Ihre Kundenliste aufräumen

Fangen Sie bei den Dubletten an

Nicht nach dem Namen suchen — der ist mal mit GmbH, mal ohne, mal mit Umlaut und mal mit „ue“. Suchen Sie nach dem, was eindeutig ist: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Straße mit Hausnummer.

Wenn Sie zusammenführen, führen Sie in eine Richtung: die Historie beider Einträge bleibt, der eine verschwindet. Was Sie dabei nicht machen, ist den älteren löschen, weil im neueren mehr Felder gefüllt sind — der ältere hat meistens die Vorgeschichte, und die ist das Wertvolle.

Prüfen Sie bei jeder Zusammenführung drei Dinge: wer ist jetzt der Betreuer, welche offenen Vorgänge hängen an welchem der beiden, und welche Preisabsprache gilt. Das sind die drei Stellen, an denen ein Zusammenführen stillen Schaden anrichtet.

Dann die Menschen

Firmen bleiben, Menschen wechseln. In einem drei Jahre alten Bestand ist ein erheblicher Teil der Ansprechpartner nicht mehr dort, und das merken Sie erst im Gespräch — oder schlimmer, Ihr Kollege merkt es.

Der billigste Weg, das zu prüfen, ist kein Projekt, sondern eine Regel: wer anruft, prüft den Ansprechpartner. Ein Satz am Ende des Gesprächs, und das Feld ist aktuell.

Für eine einmalige Durchsicht: sortieren Sie nach dem Datum des letzten Kontakts und nehmen Sie alles, was älter als zwei Jahre ist. Das ist die Liste, auf der die meisten veralteten Namen stehen — und zugleich die Liste, die im Quartalsrhythmus sowieso angerufen werden sollte.

Sieben Jahre, und zwar für alles

Jetzt der Teil, bei dem eine Aufräumaktion schiefgehen kann — und bei dem österreichische Betriebe es einfacher haben als deutsche.

Der Datenschutz sagt: nicht länger speichern als nötig (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Das Abgaben- und Unternehmensrecht sagt: aufbewahren. Und anders als in Deutschland, wo § 147 Abs. 3 AO eine Staffel von zehn, acht und sechs Jahren kennt, steht in Österreich eine einzige Zahl:

• Sieben Jahre — § 132 Abs. 1 BAO: „Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren.“ Für Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, nennt derselbe Absatz ebenfalls sieben Jahre.
• Sieben Jahre — § 212 Abs. 1 UGB sagt für das Unternehmensrecht dasselbe, und zwar ausdrücklich auch für „empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen“. Ein verschicktes Angebot und eine Rechnung haben in Österreich also dieselbe Frist.

Wann die sieben Jahre anfangen, steht ebenfalls im Gesetz, und es ist nicht der Tag der Rechnung. § 132 Abs. 1 BAO lässt die Frist für Bücher und Aufzeichnungen „vom Schluß des Kalenderjahres“ laufen, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, und für Belege und Geschäftspapiere vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen. Das Unternehmensserviceportal rechnet es vor (Stand 1. Jänner 2025): eine Eingangsrechnung vom 3. Jänner 2017 ist bis 31. Dezember 2024 aufzubewahren, ab 1. Jänner 2025 darf sie ausgeschieden werden.

Drei Fälle laufen länger, und zwei davon treffen auch kleine Betriebe. Erstens: solange ein Abgaben- oder Gerichtsverfahren anhängig ist, für das die Unterlagen von Bedeutung sind, bleiben sie trotz Fristablauf liegen (§ 132 Abs. 1 BAO). Zweitens: Unterlagen, die Grundstücke betreffen, können zwölf Jahre laufen, und für bestimmte Grundstücke schreibt § 18 Abs. 10 UStG 1994 zweiundzwanzig Jahre vor. Drittens gibt es Sonderfristen aus Förderungen und Meldepflichten; wenn Sie so etwas in Anspruch genommen haben, steht die Frist in der jeweiligen Zusage und nicht in der BAO.

Und was ist mit Sperren statt Löschen?

Wer deutsche Ratgeber liest, stößt an dieser Stelle auf eine Regel, die es in Österreich so nicht gibt. In Deutschland bestimmt § 35 BDSG, dass an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung tritt, wenn Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen. Eine Aufräumaktion ist dort deshalb oft ein Absperren.

Das österreichische Datenschutzgesetz kennt keine solche Vorschrift. Art. 18 DSGVO kommt im DSG an einer einzigen Stelle vor, in § 4 Abs. 2, und die regelt etwas anderes: wenn eine Berichtigung oder Löschung aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nur zu bestimmten Zeitpunkten möglich ist, wird bis dahin eingeschränkt. Das ist eine Regel über Zeitpunkte, keine Regel über Aufbewahrungsfristen.

Für Ihre Aufräumaktion heißt das zweierlei. Verlangt jemand die Löschung und liegt noch ein Beleg mit laufender Frist vor, müssen Sie diesen Beleg nicht löschen — das ergibt sich aus Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, also direkt aus der Verordnung und nicht aus österreichischem Sonderrecht. Alles andere aber, was keiner Frist unterliegt, löschen Sie tatsächlich, und zwar ohne den Umweg über eine Sperre.

Was trotzdem gilt: einen aufbewahrten Beleg dürfen Sie nicht weiterverwenden, als wäre nichts gewesen. Der Aufbewahrungszweck ist dann der einzige Zweck, den Sie noch haben — keine Werbung, keine Auswertung, kein Anruf auf dieser Grundlage. Das folgt aus der Zweckbindung in Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO und nicht aus einem österreichischen Sperrgebot. Praktisch landen Sie damit oft beim selben Ergebnis wie ein deutscher Betrieb; der Unterschied ist, dass es hier aus der DSGVO kommt und nicht aus einem nationalen Paragrafen.

Die Datenschutzbehörde ist die zuständige Aufsicht, und sie veröffentlicht Formulare, Muster und Entscheidungen. Eine eigene Richtlinie zu Aufbewahrungsfristen haben wir dort am 13. November 2026 nicht gefunden — was gut dazu passt, dass die Fristen aus dem Abgaben- und Unternehmensrecht kommen und nicht aus dem Datenschutzrecht. Die Rechtsgrundlagen für den Rest stehen in Kundendaten und die DSGVO.

Die Notizen, die Sie besser entfernen

Ein eigener Durchgang, und er ist unangenehmer als die Dubletten, weil er eigene Sätze betrifft.

Gehen Sie durch die Notizen und suchen Sie nach zwei Arten von Einträgen. Werturteile über Personen — „schwieriger Typ“, „kein Entscheider, nur Wichtigtuer“. Und beiläufig Notiertes, das nicht hierher gehört: eine Erkrankung, eine Scheidung, eine finanzielle Notlage.

Der Grund ist nicht Zartgefühl. Nach Art. 15 DSGVO kann jede betroffene Person eine Kopie der zu ihr gespeicherten Daten verlangen, und Ihre Notizen gehören dazu. Gesundheitsangaben sind zusätzlich eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO und haben in einer Vertriebsnotiz überhaupt nichts zu suchen.

Notizen dieser Art sind zugleich der Teil Ihres Bestands, bei dem Österreich am klarsten ist: sie hängen an keinem Beleg, sie unterliegen keiner Frist aus der BAO, und damit gibt es nichts, was dem Löschen entgegensteht.

Die Faustregel, die diesen Durchgang überflüssig macht, wenn Sie sie künftig anwenden: schreiben Sie nichts, was Sie der Person nicht vorlesen würden. „Antwortet selten auf Mails, telefonisch sofort erreichbar“ ist nützlich und unproblematisch; alles andere ist meistens beides nicht.

Eine Aufräumaktion von zwei Stunden

Nicht mehr. Ein Datenprojekt wird nie fertig; zwei Stunden werden fertig:

1. Dreißig Minuten Dubletten. Nach Telefonnummer und E-Mail-Adresse, nicht nach Namen.
2. Dreißig Minuten Betreuer. Jeder Kunde bekommt einen Namen; ein Kunde ohne Betreuer wird von niemandem angerufen.
3. Dreißig Minuten trennen. Welche Einträge hängen an einem Beleg oder Geschäftsbrief, und welche sind reine Vertriebsnotizen? Für die erste Gruppe gilt die Sieben-Jahres-Frist, für die zweite keine.
4. Dreißig Minuten löschen. Notizen ohne Zweck weg. Belege aus Jahren, deren sieben Jahre abgelaufen sind, dürfen ebenfalls weg — vorausgesetzt, es läuft kein Verfahren und es geht nicht um ein Grundstück.

Was Sie dabei nicht machen: alles löschen, was lange keinen Kontakt hatte. Ein Kunde von vor vier Jahren ist kein Müll, er ist einer der besten Leads, die Sie haben. Alt ist kein Löschgrund — zwecklos ist einer.

Und was wir Ihnen nicht abnehmen können: ob ein bestimmtes Dokument ein Beleg im Sinne des § 132 BAO ist. Nermio zeigt Ihnen, wann ein Eintrag angelegt wurde und wann er zuletzt berührt wurde, und das ist die Hälfte der Arbeit. Die Zuordnung „Beleg oder Notiz“ trifft Ihr Steuerberater besser als jede Software, und bei Grundstücken und laufenden Verfahren sollten Sie ihn fragen, bevor Sie etwas ausscheiden.

Und danach nicht mehr

Eine Aufräumaktion, die man wiederholen muss, war keine Lösung. Drei Gewohnheiten verhindern, dass es zurückkommt, und sie kosten nichts:

Wer anruft, prüft den Ansprechpartner. Ein Satz pro Gespräch.

Bevor Sie einen Kunden anlegen, suchen Sie ihn. Nach Telefonnummer, nicht nach Namen — das ist die eine Suche, die eine Dublette verhindert.

Löschen gehört zum Abschluss, nicht zum Aufräumen. Wenn ein Interessent auf verloren geht und es nur Notizen gab, weg damit, gleich. Dann entsteht nie wieder ein Berg, der zwei Stunden braucht.