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Zusammenarbeiten, ohne dass jeder alles darf

Kollegen dazuzunehmen kostet nichts extra, Sie müssen also nicht auswählen, wer reinkommt. Was jemand darf, legen Sie mit seiner Rolle fest.

Ein Zugang, den das ganze Team teilt

In vielen kleinen Betrieben rechnet ein CRM pro Benutzer ab. Das Ergebnis ist absehbar: es wird ein Konto angelegt, und das wird geteilt. Damit ist das Einzige weg, wofür ein gemeinsames System da ist — denn Sie können nicht mehr sehen, wer was getan hat, und für einen Deal fühlt sich niemand verantwortlich.

Umgekehrt ist es genauso unangenehm. Geben Sie allen vollen Zugriff, kann der Praktikant, der die Liste pflegt, auch eine ganze Firmenakte löschen. Nicht aus Böswilligkeit, sondern weil Löschen neben Speichern liegt.

Vier Rollen, und die Grenze liegt in der Datenbank

Jeder Kollege bekommt einen eigenen Zugang und eine Rolle in der Organisation. Diese Rolle entscheidet, was er kann: alles, fast alles, die tägliche Arbeit, oder nur zusehen.

Wichtiger als die Rollen ist, wo sie durchgesetzt werden. Nicht, indem ein Knopf versteckt wird, sondern in der Datenbank: fragt ein Konto mit Nur Lesen nach einer Änderung, weigert sich die Datenbank — auch dann, wenn die Anfrage nicht über die Bildschirme kommt. Eine Prüfung, die jemand im Programmcode vergessen hat, kommt an dieser Grenze nicht vorbei.

Darüber hinaus wird festgehalten, was jemand ändert: wer, was, wann — und auch die Versuche, die abgewiesen wurden. Das ist keine Mitarbeiterüberwachung, sondern die Antwort auf „wer hat das geändert“, also auf die Frage, die Sie in dem Moment stellen, der am wenigsten dazu passt.

Auch Ihre Zugehörigkeit zu einer Organisation hängt nicht an Ihrem Zugang, sondern liegt davon getrennt. Sie können mit demselben Konto also zu mehr als einer Organisation gehören, und die Daten dieser Organisationen begegnen sich nie.

Teammitglieder mit ihrer Rolle, und was jede Rolle darf.

Was Sie wirklich einstellen

  • Einladen per E-Mail-Adresse

    Sie laden jemanden an seiner Adresse ein, mit der Rolle in der Einladung. Er sieht zuerst, welche Organisation ihn einlädt und in welcher Rolle, und nimmt danach an. Ein Knopf, der Sie ohne Erklärung an eine unbekannte Organisation hängt, ist keine Einladung.

  • Inhaber und Manager

    Dürfen alles im CRM, auch Daten endgültig löschen. Das Team zu verwalten bleibt beim Inhaber: wer Rollen ändern kann, kann sich selbst zum Inhaber machen und alle anderen aussperren. Löschen fragt vorher nach einer Bestätigung mit dem Namen in der Frage, es ist also nie ein Fehlklick.

  • Benutzer

    Die tägliche Arbeit: Firmen, Kontakte, Deals, Aufgaben und Notizen anlegen und ändern. Nicht das Team verwalten, nicht endgültig löschen.

  • Nur Lesen

    Zusehen und nichts ändern. Für einen Buchhalter, einen Berater oder jemanden, der gerade angefangen hat — und die Datenbank lässt ihn schlicht nicht schreiben.

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Laden Sie einen Kollegen ein

Tragen Sie eine Firma ein, geben Sie Ihrem Kollegen die Rolle, die zu ihm passt, und sehen Sie, ob Sie beide die Arbeit des anderen wiederfinden.

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