Ihren Preis festlegen als Dienstleister

Die Rechnung

Fünf Zeilen, und sie dauert zwanzig Minuten. Rechnen Sie für ein Jahr:

1. Was Sie brauchen. Was Sie privat zum Leben haben müssen, nach Einkommensteuer und Sozialversicherung. Eine echte Zahl, keine bescheidene.
2. Plus Ihre Betriebskosten. Miete, Fahrzeug, Versicherungen, Software, Steuerberater, Fortbildung, Werkzeug, die Grundumlage Ihrer Fachgruppe. Rechnen Sie nach oben.
3. Plus Ihre SVS-Beiträge und einen Puffer. Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung, Krankheitstage, ein ruhiges Quartal. Das ist die Zeile, die am häufigsten fehlt — und in Österreich die, die Sie am sichersten einholt, weil die endgültige Vorschreibung erst Jahre später kommt.
4. Geteilt durch Ihre verrechenbaren Stunden. Nicht 2.000 — davon gehen Urlaub, Feiertage, Krankheit, Angebote schreiben, Buchhaltung und Akquise ab. Realistisch sind für viele Einzeldienstleister 900 bis 1.200 verrechenbare Stunden im Jahr.
5. Das Ergebnis ist Ihr Mindestsatz, netto. Nicht Ihr Preis — Ihre Untergrenze.

Die vierte Zeile ist die, die die meisten Rechnungen kaputtmacht. Wer mit 1.800 Stunden rechnet, bekommt einen Satz heraus, der ein Drittel zu niedrig ist, und merkt es erst, wenn er ein Jahr hinter sich hat.

Die dritte Zeile: was die SVS wirklich kostet

Diese Zeile wird unterschätzt, weil die Beiträge am Anfang klein aussehen. Die Sätze für Gewerbetreibende sind aber keine Nebensache (Stand 1.1.2026, Wirtschaftskammer):

• Krankenversicherung 6,80 Prozent der Beitragsgrundlage.
• Pensionsversicherung 18,50 Prozent der Beitragsgrundlage.
• Selbständigenvorsorge 1,53 Prozent der Beitragsgrundlage.
• Unfallversicherung 12,95 Euro im Monat — unabhängig von der Höhe der Beitragsgrundlage.

Zusammengerechnet sind das 26,83 Prozent Ihrer Beitragsgrundlage plus ein fixer Monatsbetrag. Nicht von Ihrem Umsatz, sondern von Ihren Einkünften — aber eben von Geld, das Sie vorher für Ihres gehalten haben.

Dazu kommt die Mechanik, die in den ersten Jahren die meisten Überraschungen erzeugt: die SVS schreibt zunächst vorläufig vor und rechnet endgültig ab, sobald der Einkommensteuerbescheid des betreffenden Jahres da ist. In der Pensions- und Krankenversicherung lag die Mindestbeitragsgrundlage 2026 bei 551,10 Euro monatlich, die Höchstbeitragsgrundlage bei 8.085,00 Euro (SVS). Wer gut verdient und nur die vorläufigen Vorschreibungen eingeplant hat, bekommt die Differenz später auf einmal.

Darum gehört diese Zeile in die Rechnung und nicht auf ein Sparkonto, das irgendwann schon reichen wird.

Die Grenze, die Ihren Preis um 20 Prozent verschiebt

Jetzt die österreichische Besonderheit, und sie gehört in jede Preisentscheidung. Nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG 1994 sind Ihre Umsätze von der Umsatzsteuer befreit, solange Ihr Umsatz die Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro nicht überschreitet. Diese Grenze gilt seit 1. Jänner 2025; bis 31. Dezember 2024 lag sie bei 35.000 Euro.

Überschreiten Sie um nicht mehr als 10 Prozent, können Sie die Steuerbefreiung noch bis zum Ende des Kalenderjahres in Anspruch nehmen — praktisch also bis 60.500 Euro. Reißen Sie auch diese Toleranz, sind alle weiteren Umsätze ab diesem Zeitpunkt steuerpflichtig.

Es handelt sich um eine unechte Steuerbefreiung: Sie verrechnen keine Umsatzsteuer, und genau deshalb steht Ihnen auch kein Vorsteuerabzug zu. Auf alles, was Sie einkaufen, zahlen Sie den Bruttopreis wirklich.

Für Ihren Preis ist das eine Klippe und keine Steigung. Solange Sie darunter sind, ist Ihr Angebotspreis gleich dem, was beim Kunden ankommt. Darüber kommen 20 Prozent obendrauf (§ 10 Abs 1 UStG 1994) — und dann haben Sie genau zwei Möglichkeiten: Sie erhöhen Ihre Preise um 20 Prozent, oder Sie geben 20 Prozent Ihrer Marge ab.

Rechnen Sie das aus, bevor es passiert, und nicht im Dezember. Wenn Sie heuer auf 50.000 Euro zugehen, ist das die wichtigste Zahl in Ihrer Planung.

Der Punkt, an dem sich die meisten verrechnen: 55.000 ist brutto

Hier liegt der Fehler, der echtes Geld kostet, und er ist neu. Die Wirtschaftskammer schreibt ihn mit Rufzeichen: „Die neue Grenze von 55.000 EUR ist die Brutto-Grenze! Die fiktive Umsatzsteuer ist nicht herauszurechnen, wie es bis 31.12.2024 der Fall war.“

Übersetzt: Sie dürfen nicht so tun, als wären in Ihren 55.000 Euro noch 20 Prozent Umsatzsteuer enthalten, die man herausrechnen könnte. Was Sie an Entgelt vereinbaren, zählt in voller Höhe — es ist das gesamte vereinbarte Entgelt zu berücksichtigen.

Der Unterschied ist nicht klein. Bis 2024 konnte ein Dienstleister mit 20-prozentigen Leistungen aus der damaligen Grenze eine deutlich höhere tatsächliche Umsatzsumme herausrechnen. Seit 2025 ist die Grenze schlicht die Summe auf Ihren Rechnungen. Wenn Sie noch mit der alten Rechenweise im Kopf planen, treffen Sie die Klippe mehrere tausend Euro früher, als Sie denken — und in der Regel mitten im Jahr, wenn alle Angebote schon geschrieben sind.

Praktische Konsequenz für Ihre Preisgestaltung: Die Zahl, die Sie beobachten müssen, ist die laufende Summe Ihrer gestellten Rechnungen. Nicht ein bereinigter Nettowert, nicht ein Betrag aus einem alten Merkblatt.

Was auf Ihrer Rechnung stehen muss — und was nicht

Hier wird viel Falsches weitergegeben, deshalb der genaue Wortlaut. § 11 Abs 1 Z 3 lit e UStG 1994 verlangt bei einer Steuerbefreiung nur „einen Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt“.

Mehr steht nicht im Gesetz. Es gibt keine vorgeschriebene Formulierung und keinen Pflichtsatz mit Paragrafenzitat. Die fertigen Sätze, die Ihnen Ihre Fakturierungssoftware vorschlägt, stammen von Softwareanbietern und aus Praxisempfehlungen — die Wirtschaftskammer empfiehlt etwa einen Zusatz wie „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“. Das ist eine brauchbare Formulierung, aber eben eine Empfehlung und keine gesetzliche Pflichtangabe.

Wichtiger ist, was Sie nicht tun dürfen: keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag ausweisen. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet sie.

Und eine echte Erleichterung seit 2025: Kleinunternehmer dürfen die vereinfachte Rechnung nach § 11 Abs 6 UStG 1994 ausstellen — dieselbe kurze Liste wie bei der Kleinbetragsrechnung, aber unabhängig vom Rechnungsbetrag. Die 400-Euro-Grenze, die sonst dafür gilt, gilt für Sie nicht. Wie Sie das in ein Angebot einbauen, steht in Ein Angebot schreiben.

Wer Ihre Kunden sind, entscheidet mit

Ein Punkt, der oft übersehen wird: wie weh die Umstellung tut, hängt davon ab, an wen Sie verkaufen.

Verkaufen Sie an Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist die Umsatzsteuer für sie ein Durchlaufposten. Ihr Nettopreis bleibt vergleichbar, und die Umstellung kostet Sie fast nichts außer Verwaltungsaufwand — Sie gewinnen sogar, weil Sie ab dann Vorsteuer ziehen.

Verkaufen Sie an Privatkunden, zahlt Ihr Kunde die 20 Prozent wirklich. Dann ist die Grenze ein echter Preissprung, und Sie sollten die Erhöhung mit Vorlauf ankündigen.

Das ist einer der wenigen Fälle, in denen die Zusammensetzung Ihrer Kundschaft eine Preisentscheidung direkt bestimmt. Und es ist ein Argument dafür, dass in Ihrem System steht, ob ein Kunde ein Unternehmen ist oder nicht.

Und wenn Sie freiwillig verzichten wollen

Sie dürfen auf die Befreiung verzichten, auch wenn Sie darunter liegen — manche tun das, weil ein Rechnungsbild mit Umsatzsteuer professioneller wirkt, vor allem aber, weil sie größere Anschaffungen planen und die Vorsteuer ziehen wollen.

Der Verzicht erfolgt schriftlich gegenüber dem Finanzamt. Nur: er bindet Sie nach § 6 Abs 3 UStG 1994 mindestens fünf Kalenderjahre und kann erst nach Ablauf dieser Frist widerrufen werden.

Es ist also eine Entscheidung und keine Einstellung. Rechnen Sie es durch, und am besten mit Ihrer Steuerberaterin, die Ihre Zahlen kennt.

Stundensatz oder Projektpreis

Ein Stundensatz ist einfach zu rechnen und hat einen Fehler, der mit Ihrer Erfahrung wächst: er bestraft Sie dafür, schnell zu sein. Wer eine Sache in drei Stunden löst, weil er sie zum fünfzigsten Mal macht, verdient weniger als jemand, der acht braucht.

Ein Projektpreis löst das und verlagert das Risiko zu Ihnen. Dafür brauchen Sie zwei Dinge: eine klare Abgrenzung, was nicht dazugehört, und genug ähnliche Projekte hinter sich, um den Aufwand zu kennen.

Wenn Sie den Aufwand wirklich nicht kennen, ist der Kostenvoranschlag das richtige Instrument — und in Österreich sollten Sie wissen, welche Art Sie abgeben. Nach § 1170a ABGB gilt: Liegt dem Vertrag ein Kostenvoranschlag mit ausdrücklicher Gewährleistung für seine Richtigkeit zugrunde, können Sie auch bei unvorhergesehener Größe oder Kostspieligkeit der Arbeiten keine Erhöhung des Entgelts fordern.

Ohne diese Gewährleistung dürfen Sie mehr verrechnen — aber nur, wenn Sie reden. Sobald sich eine beträchtliche Überschreitung als unvermeidlich herausstellt, müssen Sie das dem Besteller unverzüglich anzeigen, „widrigenfalls er jeden Anspruch wegen der Mehrarbeiten verliert“. Der Besteller darf dann vom Vertrag zurücktreten und Ihnen die geleistete Arbeit angemessen vergüten.

Das ist der eigentliche Grund, warum der Anruf bei 70 Prozent des Budgets kein Höflichkeitsanruf ist. Er ist die Bedingung dafür, dass Sie das Mehr überhaupt noch verrechnen dürfen.

Ein praktikabler Mittelweg für die ersten Jahre: Projektpreise für das, was Sie oft machen, Stundensatz für alles Neue.

Was Sie sagen, wenn jemand sagt, Sie seien teuer

Zuerst: nichts. Lassen Sie zwei Sekunden vergehen. Die Hälfte aller Preiseinwände ist ein Reflex und kein Argument, und wer sofort rechtfertigt, bestätigt ihn.

Dann fragen Sie, und zwar nach dem Vergleich: „Teuer im Vergleich wozu?“

Die Antwort ist die eigentliche Information. „Zu einem anderen Angebot“ ist eine Verhandlung — dann wollen Sie wissen, was in dem anderen Angebot steht und was darin fehlt. „Zu dem, was wir eingeplant hatten“ ist etwas völlig anderes: dann ist es ein Budgetproblem, und das löst man mit Umfang, nicht mit Rabatt.

Und wenn es wirklich einfach mehr ist, als derjenige zahlen kann, ist das in Ordnung. Nicht jeder Interessent ist Ihr Kunde, und ein Auftrag unter Ihrem Mindestsatz kostet Sie Kapazität für einen, der ihn zahlt.

Kleiner machen statt billiger

Die wichtigste Fertigkeit im Preisgespräch, und sie ersetzt fast jeden Rabatt: lassen Sie den Preis stehen und verändern Sie den Umfang.

Nicht alles auf einmal, sondern in zwei Schritten. Erst einen Teil, dann den Rest. Ohne die Nacharbeit, die derjenige selbst machen kann. Mit einem größeren Abstand zwischen den Terminen, der Ihnen die Planung erleichtert.

Ein Rabatt sagt, dass Ihr erster Preis nicht ernst war. Ein kleinerer Umfang zum gleichen Satz sagt, dass Ihr Preis stimmt und Sie mitdenken — und beim nächsten Auftrag verhandelt derjenige nicht wieder von vorn.

Wann Sie erhöhen

Einmal im Jahr, zu einem festen Zeitpunkt, für neue Angebote. Nicht dann, wenn es knapp wird — dann sieht es aus, als bräuchten Sie es, und das ist die schlechteste Verhandlungsposition, die es gibt.

Bei laufenden Kunden mit Vorlauf ankündigen, schriftlich, mit einem Datum und ohne Entschuldigung. Zwei Sätze reichen. Rechnen Sie damit, dass fast niemand geht; die Erhöhung, vor der Sie sich fürchten, fällt den meisten Kunden weniger auf als Ihnen.

Und wenn Sie seit drei Jahren nicht erhöht haben, dann haben Sie bereits gesenkt — Ihre Kosten und Ihre SVS-Beiträge sind gestiegen, nur Ihr Satz nicht. Was ein CRM dabei liefert, ist die Liste: welche Kunden zu welchem Satz laufen, seit wann, und wie weit Sie heuer von den 55.000 entfernt sind. Wer zu lange auf sein Geld wartet, findet den zweiten Teil davon in Zahlungsfristen und säumige Kunden.