteht — Google und Microsoft verkaufen den Zugang zu einem ganzen Postfach — und wir fragen diese Berechtigung nicht ab. Was wir sehen, ist, was Sie uns senden, Nachricht für Nachricht.
• Was wir von so einer Nachricht behalten: den Betreff, die ersten zwei Sätze des Textes, die E-Mail-Adresse des Absenders und der Empfänger, und den Zeitpunkt. Nicht den vollen Text und keine Anhänge. Die ganze Mail liegt in Ihren eigenen gesendeten Elementen; dorthin gehört sie.
• Die E-Mail-Adresse Ihres Gegenübers ist ein personenbezogenes Datum eines anderen. Sie landet in Ihrem CRM, wo Sie der Verantwortliche sind — genau wie bei einem Kontakt, den Sie von Hand eintragen. Wir sind darin der Auftragsverarbeiter; was das bedeutet, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Erkennen wir die Adresse des Empfängers nicht, wissen wir nicht, zu welcher Firma sie gehört. So eine Nachricht erscheint dann auf Ihrem Startbildschirm mit der Frage, wohin sie gehört, und verschwindet nach neunzig Tagen, wenn Sie nicht antworten. Wir raten nicht: eine Notiz, die bei der falschen Firma abgelegt ist, lässt sich nicht zurückholen.
• Es funktioniert nur von einer E-Mail-Adresse, die zu Ihrer Organisation gehört, und nur, wenn der Anbieter des Absenders mit DKIM oder DMARC bestätigt hat, dass die Adresse echt ist. Schreibt jemand anders an diese Adresse, passiert nichts.
• Eine abgewiesene Nachricht lässt eine Spur, und nicht mehr als das. Kommt eine Nachricht von einer Adresse, die nicht zu Ihrer Organisation gehört, nehmen wir sie nicht an — aber wir behalten, dass es passiert ist: die Adresse des Absenders, wie oft, und wann zum ersten und zum letzten Mal. Kein Betreff, kein Text, keine Empfänger. Sonst würden Sie diese Nachrichten verschwinden sehen, ohne herausfinden zu können, warum, und genau das wollen wir nicht. Nach neunzig Tagen ohne einen neuen Versuch geht diese Zeile.
• Sie hören auf, indem Sie die Adresse nicht mehr benutzen. Es gibt nichts zurückzunehmen und keine Berechtigung, die stehen bleibt. Was schon auf einer Zeitleiste steht, entfernen Sie, indem Sie die Firma oder Ihre Organisation löschen.

Technisch läuft diese Nachricht über eine Gruppe in unserem eigenen Google Workspace zu unserem E-Mail-Anbieter. Diese Gruppe bewahrt keinen Nachrichtenverlauf auf: sie gibt die Nachricht weiter und behält selbst nichts.

Artikel 6. Wie lange wir Daten aufbewahren

Solange Ihr Konto besteht, bewahren wir auf, was Sie darin eingegeben haben, sonst würde die Software nicht funktionieren. Löschen Sie etwas in Nermio, ist es aus Ihrer Umgebung verschwunden.

Wir bewahren nichts länger auf als nötig, und jede Art von Daten hat ihre eigene Frist. Die Aufräumung ist automatisiert und läuft jede Nacht; es ist keine Absicht, sondern etwas, das passiert.

Zwei Begriffe werden verwechselt, und der Unterschied prägt diese ganze Tabelle. Für Rechnungen gibt es eine Aufbewahrungspflicht: wir müssen sie mindestens sieben Jahre behalten. Für personenbezogene Daten gibt es eine Aufbewahrungsgrenze: wir dürfen sie nicht länger behalten als nötig. Länger aufzubewahren ist dort keine Sorgfalt, sondern ein Verstoß — und bei einem Datenleck einfach mehr Schaden.

Was passiert, wenn Sie aufhören — und was noch nicht passiert

Solange Ihre Organisation aktiv ist oder Ihre Testphase läuft, können Sie Ihre Daten selbst als CSV mitnehmen (Einstellungen → Ihre Daten). Endet Ihre Testphase, oder pausieren oder kündigen Sie das Abonnement, schließt die Software den Zugang für Änderungen, aber der Export funktioniert noch dreißig Tage — dieses Fenster ist in der Datenbank selbst erzwungen und nicht nur in den Bildschirmen. Ist eine Organisation gesperrt, gilt es nicht, und Sie bekommen Ihre Daten auf Anfrage. Ihre Daten bleiben danach stehen: es gibt keine automatische Aufräumung, die sie nach Beendigung entfernt. Endgültig löschen tun wir von Hand, auf Ihre Anfrage oder wenn Ihr Abonnement beendet ist, und es wird festgehalten.

Artikel 7. Mit wem wir Daten teilen

Nermio läuft nicht auf eigenen Servern. Diese Anbieter verarbeiten Daten, weil die Software ohne sie nicht funktioniert. Darüber hinaus teilen wir nichts, außer wo das Gesetz uns dazu verpflichtet.

Verbindet eine Organisation einen eigenen KI-Schlüssel, geht bei so einer Handlung auch etwas zu diesem Anbieter. Das ist der Anbieter des Kunden und nicht unserer; siehe Artikel 4.

Artikel 8. Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Gehen Daten in ein Land außerhalb des EWR, ist das nur auf einer gültigen Grundlage erlaubt: einem Angemessenheitsbeschluss, oder Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Maßnahmen.

Artikel 9. Wie die Daten gesichert sind

Das ist der Teil, der heute gebaut ist und den Sie überprüfen können. Wer daran kommt, ist das Wichtigste davon.

• Trennung pro Organisation in der Datenbank selbst. Nicht in den Bildschirmen, sondern in Postgres: die Datenbank entscheidet bei jeder Abfrage, welche Zeilen ein angemeldetes Konto sehen darf. Ein Fehler in einer Seite kann deshalb keine Daten einer anderen Organisation zum Vorschein bringen, und es gibt eine Testreihe, die das nachweist.
• Innerhalb Ihrer Organisation sehen Sie, was Ihre Rolle erlaubt. Sie laden Leute selbst ein und geben ihnen eine Rolle, von vollem Zugriff bis Nur Lesen. Auch diese Grenze liegt in der Datenbank und nicht im Bildschirm.
• Zwei-Faktor-Authentisierung, für alle. Nicht nur für unser Admin-Portal, sondern für jeden Benutzer des CRM, ohne Ausnahme: ohne Authenticator kommen Sie nicht in Ihre Umgebung.
• Automatische Abmeldung nach acht Stunden ohne Aktivität, für den Laptop, der offen geblieben ist.
• Ein Protokoll, das nur wächst. Eine Zeile zu ändern oder zu löschen ist unmöglich gemacht, auch für unsere höchste Admin-Rolle, mit genau einer benannten Ausnahme für die Aufräumung.
• Support-Zugriff mit Grund und Zeitlimit. Fünfzehn, dreißig oder sechzig Minuten, nie länger, immer mit einem angegebenen Grund, und hinterher nachlesbar durch den Inhaber der Organisation.
• Eine Bremse auf Anmeldeversuche, die sich schließt, wenn sie selbst ausfällt, eine Passwortvorgabe von mindestens zwölf Zeichen mit einer Prüfung gegen bekannte geleakte Passwörter, und Passwörter, die wir nicht lesen können.
• Verschlüsselte Verbindungen mit HSTS, und eine Content Security Policy mit einer Nonce pro Anfrage.

Die ausführlichere Beschreibung steht auf der Seite über Sicherheit. Was es nicht gibt, steht dort auch: es gibt keinen ISO-27001- und keinen SOC-2-Bericht und keinen Bericht über einen externen Penetrationstest.

Artikel 10. Ihre Rechte

Sie dürfen sehen, welche Daten wir über Sie haben, sie berichtigen lassen, löschen lassen, die Verarbeitung einschränken lassen, widersprechen, und eine Kopie in einem gängigen Format verlangen.

In Österreich steht neben diesen Rechten aus der DSGVO noch eine Vorschrift, die Deutschland nicht kennt: § 1 DSG ist eine Verfassungsbestimmung und gibt jedem einen Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht. § 1 Abs. 3 DSG nennt daneben ausdrücklich das Recht auf Auskunft darüber, wer welche Daten über einen verarbeitet, woher sie stammen und wozu sie verwendet werden, und das Recht auf Richtigstellung unrichtiger und auf Löschung unzulässigerweise verarbeiteter Daten. Der Weg zu uns ist derselbe wie unten; was sich unterscheidet, ist der Rang der Vorschrift, auf die Sie sich dabei stützen können.

Einen Teil davon tun Sie selbst. Was Sie in Nermio eingeben, können Sie dort ändern und löschen. Eine Kopie holen Sie unter Einstellungen → Ihre Daten: Ihre Firmen, Kontakte, Deals und Aufgaben als CSV, eine Datei, die sich in Excel öffnet. Jeder in Ihrem Team kann das, auch mit Nur-Lesen-Rechten, und es geht jederzeit — nicht nur beim Gehen.

Was Sie noch nicht selbst können, ist Ihr ganzes Konto und Ihre Organisation verschwinden lassen. Das tun wir für Sie, auf Anfrage über info@nermio.com; bei uns ist das eine Handlung, die einen angegebenen Grund verlangt, der im Sicherheitsprotokoll stehen bleibt, und sie ist unwiderruflich. Ein Knopf dafür in der Software ist geplant.

Für alles andere schreiben Sie an info@nermio.com. Wir bitten dann um eine Bestätigung, dass Sie der sind, der Sie zu sein sagen, sonst könnte jemand anders Ihre Daten anfragen.

Sind Sie nicht damit einverstanden, wie wir mit Ihren Daten umgehen, können Sie sich beschweren. Wohnen Sie in Österreich, ist dafür die Datenschutzbehörde zuständig, und zwar als einzige für das ganze Bundesgebiet: § 18 Abs. 1 DSG richtet sie als nationale Aufsichtsbehörde gemäß Art. 51 DSGVO ein. Eine Behörde pro Bundesland, wie sie die deutsche Privatwirtschaft kennt, gibt es hier nicht. Die federführende Aufsichtsbehörde von Nermio bleibt die niederländische Autoriteit Persoonsgegevens, solange Nermio in den Niederlanden niedergelassen ist; das ist keine Entscheidung von uns, sondern Art. 56 DSGVO. Sie dürfen sich an beide wenden (Art. 77 DSGVO), und dieser Weg steht immer offen, auch wenn Sie es zuerst bei uns versuchen.

Artikel 11. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen über Sie keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und wir bauen keine Profile von Ihnen. Es gibt keine Bewertung, die vorhersagt, ob ein Deal zustande kommt, und keine Rangliste von Personen. Die KI-Funktionen aus Artikel 4 geben Text zurück, den ein Mensch liest und beurteilt; sie entscheiden nichts.

Artikel 12. Änderungen

Ändert sich etwas an dem, was wir festhalten, oder warum, ändert sich diese Seite mit, mit dem Datum der Änderung. Ist es eine Änderung, die für Sie von Bedeutung ist, sagen wir es Ihnen vorher per Mail.