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Ihre Daten herausholen, und warum das zählt

Was ein vollständiger Export enthält, wie Sie ihn vor dem Kauf testen, und warum die DSGVO Ihnen dabei nicht hilft — aber verlangt, dass Sie es können.

Lesen, etwa 6 Minuten

Illustration: eine Datei, die aus einem Behälter gezogen wird

Die Frage, die Sie vorher stellen

Eine Frage, und stellen Sie sie, bevor Sie etwas unterschreiben: „Wenn ich in zwei Jahren wechseln will — wie bekomme ich alles heraus, und in welchem Format?“

Die Antwort sagt Ihnen mehr über einen Anbieter als jede Funktionsliste. Nicht, weil Sie vorhaben zu wechseln, sondern weil sie zeigt, worauf das Geschäftsmodell beruht. Wer die Antwort sofort und konkret gibt, verdient sein Geld damit, dass Sie bleiben wollen. Wer ausweicht, verdient es damit, dass Sie nicht weg können.

Und fragen Sie nach, wenn die Antwort „auf Anfrage“ lautet. Auf Anfrage heißt: ein Vorgang, ein Termin, möglicherweise eine Gebühr, und in jedem Fall jemand, der zu dem Zeitpunkt kein Interesse an Ihrer Eile hat.

Was ein vollständiger Export enthält

„Wir haben einen CSV-Export“ ist keine Antwort, sondern eine Teilantwort — meistens für die Adressliste. Ein Export, mit dem Sie wirklich umziehen können, enthält sechs Dinge:

  1. Firmen und Personen, mit allen Feldern, nicht nur Name und Telefon.
  2. Die Notizen, mit Datum und Verfasser. Das ist der Teil, der in Exporten am häufigsten fehlt, und der Teil, der Ihre eigentliche Historie ist.
  3. Vorgänge und Angebote, mit Betrag, Phase, Datum und Ergebnis.
  4. Aufgaben, offene und erledigte, mit Datum und Verantwortlichem.
  5. Dateianhänge — Angebote als PDF, Fotos, Zeichnungen. Oft liegen die woanders als die Daten, und oft bleiben sie zurück.
  6. Die Verknüpfungen. Welche Notiz gehört zu welchem Kunden, welcher Vorgang zu welcher Person. Ein Export aus fünf Dateien ohne durchgehende Kennungen ist eine Sammlung und kein Umzug.

Punkt 6 ist der, bei dem es praktisch schiefgeht. Fünf Tabellen, in denen die Kunden-ID mal mitgeliefert wird und mal nicht, lassen sich hinterher nur von Hand zusammenfügen — und bei dreihundert Kunden bedeutet „von Hand“ in der Praxis „gar nicht“.

Wie Sie es testen, bevor Sie kaufen

Nicht fragen. Machen. Jeder Anbieter sagt, dass es einen Export gibt; was zählt, ist, was herauskommt.

In der Testphase: legen Sie fünf Kunden an, mit Notizen, einem Vorgang, einer Aufgabe und einem angehängten PDF. Dann exportieren Sie alles und öffnen die Dateien.

Drei Fragen an das Ergebnis: Sind die Notizen drin, mit Datum? Ist das PDF dabei? Kann ich erkennen, welche Notiz zu welchem Kunden gehört, ohne es zu erraten?

Das kostet zwanzig Minuten und ist der aussagekräftigste Test, den Sie vor einem Kauf machen können — aussagekräftiger als jede Demo, weil er nicht vorgeführt wird.

Warum die DSGVO Ihnen hier nicht hilft — und was sie stattdessen verlangt

Hier wird oft etwas vermischt, und es lohnt sich, das auseinanderzuhalten, weil es die Richtung des Rechts umdreht.

Art. 20 DSGVO gibt ein Recht auf Datenübertragbarkeit: betroffene Personen können die über sie gespeicherten Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten. Das klingt nach dem Hebel, den Sie gegenüber Ihrem Anbieter brauchen. Er ist es nicht.

Denn in Ihrem CRM sind Sie der Verantwortliche und Ihre Kunden sind die betroffenen Personen. Das Recht läuft also von Ihrem Kunden zu Ihnen — nicht von Ihnen zu Ihrem Softwareanbieter. Ihr Anbieter ist Auftragsverarbeiter, und was er Ihnen herausgeben muss, steht in Ihrem Vertrag und im Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Nicht in Art. 20.

Was die DSGVO Ihnen stattdessen auferlegt, ist aber genau der Grund, den Export zu prüfen: Sie müssen die Rechte Ihrer Kunden erfüllen können. Auskunft nach Art. 15 — alle Daten zu einer Person, Ihre Notizen eingeschlossen. Berichtigung nach Art. 16. Löschung nach Art. 17. Einschränkung nach Art. 18. Innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Ein System, aus dem Sie nicht alles zu einer Person herausholen können, macht diese Pflichten unerfüllbar. Der Export ist damit keine Komfortfunktion, sondern eine rechtliche Voraussetzung — und das ist ein besseres Argument gegenüber einem Anbieter als jede Bitte.

Exportieren Sie auch, wenn Sie bleiben

Einmal im Jahr, und legen Sie die Datei dorthin, wo auch Ihre Buchhaltung liegt. Das dauert fünf Minuten und deckt drei Fälle ab, die alle unwahrscheinlich und keiner unmöglich sind:

  • Der Anbieter stellt den Dienst ein oder wird verkauft.
  • Ein Zugangsproblem, ein Zahlungsstreit, ein gesperrtes Konto — und genau in diesem Moment brauchen Sie eine Telefonnummer.
  • Sie brauchen in drei Jahren etwas aus einem Jahr, das längst archiviert ist.

Und denken Sie daran, dass dieser Export selbst personenbezogene Daten enthält. Eine CSV mit dreihundert Kunden auf einem USB-Stick in der Schublade ist ein Datenschutzproblem, das Sie sich selbst geschaffen haben. Verschlüsselt ablegen, am selben Ort wie Ihre anderen vertraulichen Unterlagen, und die alte Datei löschen, wenn die neue da ist.

Eine ehrliche Anmerkung

Ein Export macht einen Umzug möglich, aber nicht angenehm. Felder heißen anders, Phasen passen nicht aufeinander, Anhänge müssen neu zugeordnet werden. Rechnen Sie bei dreihundert Kunden mit einem bis zwei Tagen, und mit einer Woche, in der Sie Dinge nachsortieren.

Das ist kein Argument dagegen, auf den Export zu achten — es ist das Argument dafür, ihn vor der Entscheidung zu prüfen und nicht nachher. Und es ist ein Argument dafür, nicht alles mitzunehmen: ein Umzug ist der beste Moment, um nur das zu übernehmen, was Sie benutzen.

Und was Sie ohnehin nicht mitnehmen sollten, sind Daten, die Sie längst hätten löschen oder sperren müssen.

Quellen