Excel of een CRM?
De meeste bedrijven die wij spreken houden hun klanten bij in een spreadsheet, en dat is geen beginnersfout. Een lijst in Excel is gratis, je kent hem, en hij doet precies wat je zelf bedenkt. Deze pagina gaat over waar hij stilletjes ophoudt te werken, want dat is geen moment, en dat is het probleem.
Excel is een goed begin
En voor een deel van de bedrijven is hij ook het einde, en dat is prima.
Een lijst met veertig klanten in een spreadsheet die je bijhoudt, is beter dan een CRM waar je na drie weken niet meer in kijkt. Dat is niet beleefdheid, dat is de belangrijkste zin op deze pagina: software wint niet van een spreadsheet door meer te kunnen, maar alleen doordat je hem blijft gebruiken.
Wat Excel bijzonder goed doet, is zich aanpassen aan jouw hoofd. Je verzint een kolom, je sorteert op wat jij belangrijk vindt, je rekent even een marge uit in de cel ernaast. Geen enkel CRM-pakket laat je dat zo snel doen, dat van ons ook niet.
De afweging
Dit is geen lijstje waarin software alles wint. De linkerkolom is de reden dat je nog steeds een spreadsheet gebruikt.
Waar Excel sterker in is
- Je hebt hem al en je kent hem. Er is geen abonnement en niemand hoeft iets te leren.
- Totale vrijheid: elke kolom die je wilt, elke sortering, en rekenen in de cel ernaast.
- Hij werkt zonder internet, en een bestand op je eigen schijf is van jou in de meest directe zin van het woord.
- Alles is in één oogopslag te zien en in één keer aan te passen, een CRM laat je per record klikken.
- Geen leverancier die zijn prijzen of zijn functies verandert.
Waar Nermio anders is
- Een taak met een datum die zich op de juiste dag meldt. Een cel met "nabellen" meldt zich nooit.
- Een tijdlijn per bedrijf: elke notitie en elke fasewissel blijft staan, met wie het deed.
- Meerdere mensen tegelijk, zonder dat er twee versies van de waarheid ontstaan.
- Vier rollen, zodat niet iedereen alles kan wijzigen, en een auditlog dat vastlegt wie wat deed.
- Een verloren deal vraagt om een reden, zodat je na een halfjaar weet waarom je werk misloopt.
Waar een spreadsheet stilletjes ophoudt
Drie dingen die niet kapot gaan met een foutmelding. Je merkt ze pas aan de omzet.
De geschiedenis verdwijnt
Je overschrijft de cel "status" met de nieuwe stand, en wat er stond is weg. Over een jaar weet je dus wel waar een klant staat, maar niet meer wat jullie in maart hebben besproken. Dat is precies de informatie die een tweede gesprek makkelijk maakt.
Er komt een tweede persoon bij
Vanaf dat moment is er een bestand in de map en een bestand in iemands mailbox, of twee mensen die tegelijk in dezelfde regel typen. Niet omdat ze onzorgvuldig zijn, een spreadsheet is er niet voor gemaakt.
Niemand vertrouwt de lijst meer
Rond de honderd regels staan er deals in die vorig jaar al klaar waren, en lege cellen waarvan je niet weet of er niets gebeurde of dat iemand het vergat in te vullen. Dan stop je ermee, en je stopt niet met bijhouden maar met kijken.
Wat je het beste doet
Blijf bij Excel als
- Je minder dan ongeveer tien lopende aanvragen tegelijk hebt. Dat onthoud je nog, en dan is software gereedschap zonder werk.
- Je alleen werkt en je klanten vooral terugkerend zijn, zonder lange trajecten die bewaakt moeten worden.
- Je spreadsheet ook je calculatie of je planning doet. Dat deel nemen wij niet over, en het uit elkaar trekken is duurder dan het oplevert.
- Je hem echt bijhoudt. Dat is waardevoller dan welke functie ook.
Stap over als
- Je je afvraagt of je iemand al hebt nagebeld, en het antwoord in je mailbox moet zoeken.
- Er een tweede persoon klanten spreekt, of dat er een bijkomt.
- Je wilt weten waarom je werk misloopt en niet alleen dát het misloopt.
- Je bij een klant die na een jaar terugbelt, niet meer weet wat jullie hadden afgesproken.
Hoe een overstap er praktisch uitziet
Je kunt je hele spreadsheet in één keer inlezen, maar dat is zelden het beste begin. Een CSV-import staat klaar onder Instellingen, en toch zou ik starten met wat er lóópt: tien tot twintig bedrijven met een openstaande aanvraag, met per stuk een fase en een vervolgdatum. Die paar regels zijn je hele pipeline, en de rest haal je erbij op het moment dat het speelt.
Je spreadsheet gooi je niet weg. Hij blijft bestaan als archief en als lijst om uit te werken; de klanten die weer gaan spelen, zet je erbij op het moment dat ze gaan spelen. Op die manier is overstappen geen project maar iets wat je al doende doet, en dat is ook het advies in een CRM invoeren.
Begin met de aanvragen die nu open staan
Tien regels uit je spreadsheet, met een fase en een datum erbij. Na twee weken weet je of dit beter werkt dan wat je nu doet. Geen creditcard.